Czy można wprowadzić zakaz korzystania z urlopów wypoczynkowych w niektórych miesiącach

Taki zapis w Państwa regulaminie pracy jest niedopuszczalny. Oprócz tego, że pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu pracownikom wracającym po urlopach rodzicielskich, powinien również udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Poza tym wprowadzony przez Państwa zapis w regulaminie pracy niczemu nie służy. Pracodawca może bowiem poza szczególnymi przypadkami zawsze odmówić pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego ze względu na zapewnienie w zakładzie normalnego toku prac, a nie ze względu na wskazane w pytaniu postanowienia regulaminu pracy.

Z przepisów w zakresie udzielania urlopów wypoczynkowych wynika, że generalnie o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu decyduje pracodawca. Udzielając pracownikom urlopu bierze on pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dotyczy to zarówno urlopów, które pracodawca udziela zgodnie z planem urlopów, jak i urlopu którego udziela po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). Zatem nie każdy wniosek urlopowy pracownika musi zostać przez pracodawcę zaakceptowany.

Jednak w pewnych przypadkach pracodawca jest zobowiązany zaakceptować wniosek pracownika udzielając mu urlopu we wnioskowanym terminie. Dotyczy to pracowników, którzy chcieliby wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie:

• macierzyńskim (art. 163 § 3 Kodeksu pracy) i dodatkowym urlopie macierzyńskim (art. 182¹ § 6 Kodeksu pracy),
• ojcowskim (art. 182³ § 3 Kodeksu pracy),
• na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 § 1 zd. 2 Kodeksu pracy) i dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 § 4 Kodeksu pracy),a także młodocianego uczęszczającego do szkoły, który chce wykorzystać urlop w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 Kodeksu pracy).

Zatem tych pracowników nie mogą dotyczyć postanowienia regulaminu pracy wyłączające możliwość korzystania z urlopu w pewnym okresie roku. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują bowiem w ogóle prawa pracodawcy do odmowy udzielenia takiemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego w jednym z wymienionych wyżej okresów.

Ponadto każdy pracownik uprawniony do urlopu wypoczynkowego może wykorzystać do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w trybie urlopu na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy). Co do zasady, pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu w żądanym przez pracownika terminie. W świetle orzecznictwa sądowego jest to dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach. W wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNP 2005/17/271) Sąd Najwyższy stwierdził, że „(...) może zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy. Skoro pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, to może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie i nakazać pracownikowi obecność w pracy. Rozpoczęcie i wykorzystywanie urlopu w takiej sytuacji może być traktowane w kategoriach odmowy wykonania polecenia i nieobecność pracownika w pracy może być uznana za nieusprawiedliwioną (...)”. Zatem zdaniem Sądu Najwyższego obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić takiemu żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które wymagają obecności pracownika w pracy.

Należy przyjąć, że nie jest jednak możliwe nieudzielenie pracownikowi urlopu na żądanie tylko z powodu dużego natężenia pracy w zakładzie pracy. Decydując o udzieleniu bądź nieudzieleniu pracownikowi urlopu na żądanie pracodawca powinien mieć bowiem na względzie charakter tego urlopu, społeczno-gospodarcze przeznaczenie prawa do tego urlopu i zasady współżycia społecznego. Urlop na żądanie umożliwia pracownikowi nieświadczenie pracy, gdy w nagłych sytuacjach jest to niemożliwe bądź znacznie utrudnione. Takie sytuacje mogą mieć miejsce w trakcie całego roku.

PRZYKŁAD

Pracownik zgłosił żądanie udzielenia mu urlopu, ponieważ musi odebrać ze szpitala obłożnie chorą kuzynkę, która nie ma innych krewnych, którzy mogliby to zrobić. Inny pracownik zgłosił żądanie udzielenia mu urlopu, ponieważ jest awaria sieci wodociągowej i musi udostępnić mieszkanie ekipie, która ją naprawia. W takich przypadkach odmowa udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie motywowana tylko nawałem pracy w zakładzie mogłaby być potraktowana jako naruszenie zasad współżycia społecznego. Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby nieobecność w pracy tych pracowników groziła pracodawcy znaczną szkodą majątkową.

Zatem postanowienie regulaminu pracy, że w grudniu pracodawca nie udziela pracownikom urlopów, nie może dotyczyć urlopu na żądanie.

Z przepisów urlopowych wynika, że pracodawca w każdym konkretnym przypadku powinien ocenić, czy udzielić pracownikowi urlopu we wnioskowanym terminie czy nie. Dotyczy to nie tylko urlopu na żądanie, ale i „zwykłego” urlopu. Zapis w regulaminie pracy dotyczący nieudzielania pracownikom urlopów w grudniu mógłby mieć charakter wyłącznie informacyjny. Mogłoby z niego jedynie wynikać, że (poza przypadkami, o których mowa wyżej) ze względu na znaczne natężenie pracy w grudniu urlopy wypoczynkowe są udzielane pracownikom tylko w wyjątkowych przypadkach. Taki zapis nie zamyka bowiem pracownikom możliwości składania wniosków o urlop w tym miesiącu. Jeżeli pracodawca nie chce zaakceptować wniosku pracownika o urlop, powinien odmówić ze względu na konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy (jest to przesłanka ustawowa odmowy udzielenia urlopu), a nie ze względu na taki zapis w regulaminie pracy.

Zatem zapis, który znajduje się w Państwa regulaminie pracy, należy zmienić, uwzględniając możliwość wykorzystania przez pracowników w grudniu także urlopu na żądanie, albo usunąć.

Podstawa prawna:

• art. 163 § 1 i § 1¹, art. 163 § 3, art. 167², art. 182¹ § 6, art. 182³ § 3, art. 183 § 1, art. 183 § 4, art. 205 § 3 Kodeksu pracy.

Orzecznictwo uzupełniające:

• Rozpoczęcie urlopu „na żądanie” (art. 167² Kodeksu pracy) przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36)
• Udzielenie urlopu wypoczynkowego, także na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy), pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby jest niezgodne z prawem. (Wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148)