Przyczyna wypowiedzenia – to okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę. Jest warunkiem koniecznym skuteczności wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Przepisy nakładają obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę wyłącznie w odniesieniu do umowy zawartej na czas nieokreślony lub w razie rozwiązania każdej umowy bez wypowiedzenia.
Podanie przyczyny ma umożliwić pracownikowi podjęcie próby obrony, tj. odwołania się do sądu. W toku postępowania pracodawca będzie musiał wykazać, że istniała właśnie ta przyczyna podana pracownikowi. Pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia także w sytuacji, gdy pracownikowi jest ona znana.
Kodeks pracy rozróżnia formalne wskazanie przyczyny wypowiedzenia od jej zasadności. Przepis art. 30 § 4 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek formalnego przytoczenia przyczyny rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę. Natomiast odrębną kwestią jest jej rzeczywiste występowanie i ocena, czy jest ona przyczyną zasadną. Przyczyna musi być konkretna, prawdziwa i rzeczywista.
Naruszenie art. 30 § 4 k.p. ma miejsce wówczas, gdy wskazana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia jest niedostatecznie konkretna, a przez to niezrozumiała dla pracownika. Konkretność wskazania przyczyny rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę. Do naruszenia przepisów dochodzi w przypadku braku wskazania przyczyny, ujęcia jej w sposób zbyt ogólnikowy, a także przez podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy o pracę, a więc wskazanie przyczyny „nierzeczywistej”. Podanie w oświadczeniu o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie lub wypowiedzenie. Kwestia dostatecznie konkretnego i zrozumiałego dla pracownika wskazania przyczyny jest okolicznością faktyczną podlegającą ustaleniu. W toku rozstrzygania sporu sąd bada, czy sformułowanie zawarte w oświadczeniu pracodawcy było dla pracownika dostatecznie zrozumiałe.
Jeżeli wskazana przyczyna jest pozorna, rozwiązanie lub wypowiedzenie jest bezzasadne, chyba że pracodawca wskazuje ponadto jakieś inne przyczyny usprawiedliwiające odmienne twierdzenie. Obowiązek wskazania pracownikowi w oświadczeniu pracodawcy przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę dotyczy również wypowiedzenia dokonanego na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych.
Przepisy prawa pracy nie zawierają katalogu przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę. Przykłady takich okoliczności zawiera jednak bardzo bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego:
- przyczyną, która uzasadnia wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę, jest negatywna ocena pracy. Pracodawca, który podaje powyższą przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, powołując się na znane pracownikowi negatywne wyniki kontroli, nie narusza art. 30 § 4 k.p.,
- nie spełnia wymagań określonych w przepisie pracodawca, który w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę stawia pracownikowi zarzut „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków”,
- pracodawca może wskazać kilka przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę, w tym przyczyny dotyczące pracownika i inne: niedotyczące pracownika lub dotyczące pracodawcy; wypowiedzenie jest uzasadnione, gdy choćby jedna ze wskazanych przyczyn była usprawiedliwiona,
- wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia umowy „braku dyscypliny pracy” nie narusza art. 30 § 4 k.p., jeżeli w okolicznościach sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w jego aktach osobowych.
W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę nie wystarczy również podanie jednej z przyczyn wymienionych w art. 52 k.p. Muszą być one doprecyzowane, np. przez wskazanie, na czym polegało ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Przyczyna wypowiedzenia musi być wskazana pisemnie, najpóźniej z chwilą złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Sprzeczne jest wskazanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę w piśmie doręczonym pracownikowi później niż złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy. Doręczenie pracownikowi wypowiedzenia za pomocą faksu stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p., ale jest skuteczne, powoduje rozpoczęcie biegu okresu wypowiedzenia.
Przyczyna nie może być uzupełniona po złożeniu oświadczenia o rozwiązaniu, w szczególności po wniesieniu przez pracownika powództwa do sądu pracy. Nie może również wykazać zasadności wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie innej przyczyny niż wskazana w wypowiedzeniu. Nie narusza przepisów wskazanie przez pracodawcę w oświadczeniu woli o wypowiedzeniu umowy o pracę błędnej podstawy prawnej odnoszącej się do przyczyny opisowo powołanej, rzeczywistej, konkretnej i uzasadniającej wypowiedzenie, o której pracownik wiedział.
Podanie przyczyny rozwiązania umowy o pracę dotyczy także pracownika rozwiązującego umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy oraz z powodu mobbingu.