Nocleg w przyczepie kempingowej - czy należy się ryczałt

Mogą Państwo nie wypłacać ryczałtu za nocleg delegowanym pracownikom, jeżeli przyczepa kempingowa będzie wyposażona w zaplecze higieniczno-sanitarne, a ponadto zostanie w niej zapewniona odpowiednia temperatura, która będzie gwarantować pracownikom właściwy wypoczynek w nocy.

Pracodawcy z sektora prywatnego, wysyłając pracowników w delegację na terenie kraju, uregulowania dotyczące przysługujących z tego tytułu należności mogą zawrzeć w:

• układzie zbiorowym,
• regulaminie wynagradzania albo
• umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.

Firmy mają również możliwość wypłacania należności z tytułu podróży służbowych na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej według rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej rozporządzenie o delegacjach krajowych). Z przepisów tego rozporządzenia korzystają pracodawcy, którzy w przepisach wewnątrzzakładowych nie uregulowali zasad przyznawania należności za podróże służbowe (art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy).

Powyższe rozporządzenie przewiduje, że pracownikowi delegowanemu w obrębie kraju poza stałe miejsce pracy, poza dietą, przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów, m.in. z tytułu:

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
• noclegów (w wysokości kosztów stwierdzonych rachunkiem albo w formie ryczałtu).

Pracownik wysłany w krajową podróż służbową ma prawo do ryczałtu za nocleg w sytuacji, gdy:

• nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu,
• nie przedstawi w zakładzie rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie,
• nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00.

Zwrot kosztów noclegu (także w formie ryczałtu) przy delegacjach na terenie kraju nie przysługuje za czas przejazdu do i z miejsca delegowania oraz wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o delegacjach krajowych).

Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez pojęcie „zapewnienie pracownikowi bezpłatnego noclegu w czasie podróży służbowej”. Wśród ekspertów prawa pracy panuje pogląd, zgodnie z którym nie wystarczy udostępnić pracownikowi miejsca do spania, aby nie trzeba było wypłacać mu należności za nocleg. Przykładowo, umożliwienie snu w kabinie pojazdu samochodowego wyposażonej wyłącznie w leżankę nie pozbawia delegowanego pracownika prawa do ryczałtu za nocleg (wyroki Sądu Najwyższego: z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06, Pr. Pracy 2007/6/29, z 19 marca 2008 r. I PK 230/07, OSNP 2009/13–14/176 z 1 kwietnia 2011 r. II PK 234/10, OSNP 2012/9–10/119).

Aby uznać, że pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg, a tym samym zwolnił się z konieczności wypłacania ryczałtu za nocleg, miejsce, w którym ma spać pracownik:

• musi być wyposażone w podstawowe urządzenia higieniczno-sanitarne (np. toaletę i umywalkę) oraz
• musi mieć odpowiednią temperaturę gwarantującą pracownikowi odpowiedni wypoczynek w nocy, zapewniający regenerację sił fizycznych i psychicznych po dniu pracy.

WAŻNE!

Ryczałt za nocleg nie przysługuje pracownikowi, któremu pracodawca zagwarantował możliwość snu przez co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 a 7.00 w miejscu, którego wyposażenie pozwala pracownikowi na regenerację sił po pracy.

Jeśli przyczepa kempingowa, w której będą spali delegowani pracownicy, poza łóżkiem, posiada m.in. toaletę z umywalką oraz odpowiednie ogrzewanie, wówczas nie będą Państwo zobowiązani do wypłaty ryczałtu za nocleg.

Podstawa prawna:

• § 3, § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• art. 77⁵, art. 233 Kodeksu pracy.