Działy kadr i płac przypominają o wykorzystaniu zaległych urlopów do 30 września 2026 roku. Co jeśli pracodawca nie udziela urlopu w ustawowym terminie albo bezpodstawnie utrudnia pracownikom jego wykorzystanie?
- Zaległe urlopy do 30 września 2026 r.
- Kary za niewykorzystanie urlopu zaległego w terminie
- Umowy zlecenie od 1 maja 2026 roku a urlopy
- Urlop a rozwiązanie umowy o pracę
Zaległe urlopy do 30 września 2026 r.
Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po upływie 3 lat od momentu, w którym stało się wymagalne. Termin przedawnienia liczony jest od końca roku kalendarzowego, za który pracownikowi przysługuje urlop. Niewykorzystany urlop za dany rok przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku. Po tej dacie rozpoczyna się bieg trzyletniego terminu przedawnienia.
Kontrola PIP. Nowe uprawnienia
W praktyce oznacza to, że po upływie trzech lat pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do wykorzystania zaległego urlopu. Jednocześnie zarówno stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, jak i utrwalone orzecznictwo wskazują, że niewykorzystany urlop nie przepada wraz z końcem roku kalendarzowego. Prawo do jego wykorzystania przez kolejne lata — aż do momentu upływu terminu przedawnienia. Zatem i w interesie pracodawcy, i w interesie pracownika jest bieżące wykorzystywanie dni wolnych.
Kary za niewykorzystanie urlopu zaległego w terminie
Za nieudzielenie pracownikowi należnego urlopu wypoczynkowego pracodawcy grożą konsekwencje przewidziane w Kodeksie pracy. Zgodnie z przepisami, naruszenie prawa pracownika do urlopu może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. PIP może nałożyć na pracodawcę mandat lub skierować sprawę do sądu. W praktyce kara grzywny wynosi od 1 tys. do nawet 30 tys. zł. Sankcje dotyczą m.in. sytuacji, w których pracodawca nie udziela urlopu w ustawowym terminie albo bezpodstawnie utrudnia jego wykorzystanie.
Dodatkowo pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy, w tym domagać się udzielenia zaległego urlopu lub wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Roszczenia te przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne.
Dodatkowym wyzwaniem dla pracodawców są sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające do wyższego wymiaru urlopu, co może oznaczać konieczność wyrównania zaległego urlopu nawet za trzy lata wstecz. Każde doniesione świadectwo pracy czy dyplom ze szkoły może zmienić sytuację na korzyść pracownika.
Umowy zlecenie od 1 maja 2026 roku a urlopy
Przepisy dotyczące wliczania okresów pracy na umowie zleceniu do stażu pracy weszły w życie dnia 1 stycznia 2026 roku dla jednostek sektora finansów publicznych. W przypadku pracodawców prywatnych nowe regulacje obowiązują od 1 maja 2026 roku. Nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą zaliczane również okresy wykonywania umów zlecenia, a także samozatrudnienia — także te z poprzednich lat, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane, np. zaświadczeniem z ZUS. Zmiany wpływają m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe, długość okresu wypowiedzenia czy prawo do nagród jubileuszowych. Do końca 2025 roku umowa zlecenia co do zasady nie była uwzględniana przy ustalaniu stażu urlopowego. Zmieniła to ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), która dodała do Kodeksu pracy nowe przepisy dotyczące stażu pracy.
Podstawą prawną jest przede wszystkim:
- ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw,
- dodany do Kodeksu pracy art. 302¹ k.p., rozszerzający katalog okresów wliczanych do stażu pracy.
Nowe przepisy przewidują, że do stażu pracy wlicza się m.in.:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- okresy wykonywania umowy zlecenia,
- świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
- okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- przebyty za granicą (udokumentowany) okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.
Zaświadczenie potwierdzające te okresy wydawać będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Urlop a rozwiązanie umowy o pracę
Zakończenie stosunku pracy pozostaje jedyną sytuacją, w której pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Co do zasady urlop powinien zostać wykorzystany w naturze, a nie zastępowany świadczeniem pieniężnym. Przepisy dopuszczają jednak możliwość przeniesienia niewykorzystanego urlopu do kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy lub następcy prawnego, pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wykorzystania urlopu w późniejszym terminie, bez konieczności wypłaty ekwiwalentu.