Kodeks pracy wskazuje, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy niebędącego państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 k.p.).
A zatem decydujące znaczenie mają w tym przypadku regulacje zawarte we wskazanych aktach. Jeżeli ustalono w nich, że pracodawca zwraca pracownikowi koszty poniesione na zakup paliwa w związku z odbywaną podróżą służbową i określono maksymalną wysokość, jaka podlega zwrotowi lub sposób jej ustalania, pracodawca, rozliczając się z pracownikiem, dokonuje określonej „refundacji”.
Jeżeli natomiast nie określono ani maksymalnej wysokości zwrotu, ani sposobu jej ustalania, a wskazano wyłącznie, że zwrot następuje na podstawie przedłożonych faktur, to pracodawca ma prawo kwestionowania wysokości kosztów poniesionych na paliwo lub liczby przejechanych kilometrów, jeżeli w ewidentny sposób są one zawyżone (np. powszechnie przyjmuje się, że na danej trasie przy uśrednionym zużyciu paliwa samochód osobowy powinien spalić nie więcej niż określoną ilość litrów benzyny).
Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów związanych z zakupem paliwa w sytuacji, gdy akty wewnątrzzakładowe ani umowa nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 775 § 5 k.p., pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) lub poza granicami (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Zgodnie z § 4 ust. 1 w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zgodnie z § 2 koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
l dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
l dla motocykla - 0,2302 zł,
l dla motoroweru - 0,1382 zł.
Odpowiedziała dr Ewa Wronikowska