Od kilku lat istnieje możliwość odzyskania z systemu komputerowego ZUS elektronicznej formy dokumentów ubezpieczeniowych złożonych lub przesłanych w przeszłości do ZUS. W takie dokumenty, odebrane z ZUS w formie tzw. plików KEDU, można w prosty sposób zasilić program Płatnik i wykorzystać je w dalszej pracy z programem.
W normalnych warunkach procedura ta dotyczy głównie płatników wezwanych do złożenia korekty dokumentów ubezpieczeniowych, którzy z jakichś przyczyn nie dysponują elektroniczną kopią tych dokumentów. Uzyskanie ich zdecydowanie ułatwia przygotowanie dokumentów korygujących w Płatniku i znacznie skraca potrzebny do tego czas.
W związku z sytuacją powodziową, która dotknęła wielu płatników składek, ZUS postanowił pomóc tym, którzy w powodzi stracili swoje komputery i przechowywane na nich dane. ZUS umożliwił poszkodowanym składanie wniosków o uzyskanie plików KEDU w specjalnym trybie. Zamiast zgłaszania się do jednostek ZUS z dokumentami rejestracyjnymi firmy, upoważnieniem i wypełnionym formularzem zamówienia wystarczy, że płatnik poszkodowany w powodzi zgłosi zapotrzebowanie na pliki KEDU dzwoniąc na infolinię programu Płatnik obsługiwaną przez ZUS (0-801-410-410). Infolinia jest czynna codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 15.00.
Korzyści
Płatnicy poszkodowani w powodzi są zwolnieni z formalności przy ubieganiu się w ZUS o pliki KEDU.
Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych >>
W rozmowie telefonicznej z operatorem infolinii ZUS płatnik musi podać dane identyfikacyjne firmy, poinformować o utracie danych w wyniku zaistniałej klęski żywiołowej, ustalić zakres dokumentów do odzyskania oraz zostawić swój numer telefonu kontaktowego.
Niestety, przekazanie plików KEDU nie jest możliwe „od ręki”, ponieważ proces wygenerowania ich z systemu trwa. Jednak ZUS zapewnia, że w tych szczególnych przypadkach dołoży wszelkich starań, aby czas oczekiwania na odtworzenie plików skrócić do absolutnego minimum. Procedura ułatwień wobec płatników poszkodowanych w powodzi nic jednak nie mówi na temat odpowiedzialności płatników za nieterminowe przekazanie dokumentów ubezpieczeniowych i opłacenie składek. W związku z tym ustawowe terminy obowiązują również płatników poszkodowanych w powodzi.
Po wygenerowaniu plików pracownik ZUS skontaktuje się telefonicznie z płatnikiem składek w celu uzgodnienia terminu odbioru nośnika z danymi (płyty CD). Po odbiór płatnik składek musi zgłosić się osobiście (legitymując się w placówce ZUS dowodem osobistym) lub przysyłając pełnomocnika (z pisemnym upoważnieniem płatnika do jego reprezentowania oraz z dowodem osobistym).
Otrzymane pliki KEDU należy zaimportować do programu Płatnik korzystając z poniższej instrukcji.
1. Zakładając, że osoba utraciła w powodzi wszystkie dane na twardym dysku swojego komputera, pierwszym krokiem będzie zainstalowanie na nowym twardym dysku programu Płatnik w aktualnej wersji, czyli 8.01.001. Plik instalacyjny jest dostępny na stronie www.platnik.info.pl oraz www.e-inspektorat.zus.pl.
2. Podczas instalacji należy założyć nową – pustą bazę danych i do rejestru płatników wprowadzić dane swojej firmy. Uwaga! Czynności te dotyczą wyłącznie osób, które utraciły całość swoich danych! Użytkownicy, którzy tylko uzupełniają brakujące dane w swojej bazie, nie instalują Płatnika od nowa i nie zakładają nowej bazy danych.
3. Włożyć płytę z plikami otrzymanymi z ZUS do napędu CD komputera.
4. Kliknąć menu Narzędzia-Zasilanie inicjalne.
5. W kroku drugim (rys. 1) można zostawić domyślnie zaznaczone pola, jeśli odzyskane pliki KEDU dotyczą tylko jednego płatnika. Jeśli naraz mają zostać wczytane pliki dla wielu płatników (np. w przypadku biura rachunkowego), należy zaznaczyć właściwą opcję. Następnie należy kliknąć Dalej.
Rys. 1. Zaznacz odpowiednie pola charakterystyczne dla żądanego procesu zasilania
6. Wybrać przycisk Przeglądaj, a następnie w oknie systemowym wskazać na płycie CD pliki, którymi ma zostać zasilony program.
7. Program Płatnik rozpocznie proces zasilania swojej bazy wskazanymi dokumentami (rys. 2).
Odnów certyfikat kwalifikowany przed utratą jego ważności >>
Rys. 2. Trwający proces zasilania bazy Płatnika wskazanymi dokumentami
8. Po zakończeniu procesu wczytywania dokumentów (w zależności od liczby i wielkości zaznaczonych plików może on potrwać dłuższy czas) można zapoznać się z raportem zawierającym szczegóły przeprowadzonej operacji.
Aby zakończyć proces, należy zaznaczyć opcję Uruchom optymalizację bazy i kliknąć Zakończ.
9. Baza danych zostanie zoptymalizowana i w widoku Zestawy wysłane zostaną zapisane wczytane zestawy dokumentów. Każdy z nich zostanie opatrzony statusem Historyczny i będzie traktowany przez program jako przekazany do ZUS z wykorzystaniem starszej wersji Płatnika.
Dokumenty, którymi zostanie zasilona baza, można w przyszłości wykorzystać do szybkiego utworzenia ewentualnych korekt czy do zwykłej comiesięcznej kontroli rozliczeń z ZUS.
Utrata danych i odbudowa bazy za pomocą zamawiania plików KEDU ma jeden minus. Wraz z zasilaniem Płatnika zestawami dokumentów nie dopisują się do bazy danych potwierdzenia ich przekazania. Nie będzie można więc sprawdzić w Płatniku, kiedy dokładnie przekazano dokumenty do ZUS.