Taki zapis w regulaminie pracy jest niedopuszczalny. Oprócz tego, że pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu pracownikom wracającym po urlopach rodzicielskich, powinien również udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Poza tym wprowadzony zapis w regulaminie pracy niczemu nie służy. Pracodawca może bowiem poza szczególnymi przypadkami zawsze odmówić pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego ze względu na zapewnienie w zakładzie normalnego toku prac, a nie ze względu na wskazane w pytaniu postanowienia regulaminu pracy.
Z przepisów w zakresie udzielania urlopów wypoczynkowych wynika, że generalnie o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu decyduje pracodawca. Udzielając pracownikom urlopu, bierze on pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dotyczy to zarówno urlopów, których pracodawca udziela zgodnie z planem urlopów, jak i urlopów, których udziela po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 11 k.p.). A zatem nie każdy wniosek urlopowy pracownika musi zostać przez pracodawcę zaakceptowany.
Jednak w pewnych przypadkach pracodawca jest zobowiązany zaakceptować wniosek pracownika, udzielając mu urlopu we wnioskowanym terminie.
Dotyczy to pracowników, którzy chcieliby wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie:
- macierzyńskim (art. 163 § 3 k.p.) i dodatkowym urlopie macierzyńskim (art. 1821 § 6 k.p.),
- ojcowskim (art. 1823 § 3 k.p.),
- na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 § 1 zd. 2 k.p.) i dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 § 4 k.p.), a także
- młodocianego uczęszczającego do szkoły, który chce wykorzystać urlop w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).
A zatem tych pracowników nie mogą dotyczyć postanowienia regulaminu pracy wyłączające możliwość korzystania z urlopu w pewnym okresie roku. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują bowiem w ogóle prawa pracodawcy do odmowy udzielenia takiemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego w jednym z wymienionych wyżej okresów.
Ponadto każdy pracownik uprawniony do urlopu wypoczynkowego może wykorzystać do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w trybie urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.). Co do zasady pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu w żądanym przez pracownika terminie. W świetle orzecznictwa sądowego jest to dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach. W wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNP 2005/17/271) Sąd Najwyższy stwierdził, że „(...) może zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy. Skoro pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, to może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie i nakazać pracownikowi obecność w pracy. Rozpoczęcie i wykorzystywanie urlopu w takiej sytuacji może być traktowane w kategoriach odmowy wykonania polecenia i nieobecność pracownika w pracy może być uznana za nieusprawiedliwioną (...)”. Zdaniem Sądu Najwyższego obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić takiemu żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które wymagają obecności pracownika w pracy.
Należy przyjąć, że nie jest jednak możliwe nieudzielenie pracownikowi urlopu na żądanie tylko z powodu dużego natężenia pracy w zakładzie pracy. Decydując o udzieleniu bądź nieudzieleniu pracownikowi urlopu na żądanie, pracodawca powinien wziąć pod uwagę charakter tego urlopu, społeczno-gospodarcze przeznaczenie prawa do tego urlopu i zasady współżycia społecznego. Urlop na żądanie umożliwia pracownikowi nieświadczenie pracy, gdy w nagłych sytuacjach jest to niemożliwe bądź znacznie utrudnione. Takie sytuacje mogą mieć miejsce w trakcie całego roku.
Postanowienie regulaminu pracy, że w grudniu pracodawca nie udziela pracownikom urlopów, nie może dotyczyć urlopu na żądanie.
Z przepisów urlopowych wynika, że pracodawca w każdym konkretnym przypadku powinien ocenić, czy udzielić pracownikowi urlopu we wnioskowanym terminie czy nie. Dotyczy to nie tylko urlopu na żądanie, ale i „zwykłego” urlopu. Zapis w regulaminie pracy dotyczący nieudzielania pracownikom urlopów w grudniu mógłby mieć charakter wyłącznie informacyjny. Mogłoby z niego jedynie wynikać, że (poza przypadkami, o których mowa wyżej) ze względu na znaczne natężenie pracy w grudniu urlopy wypoczynkowe są udzielane pracownikom tylko w wyjątkowych przypadkach. Taki zapis nie zamyka bowiem pracownikom możliwości składania wniosków o urlop w tym miesiącu. Jeżeli pracodawca nie chce zaakceptować wniosku pracownika o urlop, powinien odmówić ze względu na konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy (jest to przesłanka ustawowa odmowy udzielenia urlopu), a nie ze względu na taki zapis w regulaminie pracy.
Zapis, który znajduje się w regulaminie pracy, należy zmienić, uwzględniając możliwość wykorzystania przez pracowników w grudniu także urlopu na żądanie, albo usunąć.