Prawo do żądania odszkodowania od pracodawcy powstaje w dwóch sytuacjach. Pierwsza zachodzi wtedy, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy w terminie. Druga podstawa do żądania odszkodowania zaistnieje wówczas, gdy pracodawca wyda świadectwo o niewłaściwej treści.
Odszkodowanie za wydanie świadectwa pracy po terminie lub świadectwa dotkniętego wadami przysługuje pracownikowi niezależnie od przyznanego pracownikowi odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 56 i 58 k.p.).
Świadectwo pracy uznaje się za wydane po terminie, gdy pracodawca nie wyda go pracownikowi niezwłocznie, jak nakazuje Kodeks pracy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.) precyzuje, że świadectwo ma zostać wydane w dniu, kiedy następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Treść świadectwa pracy w sposób precyzyjny wyznaczają przepisy cytowanego rozporządzenia, na podstawie którego należy oceniać prawidłowość jego wystawienia.
Opóźnienie w wydaniu świadectwa pracy czy błędy w jego wypełnieniu, nawet zawinione, nie powodują jeszcze po stronie pracownika możliwości żądania odszkodowania. Roszczenie takie pojawia się dopiero wówczas, gdy pracownik poniesie szkodę. Szkoda ta musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z naruszeniem przez pracodawcę obowiązku wydania w terminie prawidłowego świadectwa pracy. Będzie ona polegała na utracie zarobków wskutek niemożności podjęcia nowej pracy w związku z nieprzedstawieniem świadectwa pracy. Przyjmuje się też, że odszkodowanie, ale w zmniejszonej wysokości, będzie przysługiwało pracownikowi, który wskutek braku świadectwa podjął pracę, ale słabiej płatną od tej, którą mógłby uzyskać, przedkładając świadectwo. Okres, za jaki pracownik utracił zarobki, nie zawsze musi odpowiadać liczbie dni opóźnienia w wydaniu świadectwa pracy.
W takiej sytuacji pracownik musi wykazać przed sądem przede wszystkim, że:
- poszukiwał pracy,
- nie został zatrudniony z powodu braku świadectwa pracy bądź
- miało ono nieprawidłową treść.
Pracodawca powinien liczyć się z tym, że szkoda po stronie pracownika powstanie nawet wtedy, gdy opóźnienie w wydaniu świadectwa pracy wyniesie tylko jeden dzień, jeśli nieposiadanie świadectwa pracy tego właśnie dnia uniemożliwiło mu zatrudnienie, np. były podwładny nie mógł przystąpić do konkursu o zatrudnienie na stanowisku zgodnym z jego kwalifikacjami, gdzie musiał wykazać się odpowiednim stażem udokumentowanym świadectwem pracy.
W procesie o odszkodowanie ustaleniu będzie podlegało to, czy pracodawca lub osoba za niego działająca nie wydali świadectwa pracy ze swojej winy, co powinien uwodnić pracownik, np. w dniu rozwiązania umowy o pracę pracownik zażądał od pracodawcy wydania świadectwa pracy, ale pracodawca nie wydał go, tłumacząc się nawałem innych obowiązków i wystawił je dopiero po dwóch dniach. Taka sytuacja bezsprzecznie wskazuje na winę pracodawcy. Aby uwolnić się od takiej odpowiedzialności, pracodawca powinien natomiast wykazać, że świadectwo nie zostało wydane lub sporządzono je nieprawidłowo z winy leżącej po stronie pracownika.
Odszkodowanie nie będzie przysługiwało także wtedy, gdy świadectwo nie zostało wydane lub sporządzone nieprawidłowo wskutek działania siły wyższej.
Jedną z typowych przyczyn zawinionego przez pracownika opóźnienia w wydaniu świadectwa pracy jest wskazanie przez niego nieprawidłowego adresu. Jeśli adres pracownika jest nieaktualny, a innego nie podał, pracodawca zwolniony jest od konieczności szukania dalszych możliwości doręczenia tego dokumentu. Powinien jednak złożyć świadectwo pracy do akt osobowych i uczynić w nich adnotację o niemożności doręczenia tego dokumentu.
Kolejna, często spotykana sytuacja pozbawiająca pracownika prawa do odszkodowania występuje wtedy, gdy pracownik nie żądał bezzwłocznie, aby pracodawca sprostował świadectwo pracy, a nieprawdziwa wzmianka w treści tego dokumentu okazała się wynikiem błędu po stronie pracodawcy, który natychmiast po dowiedzeniu się o tym sprostował świadectwo pracy (wyrok SN z 24 marca 1975 r., I PR 28/75, OSNC 1976/1/14). Zasadą jest jednak to, że prawo pracownika do żądania odszkodowania nie jest uzależnione od wcześniejszego żądania sprostowania błędnego świadectwa pracy lub żądania jego wydania, chociaż przeprowadzenie tej procedury z pewnością ułatwia proces odszkodowawczy.
Odszkodowanie dla pracownika jest limitowane wysokością utraconych przez niego zarobków. Dodatkowo, pracownik może żądać go maksymalnie za okres 6 tygodni. W sytuacji więc, gdy np. pracownik nie mógł podjąć konkretnej pracy od razu po zwolnieniu się (z powodu niewydania w terminie świadectwa pracy) i dalej jej poszukiwał, ale znalazł dopiero po 2 miesiącach, ma on prawo domagać się zasądzenia odszkodowania w pełnej wysokości (za okres 6 tygodni), chociaż opóźnienie w wydaniu świadectwa było krótsze.
Z tytułu utraconych zarobków zasądzenie wyższego odszkodowania nie jest możliwe, ponieważ Kodeks pracy zawiera w tym zakresie pełną regulację (wyrok SN z 6 października 1998 r., I PKN 376/98, OSNP 1999/22/715). Odszkodowanie z tytułu utraconych zarobków oblicza się tak jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Uchybienia przy wydawaniu świadectwa pracy mogą jednak spowodować także powstanie szkody innej niż utrata zarobków w związku z pozostawaniem bez pracy. Naprawienia jej pracownik może dochodzić na podstawie stosowanych odpowiednio przepisów Kodeksu cywilnego, czyli art. 471 § 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (wyrok SN z 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).
W wyroku z 30 czerwca 1977 r. (I PR 37/77, OSNC 1977/12/249) Sąd Najwyższy stwierdził ponadto, że uchylenie się przez zakład pracy od obowiązku wynikającego z art. 99 § 4 k.p. upoważnia pracownika do żądania ponownego odszkodowania w wysokości i na zasadach określonych w tym artykule.
Roszczenie o naprawienie szkody dotyczącej błędów przy wydawaniu świadectwa pracy jest roszczeniem majątkowym o charakterze pieniężnym. Właściwy rzeczowo do rozpoznania sprawy będzie sąd rejonowy, niezależnie od wysokości dochodzonej kwoty, co wynika z art. 461 § 11 k.p.c.