Skutki zmiany siedziby pracodawcy

Zmiana siedziby pracodawcy, uwzględniając art. 41 k.c., dotyczy dwóch kategorii pracodawców – jednostek organizacyjnych, które mają osobowość prawną (np. prowadzących działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej) albo jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółka jawna). W efekcie dalsze uwagi nie będą dotyczyć pracodawców – osób fizycznych, gdyż ci nie posiadają siedziby, ale miejsce zamieszkania oraz – jeżeli są przedsiębiorcami – miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Określenie siedziby służy zidentyfikowaniu ww. pracodawców.

Wskazanie siedziby jest więc elementem koniecznym umowy (statutu) spółki (zob. np. art. 25 pkt 1 k.s.h. – spółka jawna, art. 157 § 1 pkt 1 k.s.h. – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy art. 304 § 1 pkt 1 k.s.h. – spółka akcyjna).

Zakład czy oddział - kto jest pracodawcą >>

Oznacza to, że zmiana siedziby będzie wymagała zmiany umowy (statutu) spółki, a w konsekwencji również zgłoszenia tej zmiany do sądu rejestrowego oraz innych organów administracyjnych (urząd skarbowy, ZUS, GUS).

Szczególne konsekwencje dla istnienia pracodawcy ma przeniesienie jego siedziby spółki za granicę. Uchwała wspólników o przeniesieniu siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za granicę jest przyczyną rozwiązania spółki (art. 270 pkt 2 k.s.h.). Podobne skutki ma uchwała walnego zgromadzenia spółki akcyjnej o przeniesieniu siedziby spółki za granicę (art. 459 pkt 2 k.s.h.). Wynika z tego, że następstwem przeniesienia siedziby spółki za granicę jest utrata przez nią bytu prawnego. Oczywiście nie można wykluczyć, że po rozwiązaniu spółki na skutek przeniesienia siedziby za granicę dotychczasową jej działalność będzie kontynuować podmiot utworzony za granicą.

Jeżeli chodzi o prawnopracownicze konsekwencje zamiany siedziby pracodawcy, trzeba zatem odróżnić zmianę siedziby pracodawcy w ramach terytorium Polski – a więc nieprowadzącą do rozwiązania spółki – od przeniesienia siedziby pracodawcy za granicę.

Przeniesienie siedziby w kraju

Ze zmianą siedziby w ramach terytorium Polski wiąże się potrzeba zaktualizowania treści umowy. Wniosek taki wynika z art. 29 § 1 k.p., który mówi m.in., że umowa o pracę powinna określać strony umowy. Ze względu na fakt, że siedziba pracodawcy to element pozwalający go zidentyfikować, jej zmiana wymaga zmiany umowy o pracę w zakresie określenia stron umowy.

Ponadto ze zmianą siedziby pracodawcy wiąże się również konieczność uaktualnienia danych pracodawcy w rejestrze REGON, zgłoszenia aktualizacyjnego do urzędu skarbowego oraz uaktualnienia danych płatnika składek. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS wnioski o uaktualnienie danych w wyżej podanych rejestrach składa się wraz z wnioskiem do sądu rejestrowego o dokonanie wpisu w rejestrze KRS, chyba że wnioskodawca składa wniosek w formie elektronicznej (art. 19b ust. 1–1c ustawy o KRS).

Wniosek o zmianę danych powinien być złożony nie później niż 7 dni od zajścia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 22 ustawy o KRS). Takim przepisem szczególnym jest np. art. 256 § 3 k.s.h. w zw. z art. 169 k.s.h. przewidujący 6-miesięczny termin na zgłoszenie zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego czy art. 430 § 2 k.s.h. przewidujący 3-miesieczny termin na zgłoszenie zmian statutu spółki akcyjnej (a jak wspomniałam wyżej zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy/statutu spółki).

WAŻNE!

Skutkiem zmiany siedziby może być również zmiana właściwości miejscowej organów administracyjnych.

Przy zmianie siedziby pracodawcy należy także pamiętać o art. 209 § 2 w zw. z art. 209 § 1 k.p. Zmiana siedziby może bowiem wiązać się ze zmianą miejsca bądź zakresu terytorialnego działalności prowadzonej przez pracodawcę. W takiej sytuacji zgodnie z powołanym przepisem pracodawca ma obowiązek poinformować o zmianie miejsca lub zakresu prowadzonej działalności w terminie 30 dni od dokonania tej zmiany właściwego okręgowego inspektora pracy oraz właściwego państwowego inspektora sanitarnego.

Przeniesienie siedziby za granicę

Przeniesienie siedziby pracodawcy za granicę skutkuje utratą bytu prawnego pracodawcy będącego spółką prawa handlowego. Jeżeli dotychczasowa działalność takiego pracodawcy będzie kontynuowana przez podmiot posiadający siedzibę za granicą – to prawdopodobnie dojdzie do przejścia zakładu pracy. Z przejściem zakładu pracy wiążą się natomiast obowiązki informacyjne pracodawców (dotychczasowego i nowego) wobec zatrudnianych przez nich pracowników, które powinny być wykonane w terminie 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia – zob. art. 23¹ § 3 k.p. oraz art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych. Nowy pracodawca wraz z przejęciem pracowników zatrudnionych w Polsce stanie się dla nich pracodawcą. W efekcie będą ciążyć na nim obowiązki płatnika składek w zakresie pracowników wykonujących pracę w Polsce. Zgodnie z art. 11 ust. 2 lit. a rozporządzenia nr 883/2004 pracownicy ci będą bowiem podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce. W związku z tym nowy pracodawca powinien zgłosić ich do ubezpieczenia w Polsce. Dla pracodawców niemających siedziby ani przedstawicielstwa w Polsce, a zatrudniających tu pracowników właściwym jest I Oddział ZUS w Warszawie.

Obowiązki informacyjne przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę >>

Zgodnie z art. 21 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim UE, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że obowiązek zapłacenia składek będzie w imieniu pracodawcy wypełniany przez pracownika.

Oczywiście również w przypadku przeniesienia siedziby za granicę istnieje konieczność aktualizacji umowy o pracę w zakresie określenia jej stron. Należy jednak podkreślić, że od tej zmiany nie zależy skuteczność przejścia zakładu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 23¹ § 3, art. 29 § 1, art. 209 Kodeksu pracy,
• art. 41 Kodeksu cywilnego,
• art. 25 pkt 1, art. 157 § 1 pkt 1, art. 169, art. 256 § 3, art. 270 pkt 2, art. 304 § 1 pkt 1, art. 430 § 2, art. 459 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych,
• art. 19b ust. 1–1c, art. 22 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.),
• art. 26¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),
• art. 11 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (DzUrz UE L 166 z 30.04.2004 r., s. 1, DzUrz UE Polskie wydanie specjalne 2004, rozdz. 5, t. 5, s. 72),
• art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (DzUrz UE L 284 z 30.10.2009 r., s. 1).