Powinni Państwo wręczyć świadectwo pracy pracownikowi lub wysłać na adres wskazany przez pracownika jako adres jego pobytu. Na pisemny wniosek pracownika mogą Państwo przekazać świadectwo pracy innej upoważnionej przez niego osobie, np. matce pracownika, a także wysłać je na adres osoby upoważnionej. Kopię upoważnienia pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika.
Pracodawca ma obowiązek sporządzić i wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu pracy. Jeżeli wydanie świadectwa w ostatnim dniu trwania stosunku pracy nie jest możliwe (np. pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby, nie zgłosił się po odbiór świadectwa pracy), pracodawca musi tego dokonać nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.
Szczegółowe przepisy w tym zakresie zawiera Kodeks pracy oraz rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem).
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu pracy. Pracownik może zatem upoważnić inną osobę do odbioru świadectwa pracy. Upoważnienie takie pracownik musi sporządzić na piśmie.
Jeżeli pracodawca chce doręczyć świadectwo pracy pracownikowi po ustaniu stosunku pracy, może tego dokonać:
- przesyłając świadectwo pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo
- w inny sposób, np. przez gońca, firmę kurierską (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).
Jeżeli pracodawca wysłał świadectwo pracy pod adres wskazany przez pracownika, a pracownik zmienił miejsce zamieszkania, nie zawiadamiając o tym pracodawcy, to świadectwo pracy uznaje się za doręczone, sam zaś dokument pozostawia się w aktach osobowych pracownika z odpowiednią adnotacją, np. „Świadectwo pracy nie zostało doręczone pracownikowi ze względu na zmianę jego miejsca zamieszkania. O nowym adresie pracownik nie poinformował pracodawcy”. Podobnie należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie odbierze wysłanego przez pracodawcę świadectwa pracy.
Pracodawca ma obowiązek sporządzenia kopii świadectwa pracy i przechowywania jej w aktach osobowych pracownika (§ 4 rozporządzenia). Kopię tę przechowuje się w części C akt osobowych pracownika, w której przechowywane są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika lub członkowi rodziny (spadkobiercy) zmarłego pracownika.