Mogą Państwo nie wypłacać ryczałtu za nocleg delegowanym pracownikom, jeżeli przyczepa kempingowa będzie wyposażona w zaplecze higieniczno-sanitarne, a ponadto zostanie w niej zapewniona odpowiednia temperatura, która będzie gwarantować pracownikom właściwy wypoczynek w nocy.
Pracodawcy z sektora prywatnego, wysyłając pracowników w delegację na terenie kraju, uregulowania dotyczące przysługujących z tego tytułu należności mogą zawrzeć w:
- układzie zbiorowym,
- regulaminie wynagradzania albo
- umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.
Firmy mają również możliwość wypłacania należności z tytułu podróży służbowych na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej według rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej rozporządzenie o delegacjach krajowych). Z przepisów tego rozporządzenia korzystają pracodawcy, którzy w przepisach wewnątrzzakładowych nie uregulowali zasad przyznawania należności za podróże służbowe (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).
Powyższe rozporządzenie przewiduje, że pracownikowi delegowanemu w obrębie kraju poza stałe miejsce pracy, poza dietą, przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów, m.in. z tytułu:
- przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
- noclegów (w wysokości kosztów stwierdzonych rachunkiem albo w formie ryczałtu).
Pracownik wysłany w krajową podróż służbową ma prawo do ryczałtu za nocleg w sytuacji, gdy:
- nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu,
- nie przedstawi w zakładzie rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie,
- nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00.
Zwrot kosztów noclegu (także w formie ryczałtu) przy delegacjach na terenie kraju nie przysługuje za czas przejazdu do i z miejsca delegowania oraz wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o delegacjach krajowych).
Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez pojęcie „zapewnienie pracownikowi bezpłatnego noclegu w czasie podróży służbowej”. Wśród ekspertów prawa pracy panuje pogląd, zgodnie z którym nie wystarczy udostępnić pracownikowi miejsca do spania, aby nie trzeba było wypłacać mu należności za nocleg. Przykładowo, umożliwienie snu w kabinie pojazdu samochodowego wyposażonej wyłącznie w leżankę nie pozbawia delegowanego pracownika prawa do ryczałtu za nocleg (wyroki Sądu Najwyższego: z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06, Pr. Pracy 2007/6/29, z 19 marca 2008 r. I PK 230/07, OSNP 2009/13–14/176 z 1 kwietnia 2011 r. II PK 234/10, OSNP 2012/9–10/119).
Aby uznać, że pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg, a tym samym zwolnił się z konieczności wypłacania ryczałtu za nocleg, miejsce, w którym ma spać pracownik:
- musi być wyposażone w podstawowe urządzenia higieniczno-sanitarne (np. toaletę i umywalkę) oraz
- musi mieć odpowiednią temperaturę gwarantującą pracownikowi odpowiedni wypoczynek w nocy, zapewniający regenerację sił fizycznych i psychicznych po dniu pracy.
WAŻNE!
Ryczałt za nocleg nie przysługuje pracownikowi, któremu pracodawca zagwarantował możliwość snu przez co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 a 7.00 w miejscu, którego wyposażenie pozwala pracownikowi na regenerację sił po pracy.
Jeśli przyczepa kempingowa, w której będą spali delegowani pracownicy, poza łóżkiem, posiada m.in. toaletę z umywalką oraz odpowiednie ogrzewanie, wówczas nie będą Państwo zobowiązani do wypłaty ryczałtu za nocleg.
Podstawa prawna:
- § 3, § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- art. 775, art. 233 Kodeksu pracy.