Świadczenia przysługujące uczącemu się pracownikowi

Przez zawarcie umowy szkoleniowej pracodawca wyraża inicjatywę w kwestii podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub wyraża zgodę na ten proces, jeżeli inicjatywa pochodzi od pracownika. Umowa szkoleniowa powinna być zawarta na piśmie, przy czym pisemna forma umowy jest zastrzeżona do celów dowodowych.

Umowę szkoleniową co do zasady należy zawrzeć przed rozpoczęciem przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Najpóźniej powinna być ona zawarta przed rozpoczęciem korzystania ze świadczeń przewidzianych dla osób podnoszących kwalifikacje zawodowe.

WAŻNE!

Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wówczas, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Świadczenia obowiązkowe

Pracodawca jest zobowiązany do zwolnienia pracownika z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Zwolnienie z całości lub części dnia pracy nie będzie przysługiwało, gdy program nauki przewiduje zajęcia wyłącznie w czasie dla pracownika wolnym od pracy (tj. poza godzinami pracy pracownika, w wolne dla pracownika weekendy itp.).

Przykład

Pracownik rozpoczął studia podyplomowe, nie informując o tym pracodawcy. Pracownik sam wpłacił pierwszą ratę opłaty za naukę. Po ukończeniu semestru wystąpił do pracodawcy o sfinansowanie pozostałych dwóch rat. Pracodawca wyraził zgodę. Od tego momentu pracodawca ma również obowiązek zwalniać pracownika na zajęcia, jeśli są w godzinach pracy.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy przysługuje dodatkowy urlop szkoleniowy. Urlop przysługuje wyłącznie na egzaminy kończące niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Wymiar urlopu szkoleniowego wynosi:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do: egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

WAŻNE!

Prawo do urlopu szkoleniowego nie zależy od tego, czy kwalifikacje zawodowe są podnoszone w formach szkolnych czy pozaszkolnych, w systemie stacjonarnym czy niestacjonarnym.

Urlopu szkoleniowego pracodawca jest zobowiązany udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na zajęcia oraz na czas ich trwania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Do ustalenia jego wysokości stosuje się zasady określone w § 5 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Świadczenia dodatkowe

Pracownikowi, podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić czesne, pokryć koszty związane z: przejazdem na miejsce odbywania kształcenia, zakupem podręczników czy zakwaterowaniem. Są to świadczenia dodatkowe, możliwe jest zatem udzielenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika bez pokrywania kosztów kształcenia przez pracodawcę.

Obowiązek odpracowania i zwrotu kosztów

W przypadku każdego zakończonego procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w związku z którym pracodawca przyznał pracownikowi dodatkowe świadczenia – umowa szkoleniowa może przewidywać „okres odpracowania” nie dłuższy niż 3 lata. Okres ten nie może rozpocząć się wcześniej niż po zakończeniu kształcenia. Dodatkowo należy pamiętać, że do „okresu odpracowania” nie wlicza się czasu pozostawania przez pracownika na urlopie bezpłatnym (wyrok SN z 13 września 2010 r.).

Obowiązek zwrotu kosztów dotyczy tylko świadczeń fakultatywnie poniesionych przez pracodawcę. W pojęciu tym nie mieści się natomiast: wynagrodzenie za urlop szkoleniowy oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Przykład

Pracownik wystąpił do pracodawcy o wyrażenie zgody na rozpoczęcie zaocznych studiów magisterskich oraz o sfinansowanie połowy kosztów kształcenia (12 000 zł). Pracodawca wyraził zgodę, jednocześnie zobowiązując pracownika do przepracowania 3 lat od czasu ukończenia studiów. W czasie nauki pracownik korzystał ze zwolnienia z części dnia pracy oraz z 21 dni urlopu szkoleniowego. Po ukończeniu studiów pracownik przepracował 9 miesięcy, a następnie wypowiedział umowę o pracę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. W tej sytuacji pracodawca może domagać się zwrotu poniesionych kosztów na dodatkowe świadczenie przyznane pracownikowi, czyli opłacone czesne, w wysokości proporcjonalnej do okresu pozostałego do odpracowania, a więc 2/3, czyli 8000 zł.

Obowiązek zwrotu kosztów spoczywa na pracowniku:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w „okresie odpracowania”,
• który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w „okresie odpracowania” rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu),
• który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w „okresie odpracowania” rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 k.p.) lub z powodu mobbingu (art. 94³ k.p.), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że w innych przypadkach niż wymienione powyżej (np. umowa zawarta na czas określony rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta) pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń przyznanych pracownikowi.

Podstawa prawna:

• art. 103¹– 103⁵ Kodeksu pracy,
• § 5 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 13 września 2010 r. (II PK 257/09, OSNP 2012/1–2/5).