Przy ustaleniu, czy pracownik wykonujący pracę poza siedzibą zakładu odbywa podróż służbową lub przebywa w delegacji, zasadnicze znaczenie ma zapis w umowie o pracę dotyczący jego miejsca pracy. Od tego zapisu zależy sposób ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika.
Podróż służbowa
Pracownikowi, który przebywał w podróży służbowej, przysługują diety oraz należności na pokrycie związanych z nią kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Kwoty te mogą być ustalane ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).
Z podstawy wymiaru składek są wyłączone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
W tej samej wysokości zwolnione są ze składek również diety pracowników spoza sfery budżetowej, zatrudnionych w zakładach, które same ustalają zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w umowach o pracę.
Przykład:
Koszty przejazdu
Środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż służbową, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd pojazdem, który nie jest własnością pracodawcy.
Pracownikowi korzystającemu w podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości ustalanej przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (określoną przez pracodawcę). Stawki te nie mogą przekraczać stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Przykład:
WAŻNE!
Przepisy rozporządzenia dotyczącego zasad ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie zawierają definicji zagranicznej podróży służbowej.
Przepisy prawa pracy nie limitują też czasu trwania służbowej podróży zagranicznej pracownika. Jednak należy odróżnić podróż służbową od wysłania pracownika do pracy za granicę.
WAŻNE!
W takim przypadku mamy do czynienia z pracą świadczoną w stałym miejscu pracy, a pracownikowi nie przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.
Praca za granicą
W przypadku pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, mających miejsce pobytu za granicą i uzyskujących tam przychody, zasady ustalania podstawy wymiaru składek zostały określone nieco odmienne. Z podstawy wymiaru składek tych osób jest wyłączona część wynagrodzenia, stanowiąca równowartość diet za każdy dzień pobytu, w wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Jednak miesięczna podstawa wymiaru składek (ustalona przez odjęcie diet od przychodu i po przeliczeniu na złote) nie może być niższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W 2007 r. jest to kwota 2616 zł. Jeżeli przychód pracownika po odjęciu diet jest niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, podstawę wymiaru składek stanowi kwota przeciętnego wynagrodzenia.
Przykład:
Przychody pracownika stanowiące podstawę wymiaru składek osiągane w walutach obcych przelicza się na złote w sposób określony w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jeżeli pracownik zatrudniony za granicą u polskiego pracodawcy przez część miesiąca był chory lub przebywał na urlopie bezpłatnym i osiągnął przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie, kwota minimalnej podstawy wymiaru jest ustalana proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu.
Kwotę najniższej podstawy wymiaru (2616 zł) dzieli się wówczas przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu.
Przykład:
Prawo do obniżenia podstawy wymiaru składek nie przysługuje w przypadku zarówno usprawiedliwionej, jak i nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia z powodów określonych w prawie pracy, nie przerywa biegu ubezpieczenia tych osób i jest okresem ubezpieczenia.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników zatrudnionych za granicą, którzy w danym miesiącu mają usprawiedliwioną lub nieusprawiedliwioną nieobecność bez prawa do wynagrodzenia, minimalna podstawa wymiaru składek nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc powinny być naliczone od pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.
Również w przypadku pracowników zatrudnionych za granicą, którzy przez część miesiąca nie wykonują pracy i otrzymują np. 60% wynagrodzenia, minimalna podstawa wymiaru składek nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.
WAŻNE!
Dodatek walutowy
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został wyłączony dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą, czyli tzw. dodatek walutowy. Przysługuje on nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej.
Wynagrodzenie nauczycieli zatrudnionych w takich placówkach składa się z:
Dodatek dewizowy
Przychodem objętym zwolnieniem z oskładkowania jest równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich. Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega część odpowiadająca 75% tych dodatków.
Dodatek dewizowy jest dodatkiem do wynagrodzenia za pracę na statkach rybackich i handlowych. Przysługuje w celu zrekompensowania podstawowych wydatków pracownika w podróżach zagranicznych. Dodatek wypłaca się za czas przebywania pracownika w podróży morskiej poza krajem.
Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 13, 15, 16, 16a i 17 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
Podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Pracownikowi, który przebywał w podróży służbowej, przysługują diety oraz należności na pokrycie związanych z nią kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Kwoty te mogą być ustalane ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).
Z podstawy wymiaru składek są wyłączone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
W tej samej wysokości zwolnione są ze składek również diety pracowników spoza sfery budżetowej, zatrudnionych w zakładach, które same ustalają zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w umowach o pracę.
Przykład:
Pracownikowi, który przebywał 4 dni w podróży służbowej na terenie kraju, zwrócono koszty przejazdu (na podstawie biletów PKP) i noclegów (na podstawie rachunku z hotelu) oraz wypłacono diety (w wysokości ustalonej przez pracodawcę, tj. 4 dni x 40 zł = 160 zł).
Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości. Natomiast kwota 68 zł, o którą wypłacone diety przewyższają kwotę diet określoną dla pracowników sfery budżetowej (tj. 4 x 23 zł = 92 zł) należy wliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.
Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości. Natomiast kwota 68 zł, o którą wypłacone diety przewyższają kwotę diet określoną dla pracowników sfery budżetowej (tj. 4 x 23 zł = 92 zł) należy wliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.
Koszty przejazdu
Środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż służbową, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd pojazdem, który nie jest własnością pracodawcy.
Pracownikowi korzystającemu w podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości ustalanej przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (określoną przez pracodawcę). Stawki te nie mogą przekraczać stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Przykład:
Pracownik przebywał 5 dni w podróży służbowej na terenie kraju. Z tego tytułu wypłacono mu diety w wysokości 110 zł oraz zwrócono koszty przejazdu własnym samochodem marki Opel Astra w wysokości 291,20 zł, ustalone jako iloczyn przejechanych kilometrów (364 km) i określonej przez pracodawcę stawki za 1 km w wysokości 0,80 zł.
Do podstawy wymiaru składek nie wchodzą diety w pełnej wysokości oraz koszty przejazdu w wysokości 285,59 zł, tj. koszty ustalone według stawki za 1 km dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3 (0,7846 zł). Oskładkowaniu będzie zatem podlegała kwota 5,61 zł.
Do podstawy wymiaru składek nie wchodzą diety w pełnej wysokości oraz koszty przejazdu w wysokości 285,59 zł, tj. koszty ustalone według stawki za 1 km dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3 (0,7846 zł). Oskładkowaniu będzie zatem podlegała kwota 5,61 zł.
WAŻNE!
Diety przysługują z tytułu podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza granicami kraju.
Przepisy rozporządzenia dotyczącego zasad ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie zawierają definicji zagranicznej podróży służbowej.
Przepisy prawa pracy nie limitują też czasu trwania służbowej podróży zagranicznej pracownika. Jednak należy odróżnić podróż służbową od wysłania pracownika do pracy za granicę.
WAŻNE!
Jeśli praca jest wykonywana za granicą, w miejscowości określonej w umowie o pracę, pobyt pracownika poza krajem nie ma cech podróży służbowej.
W takim przypadku mamy do czynienia z pracą świadczoną w stałym miejscu pracy, a pracownikowi nie przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.
Praca za granicą
W przypadku pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, mających miejsce pobytu za granicą i uzyskujących tam przychody, zasady ustalania podstawy wymiaru składek zostały określone nieco odmienne. Z podstawy wymiaru składek tych osób jest wyłączona część wynagrodzenia, stanowiąca równowartość diet za każdy dzień pobytu, w wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Jednak miesięczna podstawa wymiaru składek (ustalona przez odjęcie diet od przychodu i po przeliczeniu na złote) nie może być niższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W 2007 r. jest to kwota 2616 zł. Jeżeli przychód pracownika po odjęciu diet jest niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, podstawę wymiaru składek stanowi kwota przeciętnego wynagrodzenia.
Przykład:
W lipcu 2007 r. pracodawca wypłacił pracownikowi zatrudnionemu za granicą wynagrodzenie za lipiec. Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc pracodawca odjął od kwoty przychodu diety należne za ten miesiąc. Kwota wynagrodzenia pomniejszonego o diety, po przeliczeniu na złote, wyniosła 2360 zł. Pracodawca musiał jednak naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez siebie i przez pracownika) od kwoty 2616 zł.
Przychody pracownika stanowiące podstawę wymiaru składek osiągane w walutach obcych przelicza się na złote w sposób określony w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jeżeli pracownik zatrudniony za granicą u polskiego pracodawcy przez część miesiąca był chory lub przebywał na urlopie bezpłatnym i osiągnął przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie, kwota minimalnej podstawy wymiaru jest ustalana proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu.
Kwotę najniższej podstawy wymiaru (2616 zł) dzieli się wówczas przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu.
Przykład:
W czerwcu 2007 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za okres od 15 do 31 maja. Do 14 maja br. pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Ustalając podstawę wymiaru składek za czerwiec br. pracodawca będzie musiał odjąć od uzyskanego przychodu kwotę należnych diet za każdy dzień pobytu pracownika za granicą (17 dni).
Jeśli po odjęciu tych diet otrzymana kwota będzie niższa od prognozowanego na 2007 r. przeciętnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru składek należy przyjąć to wynagrodzenie. Ponieważ praca była wykonywana tylko przez część miesiąca, kwotę tę należy zmniejszyć proporcjonalnie, dzieląc przeciętne wynagrodzenie przez 31 dni i mnożąc tę kwotę przez 17 dni (liczbę dni, przez które pracownik podlegał ubezpieczeniom w tym miesiącu): 2616 zł : 31 dni x 17 dni = 1434,58 zł.
Jeśli po odjęciu tych diet otrzymana kwota będzie niższa od prognozowanego na 2007 r. przeciętnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru składek należy przyjąć to wynagrodzenie. Ponieważ praca była wykonywana tylko przez część miesiąca, kwotę tę należy zmniejszyć proporcjonalnie, dzieląc przeciętne wynagrodzenie przez 31 dni i mnożąc tę kwotę przez 17 dni (liczbę dni, przez które pracownik podlegał ubezpieczeniom w tym miesiącu): 2616 zł : 31 dni x 17 dni = 1434,58 zł.
Prawo do obniżenia podstawy wymiaru składek nie przysługuje w przypadku zarówno usprawiedliwionej, jak i nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia z powodów określonych w prawie pracy, nie przerywa biegu ubezpieczenia tych osób i jest okresem ubezpieczenia.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników zatrudnionych za granicą, którzy w danym miesiącu mają usprawiedliwioną lub nieusprawiedliwioną nieobecność bez prawa do wynagrodzenia, minimalna podstawa wymiaru składek nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc powinny być naliczone od pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.
Również w przypadku pracowników zatrudnionych za granicą, którzy przez część miesiąca nie wykonują pracy i otrzymują np. 60% wynagrodzenia, minimalna podstawa wymiaru składek nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.
WAŻNE!
Powyższe zasady ustalania podstawy wymiaru składek nie dotyczą członków służby zagranicznej.
Dodatek walutowy
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został wyłączony dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą, czyli tzw. dodatek walutowy. Przysługuje on nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej.
Wynagrodzenie nauczycieli zatrudnionych w takich placówkach składa się z:
• wynagrodzenia zasadniczego – wynagrodzenie to w pełnej wysokości stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• dodatku walutowego, który jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Dodatek dewizowy
Przychodem objętym zwolnieniem z oskładkowania jest równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich. Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega część odpowiadająca 75% tych dodatków.
Dodatek dewizowy jest dodatkiem do wynagrodzenia za pracę na statkach rybackich i handlowych. Przysługuje w celu zrekompensowania podstawowych wydatków pracownika w podróżach zagranicznych. Dodatek wypłaca się za czas przebywania pracownika w podróży morskiej poza krajem.
Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 13, 15, 16, 16a i 17 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
• § 2 pkt 1 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.),
• § 2 rozporządzenia z 9 września 2004 r. w sprawie wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej (DzU nr 210, poz. 2138 ze zm.).