Jak prawidłowo udostępniać pracownikowi dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie

Nie mogą Państwo ujawniać pracownikowi informacji dotyczących wynagrodzenia jego współpracowników nawet wtedy, gdyby miało to służyć ustaleniu prawidłowości naliczenia jego wynagrodzenia. Pracownik ma natomiast prawo żądać możliwości wglądu do dokumentów, na podstawie których wypłacono jego wynagrodzenie.

UZASADNIENIE

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazywania pracownikom co miesiąc informacji o wysokości wypłaconego im wynagrodzenia, w tym wysokości dokonywanych potrąceń. Stosowana w wielu firmach praktyka przekazywania tzw. pasków wynagrodzeń ma charakter dobrowolny i pracownicy nie mogą zmusić pracodawcy do jej wprowadzenia.

Pracodawca jako płatnik składek ma natomiast obowiązek przekazywania pracownikom raportów miesięcznych zawierających informacje o wysokości podstawy wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wysokości tych składek, a także o kwotach wypłaconych zasiłków (na druku ZUS RMUA lub w formie innej informacji zawierającej dane z raportów ubezpieczeniowych). Pracownik, dla którego taka informacja jest niewystarczająca, ma prawo żądać od pracodawcy udostępnienia dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie.

Podstawowymi dokumentami źródłowymi, służącymi do ustalenia wysokości wynagrodzenia pracownika, są umowa o pracę oraz przepisy zakładowego prawa pracy. Dlatego pracodawca na każde żądanie pracownika powinien udostępnić mu układ zbiorowy pracy, a w razie jego braku – regulamin pracy lub inny dokument wewnętrzny obowiązujący u pracodawcy. Ma również obowiązek wyjaśnić pracownikowi treść tych dokumentów.

Na żądanie pracownika pracodawca musi ponadto udostępnić mu imienne karty wynagrodzeń oraz ewidencję czasu pracy. Imienna karta wynagrodzeń wskazuje na rodzaje i wysokość składników, z jakich składa się wynagrodzenie pracownika, a także na wysokość dokonanych z niego potrąceń (zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych). Wynikająca natomiast z karty ewidencji czasu pracy liczba godzin przepracowanych przez pracownika umożliwia sprawdzenie prawidłowości obliczenia przez pracodawcę jego wynagrodzenia.

WAŻNE!

W celu uniknięcia sporów z pracownikiem pracodawca może zastosować praktykę okresowego potwierdzania przez pracownika zgodności zapisów ewidencji czasu pracy ze stanem rzeczywistym.

Przepisy Kodeksu pracy przyznają pracownikowi prawo wglądu do dokumentów płacowych na jego żądanie. Takie żądanie pracownik może wyrazić zarówno na piśmie, jak również w formie ustnej. Nie ma przeszkód, aby prawo żądania udostępnienia dokumentów płacowych pracodawca zrealizował przez przekazanie pracownikowi kserokopii lub wydruku komputerowego tych dokumentów i jednoczesne umożliwienie mu porównania ich z oryginałem. Należy jednak pamiętać, aby takie dokumenty dotyczyły tylko konkretnego pracownika.

Gdy pracodawca prowadzi zbiorczo dokumenty płacowe, których udostępnienia żąda pracownik (np. listy płac), może pojawić się problem z ich udostępnieniem. Pracodawca bezwzględnie nie ma bowiem prawa udostępniać pracownikowi informacji o wynagrodzeniu innych pracowników. Za niedopuszczalne należy więc uznać udostępnienie pracownikowi (nawet do wglądu) zbiorczej listy płac.

Jeśli pracownik chciałby zapoznać się z taką listą w części dotyczącej jego wynagrodzenia, pracodawca mógłby przedstawić mu ją jedynie w taki sposób, aby dane dotyczące innych pracowników były niewidoczne. Kopia lub wydruk tego dokumentu mogłyby zostać przekazane pracownikowi dopiero po usunięciu danych dotyczących wszystkich pozostałych pracowników.

WAŻNE!

Pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą i karną za złamanie zasad dotyczących ochrony tajemnicy wynagrodzenia pracowników.

Pracodawca ma również obowiązek udzielania pracownikom informacji do celów emerytalno-rentowych. Dotyczy to też byłych pracowników zakładu. Jeśli w tych dokumentach pojawią się nieprawidłowości, które przyczynią się do zaniżenia świadczenia pracownika, pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu szkody poniesionej przez pracownika. W wyroku z 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07, OSNP 2009/17–18/228) Sąd Najwyższy stwierdził, że (...) „wydanie przez pracodawcę obiektywnie nieprawidłowego zaświadczenia o zarobkach może prowadzić do powstania szkody u pracownika, której wysokość określa różnica pomiędzy emeryturą otrzymaną a taką, którą powinien otrzymać, gdyby pracodawca należycie wywiązał się ze swych obowiązków. Pracownik otrzymujący zaświadczenie pracodawcy ma prawo uważać, że obejmuje ono wszystkie składniki wynagrodzenia oraz że zostało wydane zgodnie z prawem. Z tego powodu za szkodę odpowiada pracodawca, nawet gdy pracownik nie odwołuje się do sądu od decyzji przyznającej mu emeryturę, nie stanowi to bowiem przyczynienia się do powstania szkody. Przyjęcie takiego przyczynienia byłoby możliwe tylko wówczas, gdyby pracodawca poinformował pracownika przy wydaniu zaświadczenia, że nie może nim objąć wszystkich składników wynagrodzenia za pracę, gdyż nie posiada odpowiedniej dokumentacji”.

Podstawa prawna

• art. 77² § 5 art. 85 § 5, art. 149 § 1, 241¹² § 2 pkt 3 Kodeksu pracy,
• art. 18, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
• § 8 pkt 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
• art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).