Zwrot kosztów przejazdu pojazdem prywatnym w celach służbowych (tzw. kilometrówka) jest dokonywany na podstawie liczby przejechanych kilometrów. Może dotyczyć zarówno jazd miejscowych, jak i podróży służbowej. Stawki za kilometr są określone w rozporządzeniu.
Faktyczny przebieg pojazdu ustalany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu po przemnożeniu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Wyznacza limit wydatków z tytułu używania samochodu, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Stawki
Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż określona w przepisach dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Od 14 listopada 2007 r. wynosi ona:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
- dla motocykla - 0,2302 zł,
- dla motoroweru - 0,1382 zł.
Rekomendowany produkt: Praktyczne aspekty prawa pracy (PDF)
Podatek dochodowy
Limit kilometrówki ma zastosowanie do wydatków:
- ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) oraz w jazdach lokalnych,
- zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na potrzeby działalności gospodarczej podatnika.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jest zwolniony z podatku. Zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw, i jest ograniczone do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (zwolnienie dotyczy np. pracowników Poczty Polskiej).
Dla pozostałych pracowników kwoty wypłacone tytułem zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów w jazdach lokalnych stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. W przypadku zwrotu kosztów podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) pracownika na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych w tej sprawie, tj. w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, otrzymane przez pracownika kwoty korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 16 updof jako inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Patrz: ewidencja
Ubezpieczenia
Warunkiem zwolnienia kilometrówki ze składek jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższe zasady mają odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia.
Zadaj pytanie na FORUM