Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Powinno udzielać się go jednorazowo w pełnym przysługującym pracownikowi wymiarze. Jednak na wniosek pracownika można udzielać urlopu w częściach. Wówczas przynajmniej jedna z tych części powinna obejmować co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku. Do tych 14 dni wliczamy również dni wolne od pracy, tj. niedziele, święta, a także dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wystarczy więc, że pracownik skorzysta z 10 dni urlopu wypoczynkowego przypadającego od poniedziałku jednego tygodnia do piątku następnego tygodnia, a spełni wymóg wykorzystania co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku.
Uzgodnienie terminu i forma udzielenia urlopu
Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego ustala się z reguły w planie urlopów. Pracodawca, ustalając plan urlopów, bierze pod uwagę wnioski pracowników, uwzględniając terminy wykorzystania urlopu, a także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Oznacza, to że pracodawca nie musi ustalać terminów wykorzystania urlopu jedynie ściśle we wskazanych przez pracownika okresach. Pracodawca powinien zaplanować urlop wyłącznie w proponowanych przez pracownika terminach, jeżeli istnieje taka możliwość.
Pracodawcy, którzy nie muszą tworzyć planu urlopów, czyli pracodawcy, u których nie ma związków zawodowych lub działające związki wyraziły zgodę na nietworzenie planu, udzielają urlopu wypoczynkowego po porozumieniu z pracownikiem.
Przepisy nie określają, w jakiej formie udziela się urlopu wypoczynkowego. W praktyce najczęściej odbywa się to na podstawie pisemnego wniosku urlopowego złożonego przez pracownika i zaakceptowanego przez pracodawcę.
Nie ma przeszkód, żeby urlopu udzielano w inny sposób, np. w formie ustnej czy drogą elektroniczną. Jednak najlepiej zrobić to w taki sposób, żeby nie było wątpliwości, czy pracodawca wyraził zgodę na urlop i w jakim terminie ma on być wykorzystywany.
Rozpoczęcie urlopu
Pracownik może rozpocząć wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego dopiero po uzyskaniu zgody pracodawcy. Samodzielne udanie się na urlop przez pracownika jest niedozwolone. W przypadku wykorzystywania urlopu bez zgody pracodawcy pracownik naraża się na sankcje ze strony pracodawcy, np. ukaranie karą porządkową lub nawet wypowiedzenie umowy czy zwolnienie dyscyplinarne.
Przyjmuje się obecnie, że pracownik nie może nawet samowolnie wykorzystać urlopu wypoczynkowego ustalonego w planie urlopów. Powinien zacząć jego wykorzystywanie dopiero po uzyskaniu zgody pracodawcy. Wcześniej w tym zakresie prezentowany był odmienny pogląd dopuszczający wykorzystywanie urlopu ustalonego w planie urlopów bez akceptacji pracodawcy (uchwała SN z 3 czerwca 1980 r., V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132).
Jednak pracodawca może przesunąć pracownikowi urlop wypoczynkowy zaplanowany w planie urlopów z własnej inicjatywy z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Wypoczynkowy po macierzyńskim
W przypadku gdy pracownica lub pracownik wystąpi o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu w terminie wskazanym przez pracownicę lub pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela urlopu wyłącznie na wniosek pracownicy lub pracownika. Urlopu tego nie można więc rozpocząć bez wcześniejszego zawiadomienia pracodawcy o zamiarze jego wykorzystania.
Pracownica lub pracownik mogą po urlopie macierzyńskim wykorzystać zarówno zaległy, jak i bieżący urlop wypoczynkowy, w pełnym wymiarze.
Urlop w okresie wypowiedzenia
Jeżeli pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia, pracodawca może mu jednostronnie narzucić termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy wypowiedzenia dokonał pracodawca czy sam pracownik. Pracownik jest zobowiązany wykorzystać w okresie wypowiedzenia zarówno bieżący, jak i zaległy urlop wypoczynkowy. Jeżeli pracownik sam wystąpi o urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia, pracodawca nie musi mu go udzielić.
Sposób udzielania urlopu
Urlopu wypoczynkowego udziela się jedynie na dni pracy ustalone w rozkładzie czasu pracy danego pracownika. Można zatem udzielać urlopu pracownikowi np. w niedzielę, jeżeli jest ona dniem pracy pracownika.
Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego, 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Dotyczy to także pracowników pracujących na niepełny etat.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony na 1/4 etatu i ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Pracuje po 2 godziny od poniedziałku do piątku. W takim przypadku pracownikowi przysługuje 5 dni, czyli 40 godzin urlopu (5 dni x 8 godzin) na cały rok. Obniżamy mu bowiem wymiar urlopu do 1/4 etatu (20 dni x 1/4 etatu = 5 dni). Ponieważ pracownik pracuje po 2 godziny dziennie, jeżeli skorzysta z urlopu w któryś ze swoich dni pracy, to odpiszemy mu z urlopu tylko 2 godziny za 1 dzień wolny. Dopiero gdy pracownik weźmie urlop na 4 dni pracy, to z urlopu odpiszemy mu 8 godzin. Wykorzysta wówczas 1 dzień urlopu z 5 dni urlopu, jakie mu przysługują w całym roku.
W przypadku pracowników, którzy mają inną niż 8 godzin normę dobową czasu pracy (np. pracownicy niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym lub znacznym, których norma dobowa wynosi 7 godzin, pracownicy zoz, których norma dobowa wynosi 7 godzin i 35 minut), 1 dzień urlopu odpowiada tej normie dobowej. Zatem np. 1 dzień urlopu pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym to 7 godzin.
Ważne!
Urlopu wypoczynkowego nie można udzielać pracownikowi tylko na część dnia pracy.
Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi pozostała do wykorzystania mniejsza liczba godzin urlopu niż liczba godzin, którą ma do przepracowania w danym dniu zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.
Przykład
Pracownikowi pozostało do wykorzystania w danym roku 4 godziny urlopu, a pracuje po 8 godzin dziennie każdego dnia. W takim przypadku można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy. Wykorzysta wówczas 4 godziny urlopu, a pozostałe 4 godziny przepracuje.
W przypadku gdy pracownicy pracują w systemie czasu pracy, w którym jest dopuszczalne wykonywanie pracy powyżej 8 godzin dziennie, np. w systemie równoważnym czasu pracy, z urlopu odpisujemy pracownikowi tyle godzin, ile miał przepracować w danym dniu, czyli np. 12 godzin lub 16 godzin.
Marek Skałkowski
specjalista w zakresie prawa pracy