Autentyczność wydanego zaświadczenia o niezaleganiu można szybko i w prosty sposób sprawdzić na stronie e-inspektoratu ZUS. Natomiast osoba trzecia nie ma możliwości dowiedzenia się, czy stan poświadczony przez ZUS nie uległ zmianie i czy na koncie płatnika nie widnieje obecnie zadłużenie. Aby uzyskać względną pewność w tej sprawie, można jedynie poprosić kontrahenta o przedstawienie aktualnego zaświadczenia o niezaleganiu. Jeżeli jego sytuacja jest jednoznaczna (brak zadłużenia, poprawne i kompletne rozliczenia z ZUS), to zaświadczenie takie przedsiębiorca uzyskuje „od ręki”.
Na stronie www.e-inspektorat.zus pl ZUS udostępnia usługę elektronicznego potwierdzenia autentyczności zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Korzystając z tej usługi, można zweryfikować autentyczność każdego zaświadczenia wydanego po 3 kwietnia 2009 r.
Każdy podmiot, który posiada przeglądarkę internetową oraz dostęp do serwisu https://ssl.zus.pl/zn., może w prosty i szybki sposób uzyskać informację, czy zaświadczenie, przedstawione mu np. przez kontrahenta, faktycznie zostało wydane przez ZUS. Dostępna on-line usługa potwierdzania zaświadczeń o niezaleganiu jest bezpłatna.
Aby skorzystać z usługi należy:
- wejść na stronę https://ssl.zus.pl/zn; do strony można uzyskać dostęp również przez serwis: www.e-inspektorat.zus.pl » Zakład poleca » poświadczanie wydanych zaświadczeń o niezaleganiu,
- wprowadzić informacje zawarte w zaświadczeniu, tj. numer zaświadczenia, numer druku, numer NIP sprawdzanego płatnika oraz datę wydania zaświadczenia (wszystkie potrzebne dane znajdują się w weryfikowanym zaświadczeniu).
Po wprowadzeniu danych użytkownik uzyska potwierdzenie faktu wydania przez ZUS tego zaświadczenia lub zostanie poinformowany o jego braku w ewidencji Zakładu.
Trzeba jednak pamiętać, że zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek potwierdza stan rozliczeń płatnika z ZUS na dzień wydania zaświadczenia. Nie jest to informacja „bezwzględna”. Jeżeli płatnik zadłużył się w kolejnych miesiącach lub ujawniono okoliczności, które spowodowały, że na jego koncie pojawiło się zadłużenie (np. nieprawidłowości wykryte w toku kontroli), wówczas dane w wystawionym wcześniej zaświadczeniu o niezaleganiu będą po prostu nieaktualne. Dlatego najpewniej jest domagać się od potencjalnego kontrahenta możliwie jak najbardziej aktualnego zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Zwiększa się wtedy prawdopodobieństwo, że dane w nim zawarte są zgodne ze stanem faktycznym. Jeżeli nasz partner biznesowy nie ma żadnych zaległości w płatnościach i w dokumentacji i nie toczą się w odniesieniu do niego żadne postępowania wyjaśniające, zaświadczenie o niezaleganiu uzyska w czasie jednej wizyty w oddziale lub inspektoracie ZUS.