W praktyce biznesowej firm bardzo często pojawia się problem ustalenia prawidłowego okresu wypowiedzenia w sytuacji, gdy pracownik „wchodzi” w 3-letni staż zatrudnienia już w trakcie biegu wypowiedzenia. Powoduje to liczne wątpliwości po stronie zarówno pracodawców, jak i pracowników. Co więcej, od 1 stycznia 2026 r. dla niektórych zaczną obowiązywać dłuższe okresy wypowiedzenia w związku z nową ustawą o zaliczaniu okresów pracy na różnych podstawach do stażu pracy.
- Formy rozwiązania stosunku pracy
- Wypowiedzenie umowy o pracę
- Ustawowe okresy wypowiedzenia
- Ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę a przyczyna wypowiedzenia
- Kiedy wchodzi ustawa o stażu pracy?
- Od 1 stycznia 2026 r. o stażu pracy będą wliczały się między innymi okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na podstawie umów zleceń. Co wtedy z wypowiedzeniem?
- Do którego roku wstecz będą zaliczane okresy pracy do stażu pracy?
- Co dają dodatkowe lata wliczane do stażu pracy?
- Wymogi wypowiedzenia umowy o pracę
- Moment wejścia rygoru 3-miesięcznego wypowiedzenia
- Wejście w 3-miesięczny okres wypowiedzenia
- Czy jako pracodawca muszę automatycznie sam przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia i przekazać informację o wydłużonym okresie wypowiedzenia?
Przedsiębiorstwa często mierzą się z wyzwaniem prawnym dotyczącym długości okresu wypowiedzenia, gdy pracownik osiąga 3-letni staż pracy już po złożeniu dokumentów rozwiązujących umowę. Sytuacja ta budzi niepewność zarówno u pracodawców, jak i zatrudnionych. Dodatkowym utrudnieniem będą nadchodzące zmiany w przepisach – od 2026 r. nowa ustawa o stażu pracy sprawi, że okresy wypowiedzenia dla wielu osób ulegną wydłużeniu.
Błędne ustalenie okresu wypowiedzenia może zaś prowadzić do sporów sądowych oraz konsekwencji finansowych. Poniżej omawiamy najważniejsze zasady wynikające z Kodeksu pracy oraz utrwalonego orzecznictwa, których stosowanie pozwoli działać zgodnie z prawem. Co więcej, odnosimy się do nowych zasad dotyczących zaliczania stażu pracy w związku ze zmianami w prawie pracy, które wchodzą w życie w 2026 r.
Formy rozwiązania stosunku pracy
Zgodnie z Kodeksem Pracy umowa o pracę może zostać rozwiązana:
- na mocy porozumienia stron;
- przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia – rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem;
- przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia – rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia;
- z upływem czasu, na który umowa o pracę była zawarta.
Wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiedzenie umowy o pracę stanowi najczęściej stosowaną w praktyce formę zakończenia stosunku pracy. Samo zagadnienie wypowiedzenia umowy o pracę zostało wprost uregulowane przez ustawodawcę w Kodeksie Pracy. Wypowiedzenie jest jednostronną czynnością prawną polegającą na rozwiązaniu stosunku pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jednostronność wypowiedzenia umowy o pracę wyraża się w tym, że umowę o pracę za wypowiedzeniem może rozwiązać każda ze stron stosunku pracy, tj. zarówno pracodawca, jak i pracownik, bez uzyskiwania akceptacji drugiej strony. Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia (jak sama nazwa wskazuje) następuje natychmiastowo, bez żadnego dodatkowego "wyczekiwania" - owego okresu wypowiedzenia - na rozwiązanie się umowy.
Ustawowe okresy wypowiedzenia
Ustawodawca określił wprost długość okresów wypowiedzenia umowy o pracę w zależności od rodzaju umowy o pracę oraz okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. W przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony oraz nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy u danego pracodawcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
W przypadku rozwiązania stosunku pracy zawartego na podstawie umowy o pracę na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi:
- 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
- 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
- 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.
Ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę a przyczyna wypowiedzenia
W kontekście wypowiedzenia niezwykle ważna jest ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę a przyczyna wypowiedzenia. Tutaj warto przytoczyć: wyrok Sądu Rejonowego w Rybniku - V Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 3 lutego 2021 r., V P 652/18.
Sąd wskazuje, że ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę powinna być dokonywana przez sąd w granicach przyczyn podanych pracownikowi przez pracodawcę. Pracodawca nie może w trakcie procesu przed sądem wykazać zasadności wypowiedzenia umowy o pracę w oparciu o inną przyczynę, niż wskazaną w wypowiedzeniu umowy o pracę. Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę wskazana pracownikowi musi być konkretna i rzeczywista.
Kiedy wchodzi ustawa o stażu pracy?
Przez 5 lat pracowałeś na umowie zlecenia, a przez następne 7 lat prowadziłeś własną firmę? A może przez ostatnią dekadę pracowałaś jako osoba samozatrudniona? Zgodnie z dotychczasowym prawem te lata nie liczyły się do Twojego stażu pracy. Zdaniem MRPiPS było to niesprawiedliwe - zmieniono więc prawo. Nowe przepisy przewidują, że okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz pracy na podstawie umowy zlecenia będą wliczane do stażu pracy.
Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym. W sektorze prywatnym wejdą w życie 6 miesięcy po ich opublikowaniu w Dzienniku Ustaw. Zmiany wprowadza: ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423)
Od 1 stycznia 2026 r. o stażu pracy będą wliczały się między innymi okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na podstawie umów zleceń. Co wtedy z wypowiedzeniem?
Zgodnie z najnowszymi zmianami legislacyjnymi od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy będą wliczały się między innymi okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na podstawie umów zleceń. Dzięki tej zmianie pracownicy wcześniej zatrudnieni na innej podstawie, zyskają szereg uprawnień pracowniczych, w tym między innymi dłuższy okres wypowiedzenia.
W tej sytuacji należy każdorazowo zweryfikować przysługujący pracownikowi okres wypowiedzenia, ponieważ obowiązuje on z mocy samego prawa i jest niezależny od okresu wskazanego w dokumencie wypowiedzenia.
Do którego roku wstecz będą zaliczane okresy pracy do stażu pracy?
Ustawa nie zakłada konkretnych ram czasowych, które wskazywałyby do którego roku wstecz będą zaliczane okresy przepracowane na umowie zlecenia. Zaliczeniu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy – od dnia 1 stycznia 2026 r., ale i wcześniejsze.
Co dają dodatkowe lata wliczane do stażu pracy?
Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
- wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;
- wyższy dodatek stażowy;
- nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
- wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
Wymogi wypowiedzenia umowy o pracę
W pierwszej kolejności należy wskazać, że oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno zostać dokonane w formie pisemnej. Dokonanie wypowiedzenia w formie ustnej jest wadliwe, lecz skuteczne. Dokonanie oświadczenia w wadliwej formie nie powoduje jego nieważności, ale może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy, łącznie z decyzją pracownika o wystąpieniu na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przeciwko pracodawcy.
Pracodawca, wypowiadając umowę o pracę zawartą na czas określony lub na czas nieokreślony lub też rozwiązując umowę o pracę bez wypowiedzenia, zobowiązany jest do wskazania przyczyny uzasadniającej tę decyzję. Nie ma natomiast obowiązku uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny.
Jednakże przepisy Kodeksu Pracy przyznają pracownikowi możliwość złożenia do pracodawcy wniosku o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy na okres próbny, czego pracodawca powinien dokonać w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika takiego wniosku.
Dodatkowym elementem stanowiącym ochronę praw pracowniczych jest nałożony na pracodawcę obowiązek skonsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji, gdy w danej organizacji zakładowa organizacja związkowa nie funkcjonuje, obowiązek konsultowania wypowiedzenia umowy o pracę nie występuje.
Moment wejścia rygoru 3-miesięcznego wypowiedzenia
Jak to zostało już wskazane wcześniej, w przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony oraz nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata. W praktyce pojawiają się wątpliwości, jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę w sytuacji, gdy wypowiedzenie takie zostaje złożone przed upływem 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast okres wypowiedzenia zakończy się po upływie tego okresu. Mimo, że taka sytuacja stawia wyzwania zarówno pracodawcom jak i pracownikom, doktryna jak i orzecznictwo są w tej sytuacji zgodne.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 1999 r. o sygn. akt I PKN 34/99 „O długości okresów wypowiedzenia (art. 36 § 1 KP) decyduje okres zatrudnienia u danego pracodawcy, liczony od dnia zawarcia umowy o pracę do daty jej rozwiązania z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32 § 2 KP).” Można zatem wyciągnąć z tego wniosek, że gdy wypowiedzenie umowy o pracę zostaje złożone przed upływem 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast okres wypowiedzenia zakończy się po upływie tego okresu zatrudnienia to obowiązywał będzie 3-miesięczny okres wypowiedzenia.
Wejście w 3-miesięczny okres wypowiedzenia
Poniżej znajduje się przykład odnoszący się do powyższego wyroku i wskazanych regulacji.
Pan Jan został zatrudniony z dniem 01 lutego 2023 r., a zatem z dniem 31 stycznia 2026 r. upływa mu okres 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy. Natomiast w grudniu 2025 r. obowiązuje go jeszcze rygor 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Jaki zatem będzie okres wypowiedzenia, jeśli zostanie ono dokonane na koniec grudnia 2025 r.?
Należy wskazać, że nawet jeśli w wypowiedzeniu zostanie wskazany 1-miesięczny okres wypowiedzenia, to w przedstawionej wyżej sytuacji zastosowanie będzie miał 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Tym samym, umowa o pracę pana Jana zostanie rozwiązana z dniem 31 marca 2026 r., a nie z końcem stycznia 2026 r.
Czy jako pracodawca muszę automatycznie sam przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia i przekazać informację o wydłużonym okresie wypowiedzenia?
Tak, pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień pracowników, ale wówczas jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli jeśli pracownik je przedstawi lub jeśli wcześniej pracodawca zatrudniał pracownika (wówczas np. zleceniobiorcę) na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów - i ma tego świadomość. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o długości okresu wypowiedzenia w ramach "informacji o warunkach zatrudnienia" (art. 29 § 3 KP).
Art. 30 – 38 i następne ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423)
Autorzy: aplikant radcowski Marcin Jóźwiak, r.pr. mec. Piotr Szkudlarek, opracowanie i aktualizowanie Kinga Piwowarska.