Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres:

• 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
• krótszy niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia – wówczas podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z faktycznego okresu ubezpieczenia, tj. z pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia.

Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku

Płatnik zasiłku w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, oprócz wynagrodzenia zasadniczego uwzględnia składniki wynagrodzenia, od których jest odprowadzana składka na ubezpieczenie chorobowe.

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego płatnik nie wlicza składników wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Jeżeli w przepisach zakładowych nie ma zawartych postanowień o sposobie wypłaty danych składników wynagrodzenia, płatnik powinien uznać, że składnik wynagrodzenia nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i wliczyć go do podstawy wymiaru zasiłku.

WAŻNE!

Jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych nie ma zapisów o wypłacaniu składnika wynagrodzenia w trakcie niezdolności do pracy, to taki składnik wynagrodzenia płatnik zasiłku wlicza do podstawy wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać składników wynagrodzenia, przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu. Składników tych nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku za okres po upływie terminu, do którego przysługiwał.

Pracownica miała prawo do wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego od 1 stycznia 2009 r. do 30 września 2011 r. Dodatek był proporcjonalnie zmniejszany za czas choroby. Pracownica chorowała w okresie od 15 września do 31 października 2011 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracodawca ustalił na podstawie wynagrodzenia uzyskanego przez pracownicę od września 2010 r. do sierpnia 2011 r. Pracodawca w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnił również dodatek funkcyjny, ale tylko w odniesieniu do zasiłku za okres od 15 do 30 września 2011 r. Wypłacając zasiłek chorobowy za okres od 1 do 31 października 2011 r. pracodawca przeliczy podstawę wymiaru i wyłączy z niej kwotę wliczonego dodatku funkcyjnego.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać również składników wynagrodzenia, które pracodawca przestał wypłacać na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Składników tych płatnik zasiłku nie uwzględnia w podstawie wymiaru zasiłku, który przysługuje za okres przypadający po terminie, do którego składniki te były wypłacane.

Jeżeli w czasie trwania zwolnienia lekarskiego pracownika ma miejsce zmiana regulaminu wynagradzania, polegająca m.in. na podjęciu przez zakład pracy decyzji o całkowitym zaprzestaniu wypłaty jakiegoś składnika wynagrodzenia od określonej daty, to płatnik zasiłku powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku. W tej sytuacji nie zmienia się okres, za który wynagrodzenie przyjęto do podstawy wymiaru zasiłku i nadal tę podstawę stanowi wynagrodzenie z okresu 12 miesięcy kalendarzowych sprzed zachorowania lub za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

WAŻNE!

Jeżeli zakład pracy zaprzestał wypłaty składnika wynagrodzenia, to należy wyłączyć go z podstawy wymiaru świadczenia, ale nie można zmieniać okresu, z jakiego została ustalona podstawa wymiaru.

Przeliczenie podstawy wymiaru polega na wyłączeniu z podstawy wymiaru zasiłku składnika wynagrodzenia, którego wypłaty zaprzestano.

Pracownica od 5 sierpnia 2011 r. otrzymuje zasiłek macierzyński w wymiarze 140 dni. Pracownica ma prawo do nagrody kwartalnej, która jest pomniejszana proporcjonalnie za czas pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego pracodawca wyliczył na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownicy za okres od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r. W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca uwzględnił również nagrody za III i IV kwartał 2010 r. oraz za I i II kwartał 2011 r. W sierpniu 2011 r. zarząd spółki podjął decyzję o całkowitym zaprzestaniu wypłaty nagród kwartalnych od października 2011 r. Taki zapis został wprowadzony do regulaminu wynagradzania. Wysokość zasiłku macierzyńskiego przysługującego pracownicy od 1 października 2011 r. pracodawca przeliczy na nowo wyłączając z podstawy wymiaru nagrodę kwartalną.

Jeżeli składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego składnika wynagrodzenia lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia – zasada o wyłączaniu z podstawy składników przysługujących do określonego terminu nie ma zastosowania.

Pracownica jest uprawniona do zasiłku macierzyńskiego od 8 września 2011 r. do 25 stycznia 2012 r. (140 dni). Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownicy przysługuje dodatek stażowy w wysokości 20%, który zgodnie z regulaminem wynagradzania jest obliczany od faktycznego wynagrodzenia za dany miesiąc. Przy obliczeniu podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego zostało uwzględnione wynagrodzenie za okres od września 2010 r. do sierpnia 2011 r. oraz dodatek stażowy. Zakład pracy podjął decyzję o włączeniu dodatku stażowego do wynagrodzenia zasadniczego od 1 października 2011 r. Mimo zmiany zasad wynagradzania, podstawa wymiaru zasiłku przysługującego od 1 października br. nie zmieniła się, ponieważ zgodnie z nowymi zasadami wynagradzania nie zaprzestano wypłaty dodatku stażowego. Został on w całości włączony do wynagrodzenia zasadniczego.

Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej

Zasady wliczania i wyłączania z podstawy wymiaru składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu mają również zastosowanie do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub z innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło – jeżeli taka umowa została zawarta z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy cywilnoprawnej płatnik zasiłku uwzględnia w podstawie wymiaru zasiłku sumując je z wynagrodzeniem przysługującym z umowy o pracę.

Zatem wynagrodzenie z tytułu wymienionych umów, jeżeli zostało wypłacone za okres, z którego wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków, należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków przysługujących z tytułu zatrudnienia tylko w czasie trwania takiej umowy.

WAŻNE!

W podstawie wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać przychodu z umowy cywilnej, która przestała obowiązywać przed okresem, z jakiego jest obliczana podstawa wymiaru.

Pracownik w wieku 54 lat chorował od 3 do 14 października 2011 r. Pracodawca zawarł z nim dodatkową umowę zlecenia na okres od 1 stycznia do 31 lipca 2011 r. Przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego pracodawca w podstawie wymiaru uwzględnił wynagrodzenie pracownika za okres od października 2010 r. do września 2011 r. Nie doliczył natomiast wynagrodzenia, które pracownik otrzymał z tytułu wykonywania umowy zlecenia. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi za okres po terminie, do którego umowa ta była zawarta.

Jeżeli termin, na jaki została zawarta umowa cywilnoprawna, upływa podczas pobierania zasiłku, to po upływie terminu, na jaki zawarto umowę, podstawę wymiaru zasiłku płatnik ustala ponownie, wyłączając z niej wynagrodzenie wypłacone z umowy cywilnoprawnej.

Pracownica opiekowała się chorym dzieckiem w okresie od 30 września do 7 października 2011 r. Pracodawca zawarł z pracownicą dodatkową umowę o dzieło na okres od 1 lutego do 30 września 2011 r. Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego pracodawca ustalił z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres od września 2010 r. do sierpnia 2011 r. W podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego za 30 września 2011 r. pracodawca uwzględnił wynagrodzenie z umowy o dzieło otrzymane przez pracownicę od lutego do września 2011 r. Natomiast podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego za okres od 1 do 7 października 2011 r. należy ustalić ponownie z tego samego okresu, wyłączając wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło.

Ponowne ustalenie podstawy

Podstawy wymiaru zasiłku płatnik nie ustala na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków – zarówno tego samego, jak i innego rodzaju – nie było przerwy albo przerwa trwała krócej niż 3 miesiące kalendarzowe oraz pod warunkiem, że nie został zmieniony wymiar czasu pracy.

W pewnych okolicznościach, mimo że przerwa między okresami pobierania zasiłku jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, ustaloną już wcześniej podstawę wymiaru zasiłku płatnik przelicza na nowo, wyłączając z niej lub uwzględniając poszczególne składniki wynagrodzenia. Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownikowi przysługiwał składnik wynagrodzenia do określonego terminu. Wówczas płatnik zasiłku nie uwzględnia tego składnika w podstawie wymiaru zasiłku należnego za okres przypadający po terminie, do którego przysługiwał.

WAŻNE!

Składnik wynagrodzenia, którego wypłaty zaprzestano, należy wyłączyć z obliczeń, ale podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się z nowego okresu.

Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z tytułu opieki nad chorą żoną na 14 dni w sierpniu 2011 r. Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze oraz nagrodę miesięczną pomniejszaną proporcjonalnie za czas choroby, opieki i zasiłku macierzyńskiego. Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego w sierpniu 2011 r. pracodawca wyliczył z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika za okres od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r. oraz z nagrody miesięcznej. Od 1 października 2011 r. zakład pracy zmienił regulamin wynagradzania i nagroda jest wypłacana również w okresie nieobecności z powodu choroby, opieki i zasiłku macierzyńskiego. W październiku 2011 r. pracownik przebywa przez 9 dni na zasiłku opiekuńczym na 3-letnią córkę. Mimo że przerwa w pobieraniu zasiłku opiekuńczego nie przekroczyła 3 miesięcy kalendarzowych, w związku ze zmianą w regulaminie wynagradzania pracodawca przeliczył podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego. Nie zmienił się okres, z którego przyjęto wynagrodzenie do podstawy wymiaru zasiłku, nadal jest ono obliczane z okresu od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r. Przeliczenie podstawy wymiaru polega na wyłączeniu z niej nagrody miesięcznej, która jest wypłacana również w okresie nieobecności z powodu opieki.

Zasiłki, których wypłatę pracodawca przekazuje do ZUS

Zakłady pracy, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, ustalają prawo do świadczeń z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego oraz świadczenia te wypłacają swoim pracownikom w czasie trwania ubezpieczenia. Natomiast zakłady pracy, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, wypłatę świadczeń z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego przekazują do ZUS właściwego dla siedziby zakładu pracy. ZUS jest również płatnikiem świadczeń chorobowych za okres po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Zakład pracy, przekazując do ZUS dokumentację do wypłaty pracownikowi świadczenia (w zależności od rodzaju tego świadczenia: ZUS ZLA, akt urodzenia, zaświadczenie o przewidywanej dacie porodu), ma obowiązek wypełnić zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3. Zaświadczenie to zawiera dane niezbędne do ustalenia prawa i wysokości należnego świadczenia: dane identyfikacyjne pracownika i płatnika składek, okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, okres wypłaconego wynagrodzenia chorobowego. Znaczenie dla prawidłowego naliczenia zasiłku ma pozycja dotycząca osiągniętego wynagrodzenia wraz z jego składnikami w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Od poprawności wypełnienia i wskazania uwag dotyczących wypłaty składników wynagrodzenia zależy prawidłowe ustalenie przez ZUS podstawy wymiaru zasiłku.

WAŻNE!

W tabelach zaświadczenia ZUS Z-3 nie należy podawać składników wynagrodzenia przyznanych do określonego terminu, jeżeli zasiłek przysługuje za okres po upływie tego terminu.

Szczególne znaczenie ma przekazywanie przez płatnika składek do ZUS informacji mających wpływ na wysokość ustalonej wcześniej podstawy wymiaru przy składaniu nowego ZUS Z-3 oraz ZUS Z-3 składanego po przerwie w zwolnieniu lekarskim lub przy zmianie rodzaju pobieranego świadczenia.

W przypadku gdy świadczenia chorobowe wypłaca pracownikom ZUS, a w zakładzie pracy nastąpi zmiana regulaminu wynagradzania polegająca na zaprzestaniu wypłacania składników wynagrodzenia, to taką informację pracodawca powinien przekazać do ZUS wypełniając zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 ze wskazaniem prawidłowej podstawy wymiaru zasiłku i daty, od której obowiązuje zmiana. W tabeli dotyczącej wynagrodzenia pracodawca podaje wyłącznie składniki wynagrodzenia uwzględniane przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast w punkcie „Uwagi” pracodawca podaje datę zaprzestania wypłaty tego składnika wynagrodzenia.

Pracownica przebywa na zasiłku macierzyńskim od 3 lipca 2011 r. do 4 lutego 2012 r., tj. przez 217 dni w związku z urodzeniem bliźniąt. Zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, ponieważ zakład pracy zatrudnia 19 osób. Pracownica otrzymuje zmienne wynagrodzenie oraz jest uprawniona do premii miesięcznej w wysokości 15%, która zgodnie z regulaminem wynagradzania jest obliczana od faktycznego wynagrodzenia za dany miesiąc i zaokrąglona w górę do złotówki. Ponadto pracownica otrzymywała wynagrodzenie za nadgodziny. Przekazując wypłatę zasiłku macierzyńskiego do ZUS, zakład pracy wypełnił zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 w punkcie 10 w następujący sposób:

10. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne:

W punkcie 15 umieszczone są „Uwagi” , w których należy wpisać:

W rubryce 7 – wynagrodzenie zasadnicze i premia miesięczna w wysokości 15% faktycznego wynagrodzenia za dany miesiąc, w rubryce 8 – wynagrodzenie za nadgodziny.

Od 1 października 2011 r. zakład pracy zaprzestał wypłacania premii miesięcznej. W związku z tym pracodawca przekazał do ZUS nowe zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 z uwzględnieniem, tak jak poprzednio, wynagrodzenia pracownicy za okres od lipca 2010 r. do czerwca 2011 r., ale z wyłączeniem premii miesięcznej.

10. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne:

Do „Uwag” w punkcie 15 należy wpisać:

Od 1 października 2011 r. podjęto decyzję o całkowitym zaprzestaniu wypłaty premii miesięcznej, która wynosiła 15% faktycznego wynagrodzenia. W rubryce 8 uwzględniono wynagrodzenie za nadgodziny.

ZUS przeliczył podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego dla pracownicy za okres od 1 października 2011 r., wyłączając z podstawy wymiaru zasiłku premię miesięczną.

Podstawa prawna

• art. 36, art. 37, art. 41–43, art. 47 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• art. 7 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
• § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 65, poz. 742 ze zm.).