Mianem diety zagranicznej określa się kwotę przeznaczoną na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, które pracownik ponosi podczas odbywania delegacji poza granicami kraju.
Jej wysokość uzależniona jest od kraju, który stanowi cel podróży zagranicznej – państwo, w którym pracownik ma wykonać polecenia służbowe. Nie będą więc nim kraje, przez które podróżuje on przejazdem. Pracodawca może wskazać jednocześnie więcej niż jedno państwo docelowe, jeśli pracownik odbywa podróż do dwóch lub więcej państw.
Przy określaniu wysokości diety pracodawca nie będzie brał pod uwagę wskazań dotyczących diet obowiązujących w państwach, przez które pracownik tylko przejeżdża (Niemcy, Francja) w przypadku, gdy celem podróży służbowej jest Hiszpania. Sytuacja ta zmieni się, jeśli pracodawca oznaczy kilka państw jako docelowe (w tym np. państwa przejezdne), w których pracownik ma wykonać określone polecenia służbowe.
W jaki sposób ustala się wysokość diety zagranicznej?
Sposób, w jaki wypłacane są diety zagraniczne, czyli należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u prywatnego pracodawcy, ustala się:
- w układzie zbiorowym pracy,
- w regulaminie wynagradzania,
- w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).
Szczególne ustalone z góry zasady rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych dotyczą zaś delegacji pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Wprowadzone one zostały rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jego przepisy zawierają również wskazania dotyczące stawek diet zagranicznych w odniesieniu do poszczególnych państw będących celem podróży służbowej.
Polecamy także: Rozliczanie podróży służbowych pracowników
Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę dotyczące diet zagranicznych pracowników zatrudnionych u prywatnych pracodawców nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w niższej wysokości niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przewidziana we wspomnianym powyżej rozporządzeniu.
Nie ma przeszkód, aby pracodawca wypłacał pracownikom wyższe kwoty niż określone w rozporządzeniu, jednak wówczas nadwyżki ponad przysługujące z rozporządzenia diety będą stanowiły przychód pracownika. W konsekwencji zaistnieje obowiązek opłacania składek ZUS i podatku.
Jak ustalać wysokość diety?
Obliczanie czasu podróży zagranicznej różni się w zależności od środka komunikacji, za pomocą którego pracownik ją odbywa. W przypadku komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej przy opuszczeniu kraju do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej,
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej – od chwili opuszczenia przez statek (prom) ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) do pierwszego portu polskiego w drodze powrotnej.
Zobacz również: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy
Wysokość diety ulega zmniejszeniu w razie zapewnia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia. Jeśli więc w czasie podróży zagranicznej zapewniono mu bezpłatne, całodzienne wyżywienie, prowadzi to do obniżenia o 25% jego diety zagranicznej ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia. Obniżenie to obejmuje także wyżywienie zapewnione w ramach obsługi hotelarskiej. Uznaje się, że w zależności od posiłku pracownikowi przysługuje obniżenie diety:
- za śniadanie – 15% diety;
- za obiad – 30% diety;
- za kolację – 30% diety.
Jeśli zaś pracownik podczas podróży zagranicznej otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie, dieta zagraniczna mu nie przysługuje. W razie, gdy taka należność pieniężna jest niższa od diety, pracownik otrzymać powinien odpowiednie wyrównanie do wysokości należnej diety
.Polecamy także: Jak obniżyć dietę krajową o zapewnione wyżywienie
Pracownikom oprócz diet z tytułu podróży służbowej przysługuje także zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Rozliczenie kosztów podróży krajowej bądź zagranicznej powinno nastąpić nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Aby tego dokonać, pracownik przedstawia dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki (poza dietami i wydatkami objętymi ryczałtem), w tym m.in. rachunki, faktury czy bilety na środki transportu.
W sytuacji, w której przedstawienie takiego dokumentu nie będzie możliwe, pracownik powinien złożyć oświadczenie w formie pisemnej dotyczące dokonanego wydatku i o przyczynach braku możliwości jego udokumentowania.
Zadaj pytanie: Forum Kadry