Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

Przeniesienia urlopu wypoczynkowego na następną umowę zamiast ekwiwalentu

Pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w przypadku, gdy uzgodni z nim, że urlop ten będzie wykorzystany w ramach kolejnej umowy o pracę zawieranej bezpośrednio po zakończeniu dotychczasowego stosunku pracy. Takie porozumienie najlepiej sporządzić w formie pisemnej.  

Niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy powoduje, że trzeba mu wypłacić za ten urlop ekwiwalent pieniężny. Od tej zasady istnieje jeden wyjątek. Ekwiwalentu za urlop nie trzeba wypłacać, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). W takim przypadku urlop wypoczynkowy będzie wykorzystany w naturze w czasie kolejnego zatrudnienia.

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - świadectwo pracy

Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy powinno zostać odnotowane w świadectwie pracy, jeżeli zostanie ono pracownikowi wydane. W przypadku bowiem gdy pracodawca zawiera kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, świadectwa pracy nie trzeba wydawać. Pracodawca nie musi go wystawiać, jeżeli dochodzi do zawarcia kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Jednak świadectwo pracy trzeba w takim przypadku wydać, jeżeli pracownik złoży wniosek o jego wydanie. Wówczas najlepiej będzie określić w świadectwie pracy wymiar urlopu należnego pracownikowi za okres zatrudnienia na podstawie zakończonej umowy, z zaznaczeniem, jaka część tego urlopu została przeniesiona do kolejnego stosunku pracy. Dlatego żeby uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli PIP oraz roszczeń ze strony pracownika bezpieczniej sporządzić porozumienie o "przeniesieniu" urlopu na piśmie. Jednak porozumienie zawartej w innej formie np. ustnej też będzie ważne.

Przykład zapisu w świadectwie pracy dotyczącego urlopu wypoczynkowego, który ma być wykorzystany w trakcie kolejnego zatrudnienia:

Porozumienie o przeniesieniu urlopu na kolejną umowę - wzór

Przepisy nie określają wprost, w jakiej formie należy sporządzić porozumienie o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę. Z Kodeksu pracy nie wynika, by musiało to nastąpić w formie pisemnej. Jednak przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej określają, że w części C akt osobowych pracownika umieszcza się m.in. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (regulacja ta odwołuje się też wprost do art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Taki zapis sugeruje, że porozumienie powinno mieć formę dokumentu pisemnego i należy je zamieścić w części C akt osobowych pracownika.

Wzór porozumienia o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego na następną umowę o pracę

Termin zawarcia porozumienia (Komentarz 1.)

Porozumienie o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy powinno zostać zawarte jeszcze przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem dotychczasowej umowy o pracę. Należy je sporządzić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika. W innym przypadku w dniu ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształci się automatycznie w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Pracownica była zatrudniona na podstawie umowy na 3-miesięczny okres próbny do 30 czerwca 2021 r. Pracodawca postanowił przedłużyć z nią umowę od 1 lipca 2021 r. na czas określony. Pracownica nie wykorzystała za okres pracy na podstawie umowy próbnej urlopu wypoczynkowego. Chce go wykorzystać w dalszej części zatrudnienia. Strony stosunku pracy mogą więc przygotować porozumienie o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy. Należy je sporządzić najpóźniej do 30 czerwca 2021 r. Wówczas pracodawca nie będzie musiał wypłacać pracownicy ekwiwalentu za urlop.

Uzgodnienie "przeniesienia" urlopu wypoczynkowego (Komentarz 2.)

Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy jest dopuszczalne w sytuacji, gdy strony zawierają następną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej. Zatem zasadniczo nie może być nawet jednego dnia przerwy między jedną umową o pracę a drugą.

Jednak zdaniem większości ekspertów prawa pracy wskazana regulacja znajdzie zastosowanie nie tylko wówczas, gdy jedna umowa ulega zakończeniu, a następnego dnia zaczyna obowiązywać kolejna, ale także wtedy, gdy między zakończeniem obowiązywania jednej umowy a rozpoczęciem obowiązywania następnej minie weekend (np. I. Jaroszewska-Ignatowska [w:] Kodeks pracy. Komentarz dla praktyków, pod. red. A. Patulskiego, G. Orłowskiego, Warszawa 2012, str. 667).

Pracownica poprosiła o rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron z dniem 30 lipca 2021 r. (piątek) w związku z przejściem na emeryturę. Następnie po weekendzie od 2 sierpnia 2021 r. (poniedziałek) ponownie ma zostać zatrudniona, tym razem na czas określony. Pracownica ma 30 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego i nie chce za niego ekwiwalentu pieniężnego, lecz chciałaby go wykorzystać podczas dalszego zatrudnienia u swojego pracodawcy. W tym przypadku dopuszczalne będzie zawarcie porozumienia o przeniesieniu urlopu na kolejny stosunek pracy, jeśli między zakończeniem pierwszej umowy a rozpoczęciem następnej jest przerwa spowodowana dniami wolnymi od pracy.

Należy jednak uznać, że niedozwolone będzie przeniesienie urlopu wypoczynkowego, jeżeli jedna umowa o pracę kończy się i następnego dnia zostaje zawarta kolejna, w której strony ustalają termin rozpoczęcia pracy np. za 3 miesiące. Takie postanowienie stanowiłoby tzw. obejście przepisów prawa. W takim przypadku pracodawca będzie miał obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Niewypłacenie ekwiwalentu, lecz "przeniesienie" prawa do urlopu na okres obowiązywania następnej umowy o pracę wymaga wyraźnego porozumienia stron w tym zakresie. Niedopuszczalne jest zatem jednostronne narzucenie takiego rozwiązania przez pracodawcę. W praktyce osiągnięcie takiego porozumienia nie powinno sprawiać trudności, gdyż takie rozwiązanie jest korzystne dla obu stron - pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu, natomiast pracownik może skorzystać z urlopu w bardziej dogodnym dla siebie terminie.

"Przeniesienie" urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy może nastąpić wyłącznie za jednoczesną zgodą pracownika i pracodawcy.

W porozumieniu należy też wyraźnie określić, ile dni urlopu wypoczynkowego zostanie przeniesionych na kolejny stosunek pracy. Najlepiej zrobić to poprzez wskazanie liczby dni "przenoszonego" urlopu i jednocześnie liczby godzin. Taki zapis nie będzie stwarzał żadnych wątpliwości co do ilości pozostałego do wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Porozumienie może obejmować cały przysługujący urlop, jeżeli strony chcą go wykorzystać w naturze zamiast wypłaty ekwiwalentu. Możliwe jest też przeniesienie w porozumieniu tylko części niewykorzystanego urlopu (ze wskazaniem, jakiej dotyczy to części). Wówczas za pozostałą część urlopu przysługuje ekwiwalent.

W porozumieniu nie ma potrzeby wyodrębniania urlopu bieżącego i zaległego. Urlop zaległy również może być przeniesiony porozumieniem. Obowiązuje tu więc inna zasada niż w przypadku świadectwa pracy, w którym rozlicza się tylko urlop z bieżącego roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia zatrudnienia.

Jeżeli pracownik ma prawo do urlopu na żądanie, który może "przenieść" i wykorzystać w tym samym roku w którym zawiera kolejną umowę o pracę, warto to również zaznaczyć w porozumieniu. Wtedy wiadomo, przez ile dni (godzin) i czy w ogóle pracownik może korzystać z urlopu udzielanego w tym trybie na podstawie kolejnego stosunku pracy.

Przeniesienie może dotyczy nie tylko urlopu nabytego w trakcie ostatniej (kończącej się) umowy o pracę. W praktyce spotyka się kilkukrotne przenoszenie tego samego urlopu - nie tylko z ostatniej, ale także z poprzednich umów. Przepisy tego nie zabraniają i takie postępowanie nie powinno zostać zakwestionowane przez inspektora pracy, o ile po każdej umowie zawarto porozumienie przenoszące urlop, a między umowami nie było przerw.

Sposób wykorzystania "przeniesionego" urlopu wypoczynkowego (Komentarz 3.)

W porozumieniu o "przeniesieniu" urlopu należy też podać sposób jego wykorzystania podczas kolejnego zatrudnienia. W tym miejscu trzeba więc wskazać, że urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany w naturze, i określić termin ponownego zatrudnienia pracownika, podczas którego będzie on mógł skorzystać z tego urlopu.

Podstawa prawna:

art. 97, art. 171 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

§ 3 pkt 3 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369