Powinni Państwo udzielić pracownikowi urlopu na żądanie w przypadku, gdy pracownik nie miał innej możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie tego urlopu. Niezależnie od tego, powinni Państwo domagać się od pracownika potwierdzenia zgłoszenia przez niego żądania udzielenia urlopu w najbliższym możliwym terminie.
UZASADNIENIE
Pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie, jeżeli potrzebuje wolnego np. do załatwienia nieprzewidywalnej, naglącej sprawy. Pracownik ma prawo do 4 dni takiego urlopu, które może wykorzystać we wskazanym przez siebie terminie, w każdym roku kalendarzowym. Warunkiem skorzystania z urlopu na żądanie jest poinformowanie pracodawcy o nieobecności najpóźniej w dniu rozpoczęcia korzystania z tego urlopu. Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, jeżeli pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania.
Przepisy nie precyzują jednoznacznie, w jakiej formie pracownik ma zgłosić wniosek o urlop na żądanie. Ma to być jednak „jego” wniosek. Pracownik może zatem wystąpić o udzielenie urlopu na żądanie w dowolny sposób, np. za pomocą wniosku złożonego ustnie, pisemnie, telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną, sms. W praktyce niewykluczone są sytuacje, że na skutek nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie miał możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie mu urlopu osobiście. W takiej sytuacji dopuszczalne jest zgłoszenie żądania urlopu przez małżonka pracownika jako jego ustawowego przedstawiciela. W razie przemijającej przeszkody, która dotyczy jednego z małżonków, drugi małżonek może bowiem za niego działać w sprawach zwykłego zarządu. Przemijającą przeszkodą może być np. nagłe zapalenie strun głosowych, czasowa niemożność skorzystania przez pracownika ze środków komunikacji z pracodawcą itp. W takiej sytuacji za pośrednictwem małżonka pracownik może dopełnić obowiązku zgłoszenia żądania urlopu najwcześniej jak to możliwe.
PRZYKŁAD
Kolega pracownika z pracy poinformował pracodawcę, że za jego pośrednictwem pracownik zgłasza urlop na żądanie. Kolega pracownika nie przedstawił jednocześnie żadnych wyjaśnień, dlaczego pracownik nie zgłosił urlopu na żądanie osobiście. W takim przypadku pracodawca może odmówić udzielenia urlopu do czasu, aż pracownik zgłosi wniosek o urlop osobiście lub przez żonę. Jeżeli tego nie uczyni, w zależności od okoliczności pracodawca może potraktować nieobecność pracownika w pracy jako usprawiedliwioną lub nieusprawiedliwioną.
W przedstawionej sytuacji powinni Państwo sporządzić notatkę z rozmowy z żoną. Dla pewności powinni Państwo również zażądać od pracownika potwierdzenia zgłoszonego wniosku o urlop na żądanie.
Najlepiej kwestię terminu i sposobu zgłaszania żądania udzielenia urlopu uregulować w regulaminie pracy. Można wówczas zapisać w nim np. możliwość zgłoszenia w nagłych sytuacjach urlopu na żądanie za pośrednictwem domowników pracownika wskazanych w kwestionariuszu osobowym, pod warunkiem potwierdzenia go przez pracownika w najwcześniejszym możliwym terminie.
WAŻNE!
Jeżeli urlop na żądanie został zgłoszony przez małżonka pracownika, od pracownika należy zażądać potwierdzenia zgłoszonego wniosku o jego udzielenie w najbliższym możliwym terminie.
Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24, poz. 346).
Podstawa prawna
- art. 1672, art. 1673 Kodeksu pracy,
- art. 29 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.