Okresy rozliczeniowe tak jak systemy czasu pracy wprowadzane są w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy lub - jeśli pracodawca nie jest związany układem zbiorowym oraz nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu pracy - w obwieszczeniach (art. 150 k.p.).
Maksymalne okresy rozliczeniowe
Pracodawca może wybrać długość obowiązującego u niego okresu rozliczeniowego. Musi jednak pamiętać, że przepisy wskazują każdorazowo jego maksymalną długość, w zależności od stosowanego systemu czasu pracy.
Kodeks pracy przewiduje następujące maksymalne okresy rozliczeniowe:
- w podstawowym systemie czasu pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy (art. 129 § 1 k.p.),
- w równoważnych systemach czasu pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 1 miesiąca (art. 135 § 1, art. 136 § 1, art. 137 § 1 k.p.),
- w systemie pracy w ruchu ciągłym - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 tygodni (art. 138 k.p.),
- w zadaniowym systemie czasu pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy (art. 140 k.p.),
- w przerywanym systemie czasu pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy (art. 139 § 1 k.p.),
- w weekendowym systemie czasu pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 1 miesiąca (art. 144 k.p.),
- w systemie skróconego tygodnia pracy - okres rozliczeniowy nie może przekraczać 1 miesiąca (art. 143 k.p.).
Pracodawca może zatem zastosować dowolną długość okresu rozliczeniowego, pamiętając, żeby w poszczególnych systemach czasu pracy nie przekroczyć maksymalnego okresu.
Wydłużone okresy rozliczeniowe
W niektórych systemach czasu pracy dopuszcza się jednak wydłużenie okresu rozliczeniowego nawet ponad jego maksymalną długość. Aby pracodawca mógł z takiej możliwości skorzystać, muszą być ku temu spełnione odpowiednie przesłanki.
W podstawowym systemie czasu pracy, w systemie przerywanym oraz zadaniowym dopuszczalne jest przedłużenie okresu rozliczeniowego nawet do:
- 6 miesięcy - w rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz
- 12 miesięcy - w rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy (art. 129 § 2, art. 139 § 2, art. 140 zdanie drugie k.p.),
Natomiast w równoważnym systemie czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 lub 24 godzin - dopuszczalne jest przedłużenie okresu rozliczeniowego nawet do:
- 3 miesięcy - w szczególnie uzasadnionych przypadkach oraz
- 4 miesięcy - przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 § 2-3, art. 137 zdanie drugie k.p.).
Oprócz spełnienia powyższych przesłanek pracodawca, aby mógł wydłużyć okres rozliczeniowy, musi wystąpić o wyrażenie na to zgody do zakładowej organizacji związkowej.
W sytuacji zaś, gdy związek zawodowy nie wyraża na takie wydłużenie zgody oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, pracodawca może wprowadzić wydłużony okres rozliczeniowy po powiadomieniu o tym właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 k.p.).
Zalety dłuższego okresu rozliczeniowego
Dzięki długim okresom rozliczeniowym pracodawca ma możliwość bardzo elastycznego kształtowania czasu pracy swoich pracowników. Nie ogranicza go bowiem maksymalna liczba godzin pracy w miesiącu, lecz jedynie w okresie rozliczeniowym.
Warto zatem pamiętać, że wymiar czasu pracy oblicza się zawsze w odniesieniu do pełnego okresu rozliczeniowego, a ustala się go:
- mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w tym okresie rozliczeniowym, a następnie
- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku oraz
- odejmując iloczyn 8 godzin i liczby dni świątecznych przypadających w tym okresie rozliczeniowym w inne dni niż niedziela.
Wszystkie działania zmierzające do obliczenia wymiaru czasu pracy dokonywane są w odniesieniu do pełnego okresu rozliczeniowego (art. 130 § 1-2 k.p.).
Przykład
Wymiar czasu pracy przy 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym od stycznia do grudnia 2009 r. obliczymy w następujący sposób:
40 x 52 + 8 x 1 - 8 x 8 = 2080 + 8 - 64 = 2024
Wymiar czasu pracy, który odpowiada liczbie możliwych do zaplanowania pracownikowi godzin pracy, ustala się zawsze dla pełnego okresu rozliczeniowego. Planując czas pracy na ten okres rozliczeniowy, pracodawca nie musi kierować się miesięcznymi wymiarami czasu pracy, lecz jedynie wymiarem na cały okres rozliczeniowy. Może zatem w niektórych miesiącach zaplanować bardzo mało pracy lub wcale, a w innych - w tym samym okresie bardzo dużo pracy, nie naruszając jednak maksymalnych dobowych wymiarów czasu pracy oraz odpoczynków.
Przykład
Pracodawca zatrudniający pracowników budowlanych w równoważnym systemie czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, dla których wprowadził 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, w okresie przypadającym od stycznia do kwietnia 2009 r., w którym wymiar czasu pracy wynosi 672 godziny, zaplanował im pracę w następujący sposób:
Styczeń - 0 godz.,
Luty - 156 godz.,
Marzec - 264 godz.,
Kwiecień - 252 godz.
W dłuższych okresach rozliczeniowych trzeba również pamiętać o tym, że godziny nadliczbowe średniotygodniowe rozlicza się właśnie w tym okresie, a co za tym idzie, dodatki z tego tytułu wypłaca się wraz z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc takiego okresu, nie zaś tak jak dodatki za godziny nadliczbowe dobowe, które są rozliczane i wypłacane w każdym miesiącu.
Wady
Jedyną wadą dłuższego okresu rozliczeniowego jest to, że na ten okres powinny być tworzone harmonogramy czasu pracy. Okres rozliczeniowy służy nie tylko do rozliczania czasu pracy, ale również do jego planowania, zaś planowanie to nic innego jak tworzenie harmonogramów czasu pracy. Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy harmonogramy czasu pracy, nawet przy tych długich okresach rozliczeniowych, np. 12-miesięcznych, muszą być tworzone na cały ten okres. Niektórzy inspektorzy pracy dopuszczają jednak tworzenie harmonogramów w takich okresach na poszczególne miesiące kalendarzowe. Przyjmują oni fakt, że sam obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy oraz okresy, na jakie mają one być układane, nie wynika wprost z przepisów prawa, a jest jedynie skutkiem dokonywanych interpretacji.
Podstawa prawna:
- art. 129 § 1 i 2, art. 130 § 1 i 2, art. 135, 136 § 1, art. 137, 138, 139 § i 2, art. 140 § 1, art. 143, 144, 150 Kodeksu pracy.