Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga nie tylko pieczołowitości i dokładności, lecz także dobrej znajomości prawa. Każda część takich akt musi być nie tylko prawidłowo prowadzona, ale także jej zawartość musi być zgodna z prawem.
Część A
W części A akt osobowych powinny znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (np. świadectwa służby, zaświadczenia) w szczególności obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane przy wykonywaniu oferowanej pracy (np. świadectwa kwalifikacyjne, zaświadczenia o odbyciu określonych kursów, dyplom ukończenia studiów wyższych),
• świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku (tzw. badania wstępne), wystawione przez lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca ma podpisaną umowę o świadczenie usług w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników (art. 12 ust. 1 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy - DzU z 2004 r. nr 125, poz. 1317 ze zm.). Przy czym wydanie orzeczenia powinno nastąpić na podstawie wydanego przez pracodawcę skierowania (§ 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy - DzU nr 69, poz. 332 ze zm.),
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
• inne dokumenty przedłożone przez pracownika (kandydata do pracy) potwierdzające jego umiejętności, osiągnięcia zawodowe lub stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności).
W tej części akt osobowych powyższe dokumenty powinny być przechowywane w formie odpisów lub kopii. Wprawdzie pracodawca ma prawo żądać wglądu do oryginalnych dokumentów, lecz tylko celem ich weryfikacji i sporządzenia odpisów i kopii. Pod żadnym pozorem nie powinno się przechowywać w tej części akt osobowych oryginalnych dokumentów. Jedyny wyjątek stanowi kwestionariusz osobowy wypełniany przez kandydata na pracownika na potrzeby procesu rekrutacji oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Część B
W części B powinny znaleźć się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym w szczególności:
• umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
• zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca stosuje go w formie pisemnej,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami regulaminu pracy lub obwieszczenia, przepisami i zasadami dotyczącymi bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także informacją dodatkową do umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.),
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do lat 4 o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach prawa pracy dotyczących: dwóch dni „opieki” na dziecko do lat 14 w danym roku kalendarzowym, zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowania poza stałe miejsce pracy, zatrudniania powyżej 8 godzin na dobę w systemach czasu pracy przewidujących pracę w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę (tzw. wypowiedzenie zmieniające) lub zmiany tych warunków w innym trybie, np. za porozumieniem stron (tzw. aneks do umowy o pracę),
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika w okresie, w którym jest uprawniony do korzystania z urlopu wychowawczego,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę obejmującą okres pozostawania w stosunku pracy,
• pisemne wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
W przeciwieństwie do części A, w tej części powinny znaleźć się głównie oryginalne dokumenty. Kopie i odpisy natomiast powinny znajdować się tam jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. zniszczenia lub utracenia oryginalnych dokumentów.
Część C
W części C natomiast powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące żądania wydania odrębnego świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia w ramach kończącej się umowy o pracę, gdy bezpośrednio po jej zakończeniu strony podpisują kolejną umowę o pracę (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi w takiej sytuacji ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz potwierdzenie odbioru świadectwa przez pracownika, np. oświadczenie podpisane przez pracownika, zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego świadectwo pracy, lub wzmianka i podpis pracownika opatrzony datą umieszczony na kopii świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.),
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty w tej części akt osobowych również powinny być umieszczone w oryginale.
Katarzyna Wrońska-Zblewska