Zmiana pracodawcy - o czym pracownik musi pamiętać

Od roku 2013 zmniejszyła się mobilność zawodowa Polaków. Aktualnie ponad trzy czwarte pracujących deklaruje, że w ciągu ostatnich pięciu lat nie zmienili pracy – czytamy w raporcie CBOS z 2014 r. Niezależnie od tego jak kształtują się wyniki takich badań za rok 2016, wielu z nas nie raz zastanawiała się nad zmianą pracy. 

Niezbędna dokumentacja

Przede wszystkim pracownik powinien pamiętać o dokładnym wypełnieniu wszelkiej dokumentacji niezbędnej w celu zatrudnienia pracownika i ustalenia uprawnień przysługujących pracownikowi.

Niezależnie od tego jak często pracownik zmienia pracę w trakcie roku kalendarzowego, musi wypełnić cały komplet dokumentów.

Zdarza się, że pracodawcy, którzy zatrudniają pracownika ponownie nawet po krótkotrwałej przerwie wymagają ponownego wypełnienia pakietu dokumentów.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Ze względu na liczbę dokumentacji pracowniczej warto przygotować się do wypełnienia dokumentów z poniższej listy już pierwszego dnia zatrudnienia, choćby poprzez posiadanie aktualnego dowodu osobistego, numeru rachunku bankowego, informacji o urzędzie skarbowym, w którym pracownik chce się rozliczać czy danych członka rodziny, którzy pracownik chciałby zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego.

Na pewno pracownika nie ominie konieczność wypełnienia:
- kwestionariusza osobowego i wskazania w nim, m.in. numeru pesel, ewentualnie numeru NIP jeśli NIP jest identyfikatorem podatkowym pracownika; numeru i daty wydania dowodu osobistego,
- prośby o przekazywanie wynagrodzenia na wskazany rachunek bankowy,
- PITu-2 (oświadczenia pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – nie obowiązuje wszystkich pracowników),
- oświadczenia o wspólnym rozliczaniu się z małżonkiem (wypełniany w przypadku pracownika którego przychody przekraczają I próg podatkowy w danym roku kalendarzowym, który w związku z tym chciałby rozliczać się wspólnie z małżonkiem),
- oświadczenia o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (w przypadku gdy pracownik mieszka poza miejscowością, w której wykonuje pracę),
- zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (jeśli pracownik chciałby zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego: dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole, zakładzie kształcenia nauczycieli, uczelni lub jednostce naukowej prowadzącej studia doktoranckie - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku, małżonka lub wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym,
- oświadczenie rodzica (jeśli pracownik jest rodzicem dziecka do lat 4 lub 14),
- oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania (jeśli pracodawca jest zobowiązany do tworzenia tych regulaminów),
- oświadczenia o zapoznaniu z ryzykiem zawodowym na stanowisku pracy lub inne dokumenty, oświadczenia, które wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych

Pracodawca może jedynie żądać od pracownika informacji wymienionych w art. 22¹ Kodeksu pracy lub innych danych osobowych pracownika, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy lub jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), informacji na temat wykształcenia pracownika, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli pracownik może ze względu na wiek dziecka korzystać z uprawnień przewidzianych w przepisach prawa pracy, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Najczęstszym błędem, który popełniają pracownicy to niedostarczanie nowemu pracodawcy świadectwa/świadectw pracy oraz dyplomu potwierdzającego wykształcenie pracownika. Wspomniane dokumenty są kopiowane przez pracodawcę w celu dołączenia do akt osobowych pracownika.

Pracodawca nie przechowuje oryginałów żadnych dokumentów będących własnością pracownika. W aktach osobowych są przechowywane kopie m.in. dyplomu potwierdzającego wykształcenie pracownika, świadectw pracy, dyplomów potwierdzających ukończenie kursów czy szkoleń.

Przedstawienie pracodawcy wspomnianych dokumentów jest niezbędne w celu prawidłowego ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe przewidują inny, wyższy niż kodeksowy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego nabywa każdy pracownik, który legitymuje się tzw. stażem urlopowym krótszym niż 10 lat.

Do tzn. stażu urlopowego, od którego zależy wymiar urlop wypoczynkowego zaliczamy okres nauki udokumentowany stosownym dyplomem lub świadectwem.

Zobacz serwis: Urlopy

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

1) zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

2) średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

4) średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

5) szkoły policealnej - 6 lat,

6) szkoły wyższej - 8 lat.

Poza okresem nauki, do stażu urlopowego wliczany jest okres zatrudnienia udokumentowany świadectwem pracy lub zaświadczeniem potwierdzającym zatrudnienie u danego pracodawcy, w danym okresie (również u zagranicznego pracodawcy).

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Ponadto do okresów zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wlicza się okresy:

- pracy za granicą,

- podbierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium przysługującego osobie bezrobotnej odbywającej staż lub przygotowanie zawodowe na podstawie skierowania z urzędu pracy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,

- prowadzenia gospodarstwa rolnego, natomiast ilekroć przepisy prawa lub postanowienia układu zbiorowego pracy albo porozumienia w sprawie zakładowego systemu wynagradzania przewidują wliczanie do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy, okresów zatrudnienia w innych zakładach pracy, do stażu tego wlicza się pracownikowi także: okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka, przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem oraz przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy,

- służby wojskowej zgodnie z art. 120 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,

- urlopu bezpłatnego udzielonego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych lub służby okresowej – zgodnie z art. 124 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,

- zawodowej służby wojskowej zgodnie z art. 121 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych,

- służby zastępczej zgodnie z  art. 36 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej,

- pracy nakładczej zgodnie z § 32 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą,

- odpłatnego zatrudnienia skazanego zgodnie z art. 128 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy,

- pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy z godnie z art. 25 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych,

- wykonywania mandatu posła lub senatora zgodnie z art. 28 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora.

Aby nabyć prawo do wyższego, 26-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego należy legitymować się co najmniej 10-letnim tzn. stażem urlopowym.

Pracownik dostarczył pracodawcy dyplom ukończenia uczelni wyższej potwierdzający uzyskanie tytułu magistra oraz dwa świadectwa pracy potwierdzające zatrudnienie przez łącznie 2 lata i 10 miesięcy. Na podstawie dostarczonych dokumentów pracodawca mógł ustalić prawo do wyższego, 26-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego ze względu na posiadanie przez pracownika co najmniej 10-letniego tzn. stażu urlopowego. Uzyskanie tytułu magistra udokumentowane stosownym dyplomem oznacza 8 lat stażu urlopowego + 2 lata i 10 miesięcy potwierdzonego okresu zatrudnienia = ponad 10 lat tzw. stażu urlopowego.

Pracownik, który nie dostarczy pracodawcy świadectwa pracy potwierdzającego poprzedni okres zatrudnienia musi liczyć się z tym, że pracodawca naliczy pracownikowi urlop wypoczynkowego w taki sposób jakby podejmował pracę po raz pierwszy w życiu zawodowym. W przypadku podjęcia zatrudnienia po raz pierwszy w życiu zawodowym, urlop wypoczynkowy naliczany jest w wymiarze 1,67 dni urlopu wypoczynkowego (bez zaokrąglania do 2 dni) dopiero po każdym przepracowanym miesiącu kalendarzowym!

W interesie pracownika jest to aby dostarczyć pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty, aby pracodawca miał możliwość prawidłowego ustalenia wszystkich uprawnień pracownika.

Urlop wypoczynkowy naliczany proporcjonalnie

Kolejną kwestią, o której pracownicy często zapominają jest to, że liczba wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego u poprzedniego pracodawcy ma znaczący wpływ na liczbę przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego u następnego pracodawcy pod warunkiem, że zmiana pracy nastąpiła w tym samym roku kalendarzowym.

Pracownik jest zobowiązany do dostarczenia nowemu pracodawcy przede wszystkim ostatniego świadectwa pracy, dzięki czemu pracodawca może prawidłowo ustalić np. wymiar urlopu wypoczynkowego lub prawo do wynagrodzenia chorobowego.

Pracownik nabył prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, czyli do 26 dni urlopu. W okresie zatrudnienia od 01.01.2016 do 31.05.2016 wykorzystał 13 dni urlopu wypoczynkowego, czyli o 2 dni więcej aniżeli przysługiwałoby mu dni urlopu wynikających z przeliczenia wymiaru urlopu w stosunku do przepracowanych przez pracownika miesięcy: (26 dni urlopu w skali roku:12 miesięcy) x 5 miesięcy (od stycznia do maja) = 11 dni urlopu wypoczynkowego. Fakt wykorzystania 13 dni urlopu wypoczynkowego w 2016 roku został wykazany w świadectwie pracy, które pracownik dostarczył nowemu pracodawcy. Pracownik został zatrudniony ponownie od 01.06.2016 do 31.05.2017 r. Pracownik nie może nabyć prawa do 16 dni urlopu wypoczynkowego, jak wynika z wyliczenia: (26 dni urlopu w skali roku :12 miesięcy) x 7 miesięcy (od czerwca do grudnia). Pracodawca może udzielić pracownikowi co najwyżej 13 dni urlopu wypoczynkowego, ponieważ łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego zależnego od tzn. stażu urlopowego.

Pracownik powinien pamiętać, że jeśli u poprzedniego pracodawcy wykorzysta wyższy niż przysługujący mu z tytułu czasowego zatrudnienia wymiar urlopu wypoczynkowego to automatycznie u nowego pracodawcy, u którego rozpoczyna pracę w tym samym roku kalendarzowym będzie miał prawo do proporcjonalnie niższego wymiaru urlopu wypoczynkowego do końca roku.

Prawo do wynagrodzenia chorobowego

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pierwsze 33 dni (lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia) w roku kalendarzowym z tytułu orzeczonej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną po 30 dniach nieprzerwanego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Do tego okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego wlicza się jednak poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje:

1) absolwentom szkół lub szkół wyższych, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych;

2) jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;

3) ubezpieczonym obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego – który należy udokumentować przedłożeniem do pracodawcy odpowiednich dokumentów, m.in. świadectw pracy,

4) posłom i senatorom, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji.

Pracownik, który nie przedłoży do pracodawcy świadectwa pracy od ostatniego pracodawcy, z którym umowa rozwiązała się w terminie nieprzekraczającym 30 dni do momentu ponownego zatrudnienia, musi liczyć się z tym, że jeśli zachoruje w terminie 30 dni od daty zatrudnienia nie otrzyma za ten czas wynagrodzenia za czas choroby.

Pracownik wykonywał pracę w okresie od 01.01.2016 do 31.12.2016 r. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na który została zawarta. Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę w dniu 9 stycznia 2017 r. Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 16 do 20 stycznia 2017, niestety nie dostarczył pracodawcy świadectwa pracy z poprzedniego zakładu pracy. Pracodawca nie ma podstaw do tego, aby wypłacić pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za ten czas, ponieważ nie upłynął jeszcze 30 dniowy tzn. okres wyczekiwania. Pracodawca będzie musiał uznać tę nieobecność jako usprawiedliwioną, niepłatną nieobecność. Gdyby pracownik dostarczył do zakładu pracy świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, pracownik miałby prawo do wynagrodzenia chorobowego za czas choroby.

Pracownicy często traktują wszelkie formalności związane z zatrudnieniem po macoszemu często nie mając świadomości, że działają na swoją niekorzyść.

Warto starannie wypełniać wszelkie dokumenty, które są wymagane przepisami prawa. Ponadto bardzo ważne jest, aby dostarczyć pracodawcy wszystkie dokumenty, o które pracodawca prosi w celu ustalenia uprawnień pracowniczych. Pracownik powinien również pamiętać o dokładnym zapoznaniu się z regulaminami obowiązującymi w danym zakładzie pracy, zwłaszcza z regulaminem pracy i wynagradzania, jeśli taki u pracodawcy funkcjonuje. Warto znać swoje prawa i obowiązki.

Sprawdź: Wskaźniki i stawki

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2016.1534 t.j. z dnia 2016.09.23),

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12),

- Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U.1990.54.310 z dnia 1990.08.17),

- Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U.2015.1881 t.j. z dnia 2015.11.16),

- Ustawa z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (Dz.U.2016.1510 t.j. z dnia 2016.09.20),

- Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (Dz.U.1997.90.557 z dnia 1997.08.05),

- Ustawa z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz.U.2016.1726 t.j. z dnia 2016.10.20),

- Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (Dz.U.2016.1811 t.j. z dnia 2016.11.04),

- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą (Dz.U.1976.3.19 z dnia 1976.01.20).