PPK pracownik a pracodawca
Pracownicze Plany Kapitałowe to program dobrowolny dla pracownika, ale obowiązkowy dla pracodawcy. Proces wdrożenia PPK nie jest jednak skomplikowany. Podobnie jak prowadzenie programu. Zwłaszcza, że bezpłatną pomoc w tym zakresie zapewnia PFR Portal PPK.
Co do zasady, utworzenie PPK składa się z kilku prostych kroków. W pierwszej kolejności należy - wspólnie z zakładowymi organizacjami związkowymi (albo z reprezentacją osób zatrudnionych, jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe) - wybrać instytucję finansową, która ma prowadzić program. Lista wszystkich instytucji prowadzących PPK, wraz z ich ofertami, jest prezentowa na oficjalnym portalu informacyjnym o PPK (www.mojeppk.pl).
Następnie należy zawrzeć z wybraną instytucją finansową umowy tworzące PPK, to jest umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie PPK (w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych). To najważniejsze kroki w procesie tworzenia PPK. Procedurę zawarcia wskazanych wyżej umów można przeprowadzić w całości online.
Zasadą jest, że każdy podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK (m.in. pracodawca czy zleceniodawca) ma obowiązek wdrożenia PPK. Ze stosowania przepisów ustawy o PPK zwolnione są tylko nieliczne podmioty, po spełnieniu warunków określonych w tej ustawie.
PPK - obowiązki pracodawcy
Po wdrożeniu PPK, na pracodawcy ciąży obowiązek naliczania i odprowadzania wpłat do tego programu. Zgodnie z przepisami ustawy o PPK, pracodawca jest zobowiązany do naliczenia i pobrania wpłat finansowanych przez uczestnika PPK oraz do obliczenia wpłat finansowanych przez siebie (pracodawcę) w terminie wypłaty wynagrodzenia oraz do przekazania tych wpłat do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone i pobrane.
Przy ustalaniu wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości wpłat do PPK, powinny być uwzględnione tylko te składniki, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z zastrzeżeniem, że w PPK nie obowiązuje limit 30-krotności. Ponadto wpłat do PPK nie nalicza się od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Co ważne, w przypadku wpłat do PPK należy brać pod uwagę miesiąc kalendarzowy, w którym wynagrodzenie jest wypłacane pracownikowi, a nie miesiąc, za jaki to wynagrodzenie przysługuje. To ważna zasada, która z pewnością ułatwi naliczanie wpłat do tego programu.
Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone i pobrane już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po zawarciu dla niego umowy o prowadzenie PPK.
Oczywiście, na bieżąco, pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą PPK, w tym archiwizować składane przez pracowników wnioski i deklaracje.
Bezpłatna pomoc z PPK
Warto wiedzieć, że pracodawców wdrażających PPK wspiera spółka PFR Portal PPK, zapewniając im bezpłatną pomoc w postaci m.in. kompleksowej bazy wiedzy o programie PPK (patrz www.mojeppk.pl), a także bezpłatnych szkoleń dla pracodawców i pracowników.
Na portalu tym można znaleźć wiele materiałów przydatnych na etapie wdrażania i obsługi PPK - poradniki, wzory wniosków i deklaracji oraz informacji dla pracowników (tych przekazywanych pracownikom na starcie programu, a także tych przekazywanych w ramach jego późniejszej obsługi). Materiały na portalu są dostępne w różnych wersjach językowych. Do dyspozycji pracodawców i pracowników jest też bezpłatne centrum informacji o PPK, dostępne pod numerem telefonu 800 775 775.
Warto skorzystać z oferty PFR Portal PPK, zwłaszcza, że skorzystanie z niej nic nie kosztuje, a zlekceważenie obowiązków ustawowych może spowodować dotkliwe sankcje.
Jakie kary za niedopełnienie obowiązki związanego z PPK?
Pracodawcom, którzy nie wywiążą się z obowiązków wynikających z ustawy o PPK, grozi odpowiedzialność wykroczeniowa. Wynika to z art. 106 – 108 tej ustawy. Karze grzywny - w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie, w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego - podlega pracodawca (albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu), który nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie. Taka sama kara grozi podmiotowi zatrudniającemu (albo osobie upoważnionej do działania w jego imieniu lub działającej z inicjatywy tego podmiotu) za nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Natomiast pracodawca (albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu), który:
- nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK,
- nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych przepisami terminach,
- nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
- nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK
- podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.
Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy
Ściganie tych wykroczeń jest obowiązkiem Państwowej Inspekcji Pracy. Bierze ona udział w postępowaniu w tych sprawach w roli oskarżyciela publicznego.
Orzekanie w sprawach o wskazane wyżej czyny następuje na zasadach i w trybie przepisów kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Podstawa prawna:
Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342).