Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się nimi.
Odzież i obuwie robocze
Jednym ze środków zabezpieczających są odzież i obuwie robocze. Pracodawca musi je udostępnić pracownikowi w dwóch wypadkach: jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu i ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy.
Pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo pracownika, dlatego też nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.
Ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej
Pranie i konserwacja
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Ustawodawca przewidział w tym zakresie wyjątek. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, były przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym.
Zakazane jest powierzanie pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania takich przedmiotów.
Ekwiwalent za pranie odzieży dla pracownika socjalnego
Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej należy wypłacać w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Pracownicy nie mają obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki.
Polecamy: PIT-y 2015 (książka + CD)
Takie świadczenie przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom jest zwolnione z podatku dochodowego i składek. Ekwiwalent można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.
Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.
Przesłanką zwolnienia ekwiwalentu z podatku dochodowego jest zatem to, aby przysługiwał on na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a zasady jego przyznawania wynikały z odrębnych ustaw
lub przepisów wykonawczych. Ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej spełniają te warunki, są bowiem przyzwane na podstawie odrębnych przepisów działu dziesiątego k.p. „Bezpieczeństwo i higiena pracy”.
Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość. Nie może on jednak istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.).
Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, należy oszacować jej aktualną cenę na podstawie cen rynkowych.
Nie ma przeszkód, aby pracownikowi, który wcześniej zakupił taką odzież lub obuwie i posiada dokument potwierdzający wysokość dokonanego przez niego wydatku, wypłacić ekwiwalent w udokumentowanej wysokości.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej przyznany w pełnej wysokości pracownikowi, który był nieobecny w pracy przez cały miesiąc, nie jest zwolniony ze składek i z podatku.