Sprawdź >>> Aktualny wykaz dokumentów w ewidencji czasu pracy od 1 stycznia 2019 r.
Od 1 stycznia 2019 roku będą obowiązywały nowe przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. Wprowadzone zostały one ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Konsekwencją znowelizowanej ustawy będzie również zmiana rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało nowy projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W wyniku projektowanych zmian, oprócz akt osobowych, pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, np. kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą czy kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Więcej na temat nowych zasad prowadzenia akt osobowych w 2019 roku przeczytasz TUTAJ >>>
Ewidencja czasu pracy
Ustawodawca w sposób szczegółowy określił jakie dokumenty mają znaleźć się w ewidencji czasu pracy. Są to:
a) kopia rozkładu czasu pracy zawierająca potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika,
b) karta ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia,
- innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia,
- nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
- czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
c) wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy,
d) dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
e) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy,
Inne dokumenty
Ponadto w ramach dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia:
- karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
- dokumentacji związanej z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy.
Powyższą dokumentację pracodawca będzie prowadził oddzielnie dla każdego pracownika – wynika z projektowanego rozporządzenia.
Etap legislacyjny: Konsultacje publiczne
Podstawa prawna:
- Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.