Jak należy ustalać wynagrodzenie za pracę w nocy

Organizacja czasu pracy może przewidywać pracę w porze nocnej. W takim przypadku pracownikowi przysługuje za taką pracę dodatkowe wynagrodzenie.

Pora nocna w przepisach wewnętrznych

Porę nocną, która obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00, pracodawca powinien wskazać w:

• regulaminie pracy - który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Dotyczy to pracodawców zobligowanych do tworzenia tego aktu (zatrudniających co najmniej 50 pracowników) lub pracodawców posiadających taki regulamin mimo mniejszej liczby pracowników;
• pisemnej informacji dla pracownika - wydawanej przez pracodawców nieposiadających regulaminu pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy. Czas pracy takich osób nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonują prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, co jednak nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy biorących udział w akcjach ratowniczych lub usuwaniu awarii (art. 151⁷ Kodeksu pracy).

Dodatek za każdą godzinę pracy w nocy

Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej odnotowuje się w ewidencji czasu pracy stanowiącej część dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy w ramach dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika.

Za każdą godzinę nocną dodatek wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w danym roku kalendarzowym (art. 151⁸ Kodeksu pracy). Ze względu na to, że poszczególne miesiące różnią się nominałem czasu pracy, dodatek również przysługuje w zróżnicowanej wysokości. Stawkę godzinową uzyskuje się bowiem dzieląc kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Uzyskana w ten sposób kwota dodatku obowiązuje zarówno pracowników pełno-, jak i niepełnoetatowych.

W 2019 r. 20% stawka godzinowa dodatku waha się pomiędzy 2,45 zł a 2,96 zł.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Tabela 1. Stawki dodatku za pracę w porze nocnej w 2019 r.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w systemie pracy zmianowej, w czerwcu 2019 r. przepracował w porze nocnej łącznie 38 godzin. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 4000 zł, za czerwiec przysługuje mu dodatek w wysokości 112,48 zł (2,96 zł x 38 godz.). Łączny przychód za czerwiec to 4112,48 zł.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może ustalić dodatek na poziomie wyższym niż ustawowy. Kodeks pracy określa minimalną, gwarantowaną jego wysokość. Natomiast nie ma przeszkód, by dany pracodawca podwyższył ten dodatkowy składnik np. do 30% czy 50% stawki godzinowej wynikającej z minimalnej płacy lub jako podstawę obliczenia 20% dodatku przyjął wynagrodzenie zasadnicze pracownika (oczywiście wyższe niż minimalne).

PRZYKŁAD

Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 4000 zł. Pracodawca ustanowił dodatek za pracę w nocy na poziomie wyższym niż ustawowy - podstawą obliczenia 20% dodatku jest wynagrodzenie zasadnicze pracownika. Dodatek za jedną godzinę nocną w czerwcu 2019 r. wynosi 5,26 zł:

4000 zł : 152 godz. = 26,32 zł × 20% = 5,26 zł.

Takie postępowanie jest prawidłowe.

Praca w nocy a praca w nadgodzinach

Praca w porze nocnej może wystąpić nie tylko wówczas, gdy wynika to ze specyfiki stanowiska pracy i rozkładu czasu pracy pracownika, ale także ze szczególnych, doraźnych potrzeb pracodawcy, np. przeprowadzenie remanentu, przyjęcie dostawy towarów, usunięcie awarii itp. Wówczas może dojść do przekroczenia normy dobowej, więc pracy nadliczbowej przypadającej w porze nocnej.

W powyższej sytuacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie z obu tytułów, czyli zarówno dodatek za każdą godzinę przepracowaną w porze nocnej, jak i odpowiednia rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych - normalne wynagrodzenie i albo dodatek pieniężny (w wysokości 100%, gdy była pora nocna), albo udzielenie czasu wolnego.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na stanowisku magazyniera, w czerwcu 2019 r. przepracował łącznie 160 godzin zamiast 152, czyli o 8 godzin więcej. Wynikały one z przekroczenia normy dobowej, z czego 5 godzin przypadło w porze nocnej (raz od 21.00 do 23.00 i drugi raz od 21.00 do 00.00). Za 5 godzin pracownikowi przysługuje dodatek nocny, tj. 14,80 zł (5 godz. × 2,96 zł), a za 8 godzin - normalne wynagrodzenie oraz dodatek:

1) za 3 godziny - w wysokości 50%

2) za 5 godzin - w wysokości 100%.

Ryczałt zamiast dodatku nocnego

Zamiast obliczania dodatków za każdą godzinę pracy nocnej dopuszczalne jest ustalenie należności z tego tytułu w formie ryczałtu, czyli pewnej stałej miesięcznej kwoty. Jednak nie jest to rozwiązanie możliwe do zastosowania u każdego pracownika. Kodeks pracy ogranicza rozliczanie ryczałtowe jedynie do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy (art. 151⁸ § 2 Kodeksu pracy). Tylko wtedy dodatek w ujęciu godzinowym, za faktycznie przepracowany czas w porze snu, może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Zatem, po pierwsze, ryczałt można wprowadzić jedynie pracownikom stale wykonującym pracę poza zakładem pracy, kiedy skrupulatne zapisywanie poszczególnych godzin jest wysoce utrudnione lub wręcz niemożliwe. Przykładowo, dotyczy to kierowców, przedstawicieli handlowych, dozorców, serwisantów. Określenie "stale poza zakładem pracy" nie oznacza wykonywania pracy "bez przerwy" bądź "wyłącznie" w innym miejscu. Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy poza zakładem (wyrok SN z 13 listopada 2009 r., III PK 44/09). Część pobocznych obowiązków może być więc realizowana w firmie. Chodzi więc o to, by pracownik regularnie swoje kluczowe zadania pełnił poza nią.

Po drugie, w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Nie oznacza to, że pracodawca w ogóle jest zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy dla takiego pracownika. Ewidencja przybiera tu formę uproszczoną, co oznacza odnotowywanie dni pracy oraz dni wolnych, urlopów czy niezdolności do pracy.

Kwotę ryczałtu ustala się uwzględniając prognozowany wymiar godzin przypadających w porze nocnej, a więc przybliżoną liczbę godzin. Można to zrobić:

Krok 1. Analizując poprzedni okres pracy, np. półroczny, roczny, tzn. obliczyć, ile wynosiła praca w godzinach nocnych.

Krok 2. Uśredniając dane co do wymiaru tych godzin, i na tej podstawie wyznaczyć wysokość ryczałtu.

Jeżeli ryczałt został z góry ustalony w określonej wysokości, czyli takiej, która pokrywa w danym okresie rozliczeniowym należności związane z porą nocną, to nawet w razie faktycznego niewypracowania tych godzin pracownik zachowuje prawo do pełnego ryczałtu. Ryczałt jest bowiem miesięcznym składnikiem stałym i jedynie w razie wypracowania znacząco większej liczby godzin nocnych, których ryczałt nie pokrywa, trzeba wypłacić wyrównanie. Dlatego o ile to możliwe, pracodawca powinien przynajmniej monitorować, czy kwota ryczałtu obejmuje przyjęty wymiar czasu pracy w porze nocnej.

Należy zatem pamiętać, że:

• wysokość́ ryczałtu nie może odbiegać́ na niekorzyść́ w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nocnych ustalonego według zasady, że pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• jeżeli pracownik w określonym czasie wykonywał pracę w godzinach nocnych, za którą̨ przysługuje wynagrodzenie w kwocie wyższej niż̇ uzgodniony między stronami ryczałt, to należy mu się̨ wynagrodzenie w części przewyższającej ryczałt.

PRZYKŁAD

Na podstawie danych z poprzednich 6 miesięcy zatrudnienia pracownika pracodawca ustalił, że przez 1/3 swojego średniego wymiaru czasu pracy, tj. 56 godzin, wykonywał on pracę w porze nocnej. W celu ustalenia ryczałtu należy:

Krok 1. Obliczyć średni miesięczny wymiar czasu pracy w 2019 r.:

2008 godzin : 12 miesięcy = 167 godz.

Krok 2. Ustalić 20% stawkę godzinową z wynagrodzenia minimalnego:

2250 zł : 167 godz. = 13,47 zł × 20% = 2,69 zł

Krok 3. Ustalić wysokość ryczałtu:

2,69 zł × 56 godz. = 150,64 zł; w zaokrągleniu 151 zł.

Rekompensata za pracę w nocy a minimalne wynagrodzenie

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny do wynagrodzeń osobowych. Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika nie uwzględnia się jednak - oprócz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych - również wynagrodzenia za pracę w porze nocnej zarówno w postaci dodatku, jak i ryczałtu. Skoro bowiem dodatek może być zastąpiony ryczałtem, to również taka forma wynagrodzenia nie może wchodzić do wynagrodzenia dla potrzeb porównania go z minimalnym.

PRZYKŁAD

Wynagrodzenie pracownika składa się z płacy zasadniczej 2100 zł, ryczałtu za pracę w porze nocnej 151 zł oraz miesięcznej premii w wysokości od 5% do 30% wynagrodzenia. Do wynagrodzenia pracownika przyjmuje się premię oraz zasadnicze, przy czym jeżeli w danym miesiącu premia wyniosłaby np. tylko 5%, oba składniki nie dałyby pracownikowi minimalnego wynagrodzenia:

2100 zł + 105 zł = 2205 zł; 2205 zł < 2250 zł.

Pracownikowi przysługiwałoby wówczas wyrównanie do płacy minimalnej, gdyż ryczałt za pracę w nocy nie podlega tu sumowaniu.

Podstawa wymiaru zasiłków i wynagrodzenia/ekwiwalentu urlopowego

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Sposób postępowania z wynagrodzeniem za pracę w nocy w kontekście wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu zależy od tego, do jakiego rodzaju składników to wynagrodzenie jest zaliczane. Dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nocy można bowiem sklasyfikować albo do składników zmiennych, albo stałych. Do tych pierwszych przyporządkowuje się dodatek, a do drugich - ryczałt. Dodatek jest zmiennym składnikiem przysługującym za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, który wchodzi do tzw. podstawy urlopowej.

Natomiast ryczałt jako stały składnik miesięczny za miesiąc z urlopem powinien być wypłacany w całości tak jak inne składniki wynagrodzenia, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Należy też przyjąć go przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.

Zarówno dodatek za pracę w porze nocnej (w kwocie faktycznej) jak i ryczałt zmniejszany proporcjonalnie za okresy niezdolności do pracy wchodzą do podstawy wymiaru zasiłków. Podlegają one bowiem oskładkowaniu i nie są wypłacane za okresy pobierania świadczeń zasiłkowych. Dodatek jako składnik zmienny za okres miesięczny podlega ujęciu w wysokości faktycznie wypłaconej (bez uzupełniania), a ryczałt jest traktowany jak składnik w stałej miesięcznej wysokości.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 29 § 1, 3, art. 104¹ § 1, art. 151¹ § 4, art. 151⁸, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730),

art. 6 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177),

art. 36 ust. 1, art. 41 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645),

§ 4b, § 11, § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927),

§ 7, § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353).