Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7

Wysokość zarobków uzyskiwanych przez pracownika ma istotny wpływ przede wszystkim na wysokość renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury ustalanej na tzw. dotychczasowych zasadach. To drugie świadczenie może być przyznane osobom urodzonym przed 1 stycznia 1949 r., a także urodzonym po 1948 r., którzy spełnili warunki wymagane do uzyskania wcześniejszej emerytury. Jednym z elementów wymienionych świadczeń jest tzw. podstawa wymiaru uwzględniająca zarobki uzyskiwane w wybranych latach kariery zawodowej (w stosunku do przeciętnego wynagrodzenia w tych latach), a także kwotę bazową obowiązującą w dniu przyznania świadczenia. Pozostałe osoby przechodzą na tzw. nową emeryturę, której wysokość ustalana jest w zupełnie inny sposób, tj. na podstawie stanu indywidualnego konta w ZUS, na którym zgromadzone są składki emerytalne. Jednak i te osoby, jeśli pracowały przed 1 stycznia 1999 r., mają ustalany kapitał początkowy, którego wysokość obliczana jest na podobnych zasadach jak „stara” emerytura.

Konieczność wykazania do podstawy wymiaru emerytury renty lub kapitału początkowego zarobków uzyskanych w wybranych latach sprawia, że pracownik ubiegający się o jedno z tych świadczeń musi w określony sposób udowodnić przed ZUS wysokość tych wynagrodzeń, dołączając odpowiednie dokumenty do wniosku o emeryturę lub rentę.

Pracownik ubiegający się o świadczenie emerytalno-rentowe musi udowodnić przed ZUS wysokość osiąganych wynagrodzeń.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Ustalając podstawę wymiaru świadczenia ZUS uwzględnia, co do zasady, wynagrodzenia z 10 kolejnych lat kalendarzowych wybranych z ostatniego 20-lecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku lub z 20 dowolnie wybranych lat z całego okresu ubezpieczenia. Przy obliczaniu podstawy wymiaru kapitału początkowego 10 kolejnych lub 20 dowolnie wybranych lat musi przypadać przed 1 stycznia 1999 r.

Najlepiej na formularzu ZUS Rp-7

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika wynagrodzeń wliczanych do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego jest zaświadczenie zakładu pracy. Obowiązujące od 23 listopada 2011 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, w odróżnieniu od wcześniej obowiązującego rozporządzenia, nie przewiduje urzędowego wzoru zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskiwane przez pracownika. Taki wzór, opracowany w poprzednim stanie prawnym, nadal jednak funkcjonuje w praktyce i jest zalecany przez ZUS przy ubieganiu się o emeryturę lub rentę. Korzystając z wzoru formularza ZUS Rp-7 pracodawca może mieć pewność, że przekaże wszystkie dane niezbędne do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (na druku ZUS Rp-7) może wystawić, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma jednak również następca prawny pracodawcy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego utworzona po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). ZUS honoruje też zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.

Jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

Za pracodawcę, w stosunku do którego zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

Możliwości potwierdzenia zarobków na zaświadczeniu ZUS Rp-7 nie ma podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy (np. archiwum). Taki podmiot może, za pomocą powyższego zaświadczenia, potwierdzać wyłącznie zarobki własnych pracowników.

Dane dotyczące pracodawcy i pracownika

Formularz ZUS Rp-7 składa się z nagłówka oraz kilku części oznaczonych punktami (od 1 do 7). Wskazówki dotyczące ich wypełnienia zamieszczone są w informacji znajdującej się na odwrocie formularza.

W nagłówku zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien zamieścić własną pieczątkę, a także podać swoje dane (numer NIP, REGON, a jeśli nie nadano mu tych numerów – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu).

Punkt 1 formularza przeznaczony jest na wskazanie danych osobowych pracownika, dla którego wystawiane jest zaświadczenie, oraz podstawowych informacji dotyczących jego zatrudnienia. Pracodawca podaje jego imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, a także okres, w którym zatrudniał pracownika wraz z podaniem stanowiska pracy. Jeśli okres zatrudnienia przypada przed 15 listopada 1991 r., powinien dodatkowo podać wymiar czasu pracy. Ten ostatni wymóg wynika z zasad uwzględniania przez ZUS okresów pozostawania w stosunku pracy przypadających przed wspomnianą datą. Takie bowiem okresy ZUS zalicza do stażu ubezpieczeniowego, jeśli pracownik był w czasie ich trwania zatrudniony co najmniej na 1/2 etatu.

Przebieg zatrudnienia pracownika

Drugi punkt zaświadczenia ZUS Rp-7 dotyczy przebiegu zatrudnienia osoby pozostającej w stosunku pracy. W poszczególnych rubrykach tej części formularza pracodawca wskazuje:

• do kiedy pracownik pobierał wynagrodzenie za pracę,
• okresy pobierania przez pracownika wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy lub innych przepisów,
• okresy pobierania przez pracownika po 14.11.1991 r. zasiłków chorobowych, a także zasiłków opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego,
• okresy udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych,
• okresy przebywania pracownika na urlopie wychowawczym,
• inne okresy, za które nie wypłacono pracownikowi wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, z wyjątkiem pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Dość częsta jest sytuacja, gdy pracownik wielokrotnie w czasie swojego zatrudnienia przebywał na zwolnieniach lekarskich i w związku z tym ma wiele okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W takim przypadku, wypełniając omawiany punkt zaświadczenia, pracodawca powinien wpisać jeden (najlepiej pierwszy chronologicznie) okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego po dniu 14.11.1991 r., zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Pozostałe okresy pobierania wymienionych świadczeń należy wówczas wymienić w załączniku dołączonym do zaświadczenia. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik wielokrotnie przebywał na urlopie bezpłatnym. Załącznik wykazujący okresy pobierania świadczeń chorobowych lub przebywania na urlopie bezpłatnym muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.

Załącznik do zaświadczenia ZUS Rp-7 muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.

Wykazanie zarobków pracownika

Najważniejszą częścią formularza ZUS Rp-7 jest tabela zamieszczona w punkcie 3. Pracodawca podaje w niej zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Na jednym formularzu może wykazać zarobki maksymalnie z 10 lat. Jeśli jednak pracownik był u niego zatrudniony przez dłuższy okres, powinien wykazać wynagrodzenia wypłacone we wszystkich latach zatrudnienia, dołączając drugi egzemplarz formularza ZUS Rp-7.

Wypełniając kolejne kolumny tabeli pracodawca powinien wpisać:

• w kolumnie 1 – rok kalendarzowy, za który podaje wynagrodzenia,
• w kolumnie 2 – łączną kwotę stałych składników wynagrodzenia – przychodu (dochodu do 31 grudnia 1998 r.) – uposażenia, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, funkcyjny, służbowy, za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia,
• w kolumnie 3 – łączną kwotę zmiennych lub uznaniowych składników wynagrodzenia wraz ze wskazaniem rodzaju danego składnika, np. premie regulaminowe, z zysku, eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno – wychowawcze dla nauczycieli, nagrody z zakładowego funduszu nagród tzw. „trzynastki”, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• w kolumnie 4 – łączną kwotę innych wypłat wraz ze wskazaniem ich rodzaju, np. rekompensaty pieniężne wypłacone pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, honoraria wypłacane dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, wartości rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej, zasiłku macierzyńskiego, od którego zastała opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• w kolumnie 5 – łączną kwotę równowartości świadczeń w naturze i ekwiwalentu za te świadczenia oraz rodzaj świadczenia,
• w kolumnie 6 – łączną kwotę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia: zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, wyrównawczy, dodatek wyrównawczy, świadczenie wyrównawcze i rehabilitacyjne oraz wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacone przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (lub innych przepisów w tym zakresie),
• w kolumnie 7 – łączną kwotę wszelkich składników wynagrodzenia – przychodu – świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego – uposażenia wykazanych w kolumnach 2- 6.

Zarobki tylko oskładkowane i do określonego limitu

Wypełniając kolumny 2–5 tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza pracodawca powinien uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia (dochodu, przychodu), które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Tylko bowiem takie wypłaty ZUS uwzględnia przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Nie wolno więc pracodawcy wykazać w zaświadczeniu składników, od których nie była naliczona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając kolumny 2–5 pracodawca nie może się natomiast kierować tym, czy od danego składnika opłacił faktycznie składkę na te ubezpieczenia. Oznacza to, że musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił tych składek, choć był do tego zobowiązany, pomijając składniki nie objęte tą składką, które oskładkował wbrew obowiązującym przepisom.

WAŻNE

W zaświadczeniu ZUS Rp-7 pracodawca musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił składek, choć był do tego zobowiązany.

Należy nadmienić, że przepisy regulujące zasady oskładkowania poszczególnych składników wynagrodzenia przed 1 stycznia 1999 r. ulegały na przestrzeni lat licznym zmianom. Oznacza to, że pracodawca, który chce sprawdzić, czy prawidłowo wpisuje poszczególne składniki do tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza, może mieć dużą trudność w zidentyfikowaniu właściwych regulacji. W takim przypadku najlepiej będzie, gdy skorzysta z informatora zamieszczonego na stronach internetowych ZUS „Składniki przychodu pracowników podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego”. Jeśli mimo to pracodawca ma wątpliwości, nie powinien wykazywać określonego składnika w tabeli w pkt 3 zaświadczenia, lecz podać w pkt 6 („dodatkowe informacje”) kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres.

Jeśli pracownik przekroczył w danym roku kalendarzowym roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, pracodawca powinien wpisać w kolumnie 2 tabeli wysokość tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie.

Liczy się okres, za który składnik przysługuje

Wypełniając tabelę w punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien dostosować się do zasad wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu) obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Warto przypomnieć, że dokonując tych ustaleń ZUS zalicza poszczególne składniki do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jeśli jednak nie jest możliwe ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje, dolicza ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłacił określony składnik wynagrodzenia (przychodu, dochodu) po upływie danego roku, przy wystawianiu zaświadczenia ZUS Rp-7 powinien go doliczyć do przychodu za ten rok, za który przysługuje. Jeśli jednak ustalenie tego roku nie jest możliwe, powinien zaliczyć dany składnik do tego roku, w którym został wypłacony.

Zasada wliczania poszczególnych wypłat do roku, za który zostały dokonane odnosi się również do składników, które przysługują za rok, w którym została osiągnięta tzw. 30-krotność, jeżeli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że takie doliczenie musi się wiązać z wyłączeniem doliczonej wypłaty z roku, w którym została wypłacona.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia pracownika nieprzerwanie od 1 stycznia 2005 r. Wynagrodzenie zasadnicze wypłaca mu 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. W poszczególnych latach pensję przysługującą za grudzień wypłacał zawsze 10 stycznia następnego roku. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 za lata 2005–2011 pracodawca powinien zaliczyć każdorazowo wynagrodzenie za grudzień do roku, za który przysługuje, a nie do roku, w którym zostało wypłacone.

PRZYKŁAD

Pracodawca od 2002 r. zatrudnia księgową, która zamierza niedługo wystąpić o emeryturę obliczaną częściowo na starych zasadach. W marcu 2011 r. wypłacił jej premię bilansową. Ze względu na charakter tej wypłaty nie było możliwe ustalenie okresu, za który ta premia przysługiwała. W związku z tym, wypełniając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien uwzględnić kwotę tej premii w przychodzie za rok, w którym została wypłacona, tj. za 2011 r.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia od 1 stycznia 2002 r. pracownika, który w 2012 r. zamierza ubiegać się o emeryturę obliczaną na dotychczasowych zasadach. W listopadzie 2010 r. oraz w grudniu 2011 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W lutym 2011 r. pracodawca wypłacił mu nagrodę roczną za 2010 r. w wysokości 6000 zł, od której zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien:

• do „limitu” (30-krotności) za 2010 r. (94 380 zł) doliczyć kwotę nagrody rocznej (6000 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2011 r.,
•  kwotę nagrody wyłączyć z „limitu” (30-krotności) za 2011 r. (100 770 zł).

Kwoty zasiłków mogą podlegać ograniczeniom

Zasadą jest, że wypłacone pracownikowi kwoty świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujące za 2005 r. i za każdy następny rok ZUS uwzględnia w podstawie wymiaru świadczenia, jeżeli w danym roku nie została osiągnięta maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia) i tylko w takiej wysokości, aby suma składników wynagrodzenia oraz świadczeń chorobowych nie przekroczyła tego limitu. Zasada ta nie dotyczy jedynie kwot świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłku, dodatku oraz świadczenia wyrównawczego, które dolicza się do podstawy wymiaru emerytury bez ograniczeń. Powinien o tym pamiętać pracodawca wypełniający punkt 3 formularza.

Jeśli w roku, w którym została osiągnięta roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpisze on również (w kolumnie 6 pkt 3 formularza) kwotę świadczeń chorobowych, a także wówczas, gdy suma podstawy wymiaru składek oraz świadczeń chorobowych okaże się wyższa od 30-krotności, ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia rodzaju wypłaconego świadczenia chorobowego. Nie będzie takiej konieczności jedynie wówczas, gdy taka informacja będzie wynikała z zaświadczenia lub z załącznika do tego dokumentu.

Pozostałe dane wykazywane w formularzu

W punkcie 4 zaświadczenia pracodawca musi wskazać, czy do 31.12.1998 r. zgłaszał pracowników do ubezpieczenia społecznego w deklaracji rozliczeniowej bezimiennej, czy w deklaracji imiennej. Jeśli właściwa była ta druga forma zgłoszenia, wówczas powinien podać Numer Konta Płatnika (NKP). Może się też zdarzyć, że w niektórych latach pracodawca rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych, a w niektórych latach w deklaracjach bezimiennych. W takim przypadku w punkcie 3 zaświadczenia powinien wpisać wynagrodzenia pracownika wypłacone tylko za okres, za który rozliczał się z ZUS w deklaracjach bezimiennych, a w punkcie 6 – informację, w których okresach przekazywane były do ZUS deklaracje imienne, a w których deklaracje bezimienne.

W punkcie 5 formularza pracodawca informuje, na podstawie jakich dokumentów wystawił zaświadczenie (listy płac, kart wynagrodzeń, kart wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego). Zasadą jest, że pracodawca powinien sporządzić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji płacowej pracownika. Jeżeli jednak w zakładzie pracy taka dokumentacja się nie zachowała, zaświadczenie ZUS Rp-7 może być wydane na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie takiej dokumentacji pracodawca powinien jednak uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody) pracodawca może uwzględnić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.

WAŻNE

Jeżeli pracodawca potwierdza wysokość zarobków pracownika na podstawie dokumentacji osobowej, w zaświadczeniu ZUS Rp-7 powinien uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, a zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.

W końcowej części formularza ZUS Rp-7 pracodawca powinien wskazać datę i miejscowość wystawienia zaświadczenia, a także podpisać ten dokument (własnoręcznym podpisem lub przez upoważnionego pracownika) oraz zamieścić pieczątkę. Zaświadczenie powinno również zawierać pieczątkę służbową, nazwisko i imię oraz podpis kierownika komórki finansowej albo upoważnionego pracownika wystawiającego to zaświadczenie. Jeśli zaświadczenie zostałoby rozmieszczone na więcej niż jednej stronie, wymogi te odnoszą się do każdej ze stron.

Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu zaświadczenia ZUS Rp-7

Podstawa prawna:

● art. 15, art. 53, art. 125, art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.)
● § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412)