Pracodawcy zbroją się przed RODO
Ponad 80 proc. firm dostosowuje się już do zmian, jakie w procesach rekrutacyjnych wprowadzi unijne „Rozporządzenie o ochronie danych osobowych” (RODO) – wynika z Raportu eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Zdecydowana większość (89 proc.) pracodawców prognozuje, że rozpoczęcie stosowania nowych przepisów wpłynie na większe niż dotychczas zaangażowanie działów HR w kwestie ochrony danych osobowych kandydatów. Rekruterzy oceniają, że największe wyzwania związane z wdrożeniem RODO będą wynikały przede wszystkim ze zwiększonej ilości obowiązków informacyjnych i prawnych po stronie firmy (51 proc.). W jaki sposób pracodawcy przygotowują się do 25 maja br. i obowiązywania RODO?
Czy pracodawcy są gotowi na RODO?
Niemal wszyscy ankietowani pracodawcy (89 proc.) są zgodni co do tego, że zmiany w prawie pociągną za sobą wzrost zaangażowania działów HR w kwestie ochrony danych osobowych. Z raportu eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” wnika, że dwie trzecie pracodawców (63 proc.) wyznaczyło osobę lub zespół odpowiedzialny za ochronę danych osobowych. W co czwartym przedsiębiorstwie takie zadanie nie zostało na początku tego roku jeszcze nikomu powierzone.
W Grupie Pracuj przygotowania do RODO trwają już od jakiegoś czasu. Od wielu lat posiadamy systemy, procesy i procedury w zakresie ochrony danych osobowych, dlatego RODO nie spowoduje w naszej firmie rewolucji, a raczej da nam okazję do precyzyjnej weryfikacji obecnych standardów oraz dostosowania ich do nowych przepisów prawa. W proces ten zaangażowany jest nie tylko dział HR, w tym zespół ds. rekrutacji, ale także eksperci z działu prawnego i bezpieczeństwa danych. Weryfikacja obecnie prowadzonych w firmie działań związanych z przetwarzaniem danych, zidentyfikowanie luk i problemów, a także przygotowanie bezpiecznych rozwiązań w tym zakresie, to zadanie bardzo kompleksowe, wymagające dużego nakładu pracy. Dlatego też niezwykle istotne jest, aby te przygotowania rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem – mówi Konstancja Zyzik, Talent Acquisition & Employer Branding Manager w Grupie Pracuj.
Największe wyzwania rekruterów w obliczu RODO
Co druga firma (51 proc.) w obliczu RODO najbardziej obawia się trudności związanych ze zwiększeniem obowiązków informacyjnych i prawnych. Ponad jedna trzecia (36 proc.) pracodawców zwraca także uwagę na brak szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych uwzględniających wymagania nakładane przez RODO. Problemy odnoszące się do wdrożenia RODO, zdaniem ankietowanych, pojawiają się ponadto na skutek braku osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych w firmie oraz niedostatecznego poziomu wiedzy związanej z wprowadzeniem przepisów RODO w rekrutacji (po 30 proc. wskazań).
Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach
Pracodawcy zapytani o to, jaki obszar jest w ich opinii kluczowy, aby rekrutacje w ich firmach były zgodne z RODO wskazali: dostosowanie wewnętrznych procedur (33 proc.), dostosowanie systemu rekrutacyjnego (32 proc.), a także zarządzanie klauzulami i zgodami (27 proc.).
Proces wdrożenia RODO to wyzwanie zarówno dla prawników, analityków ryzyka oraz specjalistów IT. Przy wprowadzeniu nowych zasad dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych, każda instytucja powinna przeprowadzić analizę ryzyka procesów przetwarzania. Warto także sprawdzić, jak w realizacji nowych obowiązków może nas wesprzeć technologia. System rekrutacyjny może nam np. pomóc udokumentować, jakie klauzule informacyjne widział kandydat czy jakie zgody zaakceptował, a także realizować nowe prawa kandydatów. W świetle nowego obowiązku informacyjnego pracodawca będzie musiał także poinformować, jak długo dane kandydata będą przetwarzane. Odpowiednie narzędzie może podpowiadać rekruterowi, które dane i kiedy należy usunąć – wskazuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.
Rekrutujący poproszeni z kolei o wskazanie obszarów, które najbardziej wpłyną na realizowane procesy wymienili: konieczność zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych (24 proc.), konieczność dokumentowania zgód (21 proc.), nowe prawa kandydatów dot. przetwarzania danych (21 proc).
Na dostosowanie się do nowych przepisów firmom pozostało naprawdę niewiele czasu. Z badania eRecruiter wynika, że pracodawcy spodziewają się reorganizacji pracy działów HR, a zwiększenie obowiązków prawnych (wobec instytucji kontrolnych) oraz informacyjnych (wobec kandydatów) jawi im się jako duże obciążenie. Zatrudniający zdają sobie sprawę, że wiele się zmieni w sposobie prowadzenia rekrutacji jednak patrzą na to głównie przez pryzmat utrudnień – podsumowuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.
Strach ma jednak wielkie oczy – posiadanie zespołu ds. ochrony danych osobowych, przeszkolenie odpowiedzialnych osób i działów, wsparcie technologii oraz zapoznanie się z nowymi przepisami powinno uporządkować te kwestie i ułatwić dostosowanie się do zmian wynikających z RODO.
Źródło: eRecruiter