Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.
- Co zmieniło się w 2025 roku w zatrudnianiu obywateli Ukrainy?
- Jakie dokumenty są wymagane przy zatrudnieniu?
- Jakie formy wsparcia i dofinansowania są dostępne?
- Na co szczególnie uważać? Najczęstsze błędy
- Kiedy warto zatrudnić obywatela Ukrainy?
- Podsumowanie i checklista
Co zmieniło się w 2025 roku w zatrudnianiu obywateli Ukrainy?
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców, która wprowadziła szereg uproszczeń, ale też dodatkowych wymogów wobec pracodawców.
Najważniejsze zmiany to:
- obowiązek zgłoszenia zatrudnienia przez portal praca.gov.pl – w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy
- brak konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę – dla osób objętych tzw. ustawą specjalną (posiadających status UKR lub dokument Diia.pl)
- obowiązkowa weryfikacja legalności pobytu – przed podpisaniem umowy należy upewnić się, że cudzoziemiec przebywa legalnie w Polsce
- obowiązek zapewnienia minimalnego wynagrodzenia – co najmniej 4 666 zł brutto miesięcznie lub 30,50 zł brutto za godzinę (od 1 lipca 2025 r.)
Jakie dokumenty są wymagane przy zatrudnieniu?
Pracodawca powinien przygotować:
- pisemną umowę o pracę lub cywilnoprawną, sporządzoną w języku zrozumiałym dla pracownika,
- dane osobowe cudzoziemca,
- informacje o stanowisku, czasie pracy i wysokości wynagrodzenia,
- zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni,
- zgłoszenie zatrudnienia do PUP – przez praca.gov.pl.
Wszystkie te dane mogą zostać sprawdzone w razie kontroli. Warto zachować potwierdzenia złożenia dokumentów.
Jakie formy wsparcia i dofinansowania są dostępne?
W 2025 roku firmy zatrudniające obywateli Ukrainy mogą skorzystać z różnych form pomocy:
- refundacja kosztów zatrudnienia – nawet do kilku tysięcy złotych miesięcznie,
- dofinansowanie do wynagrodzenia – w ramach programów aktywizacyjnych (np. prace interwencyjne, roboty publiczne),
- szkolenia zawodowe i językowe – finansowane z Funduszu Pracy lub Europejskiego Funduszu Społecznego,
- zwolnienia z części składek ZUS – np. w przypadku zatrudniania osób długotrwale bezrobotnych.
Aby skorzystać, należy skontaktować się z powiatowym urzędem pracy i złożyć odpowiedni wniosek. Warto śledzić aktualne nabory i lokalne programy wsparcia.
Na co szczególnie uważać? Najczęstsze błędy
Mimo uproszczeń nadal wiele firm popełnia błędy, które mogą skutkować karami finansowymi lub unieważnieniem zatrudnienia. Najczęstsze pułapki to:
- Brak zgłoszenia zatrudnienia w terminie – kara do 30 000 zł,
- Zatrudnienie osoby bez legalnego pobytu – nawet z PESEL-em trzeba potwierdzić status UKR lub ważność Diia.pl,
- Nieprawidłowe wynagrodzenie – poniżej stawek minimalnych,
- Brak umowy lub jej nieczytelna forma – musi być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
Kiedy warto zatrudnić obywatela Ukrainy?
Zatrudnienie obywatela Ukrainy to dobre rozwiązanie dla firm, które:
- potrzebują pracowników do prostych lub sezonowych prac,
- mają doświadczenie w kontaktach z urzędami i procedurami legalizacyjnymi,
- chcą skorzystać z refundacji wynagrodzeń, staży lub szkoleń zawodowych.
Odpowiednio przeprowadzony proces może przynieść firmie zarówno oszczędności, jak i lojalnych pracowników.
Podsumowanie i checklista
Zatrudnienie obywatela Ukrainy w 2025 roku może być szybkie i korzystne, ale tylko przy zachowaniu zgodności z przepisami. Pracodawca powinien dopilnować kluczowych formalności.
Gdy zatrudniasz obywatela Ukrainy:
- sprawdź, czy cudzoziemiec przebywa legalnie w Polsce i ma ważny status UKR lub Diia.pl,
- zgłoś zatrudnienie przez praca.gov.pl w ciągu 14 dni,
- zaproponuj wynagrodzenie nie niższe niż ustawowe minimum,
- przygotuj umowę w języku zrozumiałym dla pracownika,
- zgłoś pracownika do ZUS w terminie,
- sprawdź możliwość uzyskania dofinansowania z PUP.
Działając zgodnie z przepisami, można zyskać więcej, niż się wydaje.