Utrzymanie w tajemnicy zarobków pracowników należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, mimo że kodeks pracy wprost nie nakłada takiego obowiązku. Tajność wynagrodzeń tylko pośrednio wynika z przepisów prawa pracy, natomiast bezpośrednio z kodeksu cywilnego.
Obowiązkowa poufność
Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest poszanowanie dóbr osobistych pracowników (art. 11 k.p.). Ich ochronę gwarantują z kolei art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Obowiązek zachowania przez pracodawcę tajemnicy wynagrodzeń pracowników potwierdził również Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z 16 lipca 1993 r. Jak stwierdził, ujawnienie przez pracodawcę, bez zgody zainteresowanego, wysokości jego wynagrodzenia może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego (sygn. akt I PZP 28/93, OSNCP 1994/1/2). To oznacza, że dokumenty zawierające informacje o wysokości wynagrodzenia pracownika mogą zostać udostępnione do wglądu tylko jemu. Ujawnienie zarobków, zaliczanych do sfery prywatnego życia pracownika, po pierwsze narusza jego dobro osobiste (chronione prawem), po drugie może wywołać trudne do przewidzenia konsekwencje w jego prywatnym życiu – np. spowodować zmianę stosunku otoczenia do danej osoby, wywołać zawiść, lekceważenie, utratę autorytetu, natężenie próśb o pożyczkę, o żyrowanie kredytu, a nawet wymuszenie.
Wgląd do dokumentów kadrowych a tajemnica służbowa >>
Ochrona danych osobowych
Rozpowszechnienie informacji dotyczących wysokości pensji może zostać potraktowane także jako naruszenie danych osobowych, co podlega określonym sankcjom. Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje je w przypadku, gdy działanie (lub zaniechanie) kierownika jednostki organizacyjnej, jej pracownika lub innej osoby fizycznej będącej administratorem danych ma znamiona przestępstwa określonego w tej ustawie. W razie stwierdzenia, że dany czyn (lub jego brak) wyczerpuje znamiona takiego przestępstwa, generalny inspektor kieruje do organu powołanego do ścigania przestępstw zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, dołączając dowody dokumentujące takie podejrzenie (art. 19 ustawy). Ponadto ten, kto administruje zbiorem danych osobowych lub ma obowiązek do ich ochrony, udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 51 ust. 1 ustawy).
Odszkodowanie dla pracownika
Jeżeli prawa pracownika zostały naruszone, np. rozpowszechniono informacje o wysokości jego zarobków, to pracownik może dochodzić od pracodawcy zarówno odszkodowania, jak i stosownego zadośćuczynienia, na podstawie przepisów prawa cywilnego. Dodatkowo, niezależnie od odpowiedzialności cywilnej, pracodawca, u którego doszło do bezprawnego rozpowszechniania danych osobowych (m.in. o wysokości wynagrodzenia pracowników), naraża się na odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
Obowiązek pracodawców do zachowania wysokości wynagrodzeń pracowników w tajemnicy nie budzi zatem wątpliwości.
Dopuszczalne ujawnienie danych
Prawo przewiduje wyjątki od zasady tajności zarobków. Jawność informacji o wysokości wynagrodzenia może być w niektórych przypadkach usprawiedliwiona z uwagi na zajmowane przez daną osobę stanowisko. Chodzi o osoby powszechnie znane, uczestniczące w życiu publicznym. Przykładowo, pełnienie określonych funkcji publicznych w organach władzy państwowej lub samorządowej skutkuje jawnością wynagrodzeń tych osób. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z 6 maja 1997 r. Jak uznał, wysokość wynagrodzenia członków zarządu gminy (wójta, burmistrza i ich zastępców) nie należy wyłącznie do sfery prywatności osób piastujących te stanowiska, gdyż wiąże się z ich funkcją publiczną. NSA podkreślił: „Na zasadzie art. 4 ust. 2 w związku z art. 14 ust. 6 ustawy z 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz.U. nr 5, poz. 24 z późn. zm.) organ gminy nie może odmówić redaktorom prasowym udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia za pracę osób piastujących te stanowiska” (sygn. akt II SA/Wr 929/96, ONSA 1998/2/54). Taka jawność wynagrodzeń nie odnosi się jednak do pracowników, którzy funkcji publicznych nie pełnią.
Zasada tajności wynagrodzeń nie dotyczy ponadto kadry kierowniczej spółek państwowych oraz członków zarządów spółek giełdowych. W przypadku kadry kierowniczej spółek państwowych wynika to z art. 15 ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagrodzeniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (tzw. ustawa kominowa – Dz.U. z 2000 r. nr 26, poz. 306 z późn. zm.). Informacje o wynagrodzeniu osób podlegających przepisom tej ustawy oraz o nagrodach rocznych, świadczeniach dodatkowych i odprawach są jawne i nie podlegają ochronie danych osobowych ani tajemnicy handlowej. Jeśli zaś chodzi o członków zarządów spółek giełdowych, to zarówno przepisy, jak i zasady dobrej praktyki wymagają, aby wynagrodzenia tych osób były publikowane w raportach rocznych. Kiedyś praktyką było ujawnianie zarobków łącznie dla całego zarządu, obecnie praktykuje się podawanie zarobków każdego członka zarządu z osobna.
Zachowanie tajemnicy przez pracownika
Kwestia utrzymania przez pracownika w tajemnicy informacji o jego zarobkach nie została uregulowana w kodeksie pracy ani w innych ustawowych źródłach prawa pracy. Pracodawca może jednak wprowadzić zakaz ujawniania wysokości wynagrodzenia do układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo do indywidualnych umów o pracę, wskazując go jako jeden z obowiązków pracowniczych. Pracownik natomiast ma m.in. obowiązek przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, dbać o dobro zakładu pracy i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 k.p.). W kodeksie pracy nie ma jednak przepisu bezpośrednio przewidującego kary za ujawnienie przez pracownika wysokości swojego wynagrodzenia, jeżeli pracodawca wprowadzi zakaz rozpowszechniania informacji o otrzymywanym wynagrodzeniu, a pracownik ten zakaz złamie.
Jak zobowiązać pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa >>
Według części ekspertów przy odpowiednio ukształtowanych zapisach w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy czy w umowach o pracę, obowiązek zachowania w tajemnicy wysokości wynagrodzenia można traktować jako jeden z obowiązków pracowniczych. Tym samym zapisy te mogą być podstawą do stosowania kar porządkowych, a nawet do rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem, który mimo zakazu ujawni swoje wynagrodzenie innym osobom. Ujawnienie takich danych nie może być jednak podstawą do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym. Trudno bowiem traktować upowszechnienie informacji o wysokości własnych zarobków jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Resort pracy ma inne stanowisko w tej sprawie. Jak uważa, zakaz ujawniania przez pracownika własnych zarobków jest niedopuszczalny.
Resort pracy o zachowaniu tajemnicy przez pracownika
Stosowanie przez pracodawców klauzul zakazu pracownikowi ujawniania wysokości osiąganego przez niego wynagrodzenia nie znajduje uzasadnienia w regulacjach kodeksu pracy oraz kodeksu cywilnego – ocenia Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS). Jak podkreśla, w obecnym stanie prawnym brakuje wyraźnego przepisu prawa pracy, który nakazywałby pracownikowi dbanie o dobro zakładu poprzez nieujawnianie wysokości osiąganego wynagrodzenia. Nie można zatem przyjąć, że taka klauzula umowna mogłaby być oceniana jako korzystna dla pracownika. Ponadto – jak zauważa MPiPS – dopuszczenie stosowania klauzuli poufności wynagrodzenia pracownika może również uniemożliwić ustalenie dyskryminacji płacowej oraz utrudnić pracownikowi dochodzenie roszczeń z tego tytułu. W ocenie MPiPS nie jest dopuszczalne ograniczenie indywidualnego uprawnienia pracownika w zakresie ujawniania wysokości własnego wynagrodzenia. Ograniczenie takie mogłoby również utrudniać obronę zbiorowych praw pracowniczych, np. w razie nierównego traktowania w zatrudnieniu określonych grup pracowniczych (pismo DPR-II-053-73143/Ak/MC/09, niepublikowane).
Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa
W przypadku ujawnienia informacji o swoim wynagrodzeniu pracownik może ponieść odpowiedzialność za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Jak stanowią przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią nieujawnione do wiadomości publicznej informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika pracodawca może potencjalnie wystąpić przeciwko niemu z roszczeniem odszkodowawczym. Jednak udowodnienie szkody w tym zakresie może się okazać bardzo trudne, a praktyczne wyegzekwowanie roszczenia niemożliwe.
Uprawnieni do informacji
Dostęp niektórych pracowników do danych o wynagrodzeniach jest konieczny i bez wątpienia nie stanowi naruszenia prawa. Takie uprawnienia mają przede wszystkim kadra kierownicza oraz osoby zajmujące się sprawami pracowniczymi (kadry i płace) czy księgowością. Osoby te muszą zachować w tajemnicy wiedzę o wynagrodzeniach wypłacanych w zakładzie pracy, którą uzyskali z racji zajmowanego stanowiska i powierzonych zadań. Obowiązek ten może być dodatkowo sformułowany w przekazanym pracownikowi na piśmie zakresie obowiązków. Informacje dotyczące płac mogą być również znane radom pracowniczym w zakładach pracy zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Jednak w uzasadnionych sytuacjach pracodawca ma prawo odmówić ich udostępnienia, jeśli mogłoby to doprowadzić do zakłóceń w prosperowaniu firmy czy też narazić ją na uszczerbek. W każdym przypadku udostępnienia informacji o wysokości wynagrodzeń pracowników, pracodawca ma obowiązek dołożenia wszelkich starań, aby informacje te były bezpieczne i aby liczba osób posiadających do nich dostęp była maksymalnie ograniczona.
Zakaz ujawniania wysokości wynagrodzenia przez pracownika >>
Jeżeli osoba mająca dostęp do danych o wynagrodzeniach pracowników ujawni informacje na ten temat, pracodawca będzie miał podstawę do rozwiązania z nią umowy o pracę z powodu naruszenia obowiązków pracowniczych, a także z powodu utraty zaufania do tego pracownika – stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 26 marca 1998 r. (sygn. akt I PKN 565/97, OSNAPiUS 1999/5/165).
Podstawa prawna:
- art. 11 i 100 Kodeksu pracy,
- art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego,
- art. 19 i 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
- ustawa z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).