Zakończenie i wyniki kontroli ZUS

Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor kontroli ZUS sporządza protokół pokontrolny, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich zostaje doręczony płatnikowi składek. Protokół jest odzwierciedleniem przebiegu kontroli ZUS i znajdzie się w nim opis stanu faktycznego oraz przywołane zostaną przepisy, które – w ustalonym stanie – zostały przez płatnika naruszone.

Protokół kontroli

Za datę zakończenia kontroli uznaje się dzień doręczenia płatnikowi protokołu kontroli lub – w najczęstszych przypadkach, gdy protokół wysyłany jest pocztą – datę nadania na stemplu pocztowym. Na sporządzenie protokołu i dostarczenie go płatnikowi (lub wysłanie pocztą za zwrotnym poświadczeniem odbioru), ZUS ma ściśle określoną liczbę dni, liczoną od daty doręczenia upoważnienia do wszczęcia kontroli. Będzie to odpowiednio: 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców, 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców, 24 dni robocze dla średnich przedsiębiorców oraz 48 dni roboczych dla pozostałych przedsiębiorstw.

Sporządzony w wyniku postępowania kontrolnego protokół powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki terytorialnej ZUS,
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (imię, nazwisko płatnika będącego osobą fizyczną, nazwa firmy w przypadku jednostek organizacyjnych, PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania i siedziby płatnika),
• oznaczenie inspektora kontroli, który przeprowadzał postępowanie (imię i nazwisko, numer legitymacji służbowej),
• określenie zakresu przeprowadzonej kontroli,
• czas trwania kontroli (ze wskazaniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z dokładnym wskazaniem przerw w postępowaniu),
• opis dokonanych ustaleń oraz podstawy prawne, które się do konkretnych ustaleń odnoszą,
• opis dowodów ze wskazaniem numeru strony, na której można znaleźć dowód w aktach sprawy (poświadczone kopie dokumentów uzyskanych w toku kontroli, protokoły z zeznań świadków oraz protokoły przesłuchania stron postępowania, notatki służbowe, wszelkie inne dokumenty przedstawione przez strony postępowania, mające wpływ na dokonane ustalenia),
• pouczenie o prawie do wniesienia zastrzeżeń do ustaleń kontroli,
• pieczątkę i podpis inspektora kontroli.

---

W aspekcie rozliczeń finansowych płatnika z Zakładem w protokole znajdzie się wzmianka o „odpisie składek” (jeżeli w wyniku nieprawidłowych rozliczeń płatnik opłacił kwoty wyższe, niż wynika to z obowiązujących przepisów) lub o „przypisie składek” (jeżeli w wyniku błędów płatnik opłacał zbyt niskie kwoty z tytułu należności składkowych). Odpis oraz przypis składek stanowią różnicę pomiędzy składkami należnymi a opłaconymi. W przypadku odpisu różnica ta będzie należna płatnikowi składek, natomiast przypisu – Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Zastrzeżenia do protokołu

Protokół kontroli nie podlega zaskarżeniu, nie można się też od niego odwołać. Jednak zgodnie z pouczeniem, które musi się znaleźć w protokole kontroli, płatnik może złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń dokonanych w toku postępowania. Powinien w nich wskazać, z którymi spośród ustaleń kontroli się nie zgadza, oraz wskazać dowody na poparcie swojego stanowiska. Ma na to 14 dni od daty doręczenia protokołu kontroli.

Po otrzymaniu zastrzeżeń inspektor kontroli musi się do nich ustosunkować w formie pisemnej. Może się nie zgodzić z zastrzeżeniami, przyjąć je lub przyjąć część z nich, a część uznać za bezzasadne. Odpowiedzi na zastrzeżenia ZUS udziela obecnie w formie aneksu do protokołu kontroli. Zostaje w nim określone stanowisko kontrolującego wobec zarzutów podniesionych przez płatnika – może on uznać zastrzeżenia za uzasadnione w całości, w części lub nie uwzględnić ich w ogóle. Aneks do protokołu stanowi integralną część dokumentacji pokontrolnej.

Płatnik ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń do ustaleń przedstawionych w protokole kontroli.

Decyzja ZUS

Może się zdarzyć, że w toku kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości, płatnik składek wniósł zastrzeżenia do protokołu, ale nie zostały one przez organ uwzględnione. Płatnik jednak nadal nie zgadza się z ustaleniami i w związku z tym nie chce sporządzić dokumentów korygujących na podstawie spornych ustaleń. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje wówczas decyzję, dotyczącą spornych kwestii, ustalającą podleganie ubezpieczeniom, właściwą – zdaniem ZUS – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub prawidłowe wysokości rozliczonych przez płatnika świadczeń.

Decyzja ZUS jest przejawem władczego działania organu rentowego – w decyzji jednostronnie rozstrzyga on o pozycji obywatela lub innego podmiotu, który musi się podporządkować woli organu. Od wydanej decyzji przysługuje płatnikowi środek odwoławczy w postaci odwołania do sądu. Tryb odwoławczy od decyzji Zakładu reguluje art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przewiduje on odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, za pośrednictwem terenowej jednostki ZUS, która wydała sporną decyzję. Odwołanie składa się w dwóch egzemplarzach, w terminie jednego miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Płatnik ma miesiąc na wniesienie odwołania od decyzji.

Jeżeli na tym etapie organ uzna zasadność odwołania, wówczas uchyli lub zmieni sporną decyzję. Jeżeli natomiast Zakład nadal pozostaje przy swojej decyzji, wówczas całą dokumentację w sprawie oraz odwołanie płatnika i przekazane przez niego dowody przekaże do sądu. Informacja o przysługujących stronie środkach odwoławczych musi się znaleźć w decyzji.

W przypadku gdy płatnik ze środków tych nie skorzysta, po miesięcznym terminie, przewidzianym na złożenie odwołania, decyzja Zakładu staje się prawomocna.

Korekta dokumentacji

Płatnik składek jest zobowiązany dokonać korekty w złożonych do ZUS dokumentach w terminach:

• 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli;
• 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.

Przy sporządzaniu – nieraz bardzo licznych – korekt dokumentów rozliczeniowych praktyczną pomocą są załączniki do protokołu kontroli.

W załącznikach, w układzie tabelarycznym, kwoty składek, które zostały błędnie obliczone przez płatnika, są zestawione z wyliczonymi przez inspektora kontroli prawidłowymi kwotami, wynikającymi z obowiązujących przepisów, i to z podziałem na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, fundusze oraz z imiennym wykazem składek należnych za poszczególnych ubezpieczonych. Ponieważ płatnik jest zobowiązany sporządzić korekty błędnej dokumentacji, załączniki te mogą oszczędzić mu sporo pracy – są swego rodzaju „gotowcami”, w których wyliczono już prawidłowe podstawy wymiaru składek oraz same składki. Tym samym płatnik nie musi się już zajmować ich wyliczaniem, na podstawie wymienionych podstaw prawnych, i – jeżeli uznaje ustalenia kontroli – może po prostu przenieść gotowe dane do dokumentów korygujących.

Podstawa prawna

• Art. 71 ust. 7b, art. 83 i 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek – Dz.U. nr 164, poz. 1165.
• Art. 83 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej – t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
• Art. 4779 § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – t.j. Dz.U. nr 43, poz. 296; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 213, poz. 1435.