Pracodawcy, którzy w 2023 r. mają obowiązek utworzenia zfśs, powinni przekazać najpóźniej 30 września 2023 r. na rachunek funduszu pozostałą część odpisu podstawowego i ewentualne odpisy zwiększające. Podmioty, które ze względu na stan zatrudnienia niższy niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zdecydowały o utworzeniu funduszu, środki na jego działalność mogą przekazać w innym dowolnie ustalonym terminie i na dowolny rachunek.
- Maksymalna podstawa odpisu na zfśs w 2023 r.
- Pracodawcy zobowiązani do utworzenia zfśs
- Wysokość wpłaty na fundusz
Maksymalna podstawa odpisu na zfśs w 2023 r.
W 2023 r. maksymalna podstawa odpisu na zfśs przyjmuje dwie wysokości - do 30 czerwca wynosi 4434,58 zł, a od 1 lipca 2023 r. - 5104,90 zł.
Do utworzenia zfśs są zobowiązane wybrane podmioty. Znaczenie dla tego obowiązku ma posiadanie statusu podmiotu ze sfery publicznej, a w przypadku podmiotów prywatnych - zasadniczo liczba zatrudnionych pracowników.
Pracodawcy zobowiązani do utworzenia zfśs
Podmioty zobowiązane do posiadania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w 2023 r., tj.:
- jednostki budżetowe bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników,
- pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający przynajmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy - na wniosek organizacji związkowej,
przekazują odpisy na działalność funduszu co do zasady w dwóch ratach i terminach:
- do 31 maja - co najmniej 75% odpisów podstawowych,
- do 30 września - pozostałą część odpisów podstawowych i tzw. odpisy zwiększające (np. na emerytów i rencistów - byłych pracowników, pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym).
Środki na zfśs pracodawca może przekazać na rachunek funduszu w jednej wpłacie (przelewie). Zasilenie rachunku zfśs po wyznaczonym terminie, np. po 30 września, nie powoduje powstania po stronie pracodawcy zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu (wyrok SN z 11 kwietnia 2012 r., III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54).
Wysokość wpłaty na fundusz
Wysokość wpłaty na fundusz ustala się na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy. Należy w niej uwzględnić wyłącznie pracowników (zatrudnionych w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy), pomijając osoby wykonujące pracę na innej podstawie, np. zleceniobiorców czy współpracujące osoby samozatrudnione.
Przeciętny planowany stan zatrudnienia w danym roku wymaga skorygowania do rzeczywistego stanu przeciętnej liczby zatrudnionych, a to oznacza jednoczesne skorygowanie dokonywanych wpłat na fundusz. Pracodawca ma możliwość bieżącej korekty stanu zatrudnienia, np. podczas dokonywania przelewu kolejnych rat.
W 2023 r. odpisu na zfśs (zarówno podstawowego, jak i fakultatywnego) dokonuje się od podstawy wymiaru, którą stanowi:
- przeciętne miesięczne wynagrodzenie w drugim półroczu 2019 r., tj. 4434,58 zł - w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.,
- przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., tj. 5104,90 zł - w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.
Tabela. Wysokość odpisu podstawowego i odpisów dodatkowych (nieobowiązkowych) na zfśs w 2023 r.
| Osoba, na którą jest dokonywany odpis | Wysokość odpisu podstawowego w 2023 r.: | |
do 30 czerwca | od 1 lipca | |
na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%) | 1662,97 zł | 1914,34 zł |
na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%) | 2217,29 zł | 2552,45 zł |
na jednego pracownika młodocianego: | ||
w pierwszym roku nauki (5%) w drugim roku nauki (6%) w trzecim roku nauki (7%) | 221,73 zł 266,07 zł 310,42 zł | 255,25 zł 306,29 zł 357,34 zł |
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie | Zwiększenie odpisu podstawowego | |
na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczący lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 277,16 zł | 319,06 zł |
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie | Zwiększenie funduszu | |
na każdego uprawnionego do opieki socjalnej emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną, fundusz może być zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 277,16 zł | 319,06 zł |
na każdą zatrudnioną osobę fundusz można zwiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tych zwiększeń na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę | 332,59 zł | 382,87 zł |
Ustalając wysokość odpisu do 30 czerwca 2023 r. i od 1 lipca 2023 r., przy uwzględnieniu różnych kwot bazowych, za właściwe należy uznać przyjęcie okresu rocznego, za który dokonywany jest odpis, i liczby miesięcy obowiązywania każdej z ww. kwot.
Spółka z o.o. dokonuje odpisu na zfśs od ustawowej (maksymalnej) podstawy wymiaru. Na 1 stycznia 2023 r. zaplanowała zatrudnienie na poziomie 55 etatów (praca w zwykłych warunkach). Nie dokonuje odpisów zwiększających. 31 maja 2023 r. wpłaciła na rachunek funduszu 75% kwoty rocznej, która została obliczona następująco:
- 55 etatów x 1662,97 zł = 91 463,35 zł (odpis roczny),
- 91 463,35 zł x 75% = 68 597,51 zł.
W związku ze zmianą wysokości kwoty bazowej od 1 lipca 2023 r. wysokość odpisu za okres 6 miesięcy poprzedzających zmianę, tj. od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r., pracodawca ustalił proporcjonalnie do tych miesięcy:
- 91 463,35 zł : 12 miesięcy x 6 miesięcy = 45 731,67 zł (odpis za 6 miesięcy).
Odpis za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. pracodawca ustalił w ten sam sposób, biorąc pod uwagę 6 miesięcy obowiązywania nowej kwoty bazowej:
- 55 etatów x 1914,34 zł = 105 288,70 zł (odpis roczny),
- 105 288,70 zł : 12 miesięcy x 6 miesięcy = 52 644,35 zł (odpis za 6 miesięcy).
Łączny odpis na zfśs za 2023 r. powinien wynieść 98 376,02 zł (45 731,67 zł + 52 644,35 zł). Do 30 września 2023 r. pracodawca powinien uzupełnić rachunek funduszu wpłatą w wysokości 29 778,51 zł (98 376,02 zł - 68 597,51 zł).
Należy też zwrócić uwagę, że podmioty niezobowiązane do tworzenia zfśs, lecz wypłacające świadczenia urlopowe w maksymalnej wysokości z ustawy o zfśs, pracownikom korzystającym z urlopu od 1 lipca 2023 r. lub później powinny wypłacać wskazane świadczenia ustalone od podstawy w wysokości obowiązującej od tej daty.
- art. 3 ust. 1, ust. 1c, ust. 3, ust. 5, art. 4, art. 5l, art. 6, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1586
- art. 3, art. 12 ustawy z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2023 r. poz. 1586
- § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Dz.U. Nr 43, poz. 349
- obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2020 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2019 r. i w drugim półroczu 2019 r. - M.P. z 2020 r. poz. 195
- obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2022 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2021 r. i w drugim półroczu 2021 r. - M.P. z 2022 r. poz. 266
POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:
- wyrok SN z 11 kwietnia 2012 r. (III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54)
Bożena Goliszewska-Chojdak
prawnik, ekonomista, specjalista i praktyk z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń