Zniknie obowiązek przechowywania przez okres 5 lat pisemnego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Projekt w tej sprawie trafił właśnie do konsultacji i opiniowania.
- Papierowe dokumenty przechowywane przez okres 5 lat
- Nadmiarowy obowiązek wielu przedsiębiorców
- Od kiedy nowe przepisy?
Papierowe dokumenty przechowywane przez okres 5 lat
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad uchyleniem ust. 8 w art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z tym przepisem, w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.
„Z przepisu tego wynika obowiązek płatników składek, dokonujących zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, przechowywania przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie „papierowej”. Taki dokument potwierdzający zgłoszenie dokonane drogą elektroniczną jest opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, co stanowi dowód potwierdzenia przez tę osobę prawdziwości danych zamieszczonych w zgłoszeniu” – przypomina resort pracy.
Nadmiarowy obowiązek wielu przedsiębiorców
I podkreśla, iż obowiązek ten przez przedsiębiorców postrzegany jest jako nadmiarowy.
Dokumenty te widnieją bowiem w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika. Nie ma zatem potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Planowana zmiana przyczyni się zatem do zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców.
Wdrożenie projektowanej zmiany ma przyczynić się do zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców.
Od kiedy nowe przepisy?
Nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
Płatnik składek, który na dzień przed dniem wejścia w życie nowej ustawy był zobowiązany do przechowywania zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, z dniem wejścia w życie - zostaje zwolniony z tego obowiązku.
MRPiPS szacuje w Ocenie Skutków Regulacji, iż nowe przepisy będą dotyczyły 2 305 204 płatników składek.
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j. t. Dz. U. z 2025 r., poz. 350; ost. zm. Dz. U. z 2025 r., poz. 622);
Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (UDER42)