W każdym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Jeżeli pracownik w danym roku nie wykorzysta wszystkich dni urlopu na żądanie, to pracodawca powinien traktować je jako zaległy urlop wypoczynkowy. Jednakże te dni urlopu może udzielić nawet do 31 grudnia następnego roku.
Zaległy urlop wypoczynkowy
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego w wymiarze zależnym od stażu pracy – 20 lub 26 dni.
Pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Jeżeli do 31 grudnia danego roku pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to od 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym. Takiego urlopu należy udzielić do 30 września tego roku. Nie ma przy tym znaczenia, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.
Zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Urlop na żądanie
Pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Jest to tzw. urlop na żądanie.
Urlop na żądanie udzielany jest z puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi. W konsekwencji pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie tylko wtedy, gdy nie wykorzystał jeszcze całego przysługującego w danym roku kalendarzowym limitu urlopu.
Pracownik do 30 września 2023 r. wykorzystał wszystkie należne mu dni urlopu wypoczynkowego. W grudniu zaszła pilna konieczność skorzystania z 1 dnia urlopu. Z tego powodu pracownik złożył pracodawcy wniosek o udzielenie mu 1 dnia urlopu na żądanie. Pracodawca nie zgodził się na udzielenie tego urlopu motywując odmowę wykorzystaniem przez pracownika wszystkich należnych mu dni urlopu wypoczynkowego. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe, ponieważ urlop na żądanie udzielany jest z puli dni urlopu wypoczynkowego przysługującej pracownikowi.
Zaległy urlop na żądanie
Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września następnego roku nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do urlopu na żądanie przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku nie przechodzi na rok następny.
Zatem w sytuacji, gdy pracownik nie skorzystał z urlopu na żądanie albo wykorzystał mniej niż 4 dni takiego urlopu, nie powoduje to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w kolejnym roku. Niewykorzystane dni urlopu na żądanie stają się częścią zaległego urlopu wypoczynkowego.
Pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W 2022 r. wykorzystał on 22 dni urlopu, w tym 2 dni urlopu na żądanie. W 2023 r. niewykorzystane dni urlopu zwiększyły pulę dni urlopu wypoczynkowego pracownika. W konsekwencji miał on prawo do 30 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Niewykorzystane w 2022 r. 2 dni urlopu na żądanie nie zwiększyły ilości dni urlopu na żądanie w 2023 r.
Załóżmy, że w 2023 r. pracownik wykorzystał 16 z 20 dni urlopu wypoczynkowego, ale ani razu nie skorzystał z dni urlopu na żądanie. Z tego powodu 4 dni urlopu na żądanie przeszły na 2024 r. jako 4 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Ponadto w 2024 r. pracownik nabędzie prawo do 20 dni bieżącego urlopu, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Oznacza to, że w 2024 r. pracownikowi będzie przysługiwać łącznie 24 dni urlopu wypoczynkowego.
Inaczej niż w przypadku zwykłego urlopu, niewykorzystana część urlopu na żądanie nie jest objęta obowiązkiem udzielenia jej pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, o czym stanowi art. 168 Kodeksu pracy. W związku z tym inny jest termin wykorzystania tej części urlopu. Tak więc dni zaległego urlopu za żądanie z roku poprzedniego można wykorzystywać w dowolnym terminie, także po 30 września. Zatem zgodne z prawem będzie np. wpisanie przez pracownika w planie urlopów dowolnego terminu ich wykorzystania, nawet pod koniec grudnia. Taką właśnie interpretację prezentuje pismo Departamentu Prawnego Państwowej Inspekcji Pracy 7 kwietnia 2008 r. (sygn. GPP-110-4560-170/08/PE).
Niewykorzystane dni zaległego urlopu na żądanie można wykorzystać jako zaległy urlop wypoczynkowy po 30 września następnego roku kalendarzowego.
W 2022 r. pracownik nie wykorzystał 6 dni urlopu, w tym 2 dni urlopu na żądanie. W konsekwencji w 2023 r. przysługuje mu 6 dni urlopu zaległego. Pracownik 4 dni musiał wykorzystać do 30 września 2023 r. Pozostałe 2 dni urlopu zaległego są niewykorzystanym w 2022 r. urlopem na żądanie. W związku z tym pracodawca może udzielić pracownikowi 2 dni urlopu wypoczynkowego do 31 grudnia 2023 r.
Podstawa prawna:
art. 152, art. 1672, art. 1673, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)