Kara porządkowa dla pracownika w 2025 i 2026

Na wstępie uporządkujmy kilka kwestii. Odpowiedzialność porządkowa pracowników to co innego niż odpowiedzialność materialna pracowników i co najważniejsze co innego niż odpowiedzialność jaką może ponieść pracownik za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, tj. tzw. odpowiedzialność dyscyplinarna w ramach rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, w trybie natychmiastowym czy jak inni to określają dyscyplinarnym.

Co zaliczamy do kar porządkowych?

Do kar porządkowych w 2025 r. zaliczamy:

• upomnienie;
• naganę;
• karę pieniężną.

Kary porządkowe wskazane są w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: KP). Co istotne taka odpowiedzialność porządkowa ma zastosowanie do wszystkich pracowników, bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanych obowiązków. Nie zatem znaczenia czy pracownik jest zatrudniony na podstawie mianowania, powołania, wyboru, umowy o pracę czy spółdzielczej umowy o pracę (bo takowe też obowiązują).

Jakie są rodzaje odpowiedzialności porządkowej?

Rodzajami odpowiedzialności porządkowej jest majątkowy i niemajątkowy charakter kar. Wymierzanie kar porządkowych (czy to niemajątkowych czy majątkowych) zależy wyłącznie od swobodnej decyzji pracodawcy. Odpowiedzialność porządkowa – czyli nałożenie kary porządkowej może mieć oczywiście tylko miejsce, jeżeli istnieją do tego podstawy, czyli gdy pracownik narusza obowiązki w zakresie porządku pracy, tzw. bezprawność jego zachowania.

Kiedy można zastosować karę upomnienia?

Pracownik może być ukarany karą upomnienia czy też nagany. Kary te mają charakter kar niemajątkowych. Upomnienie pracodawca może zastosować za:

• Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (Przestrzeganie przez pracownika godzin rozpoczynania i kończenia pracy; przestrzeganie regulaminu pracy czy pracy zdalnej; przygotowanie się przez pracownika do rozpoczęcia świadczenia pracy, w tym przygotowanie miejsca pracy i narzędzi do świadczenia pracy; respektowanie zakazu palenia tytoniu na terenie zakładu pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę wypełnienie obowiązku bycia w gotowości do świadczenia pracy, uporządkowania miejsca pracy po jej zakończeniu, nie przestrzeganie zasad współżycia społecznego pomiędzy współpracownikami).
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (np. za niestosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej; branie udziału w szkoleniu i instruktażu z zakresu BHP oraz poddawania się wymaganym egzaminom sprawdzającym; stosowanie się do wydawanych poleceń i wskazówek przełożonych w zakresie BHP; dbanie o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy; używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego; poddawanie się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim; stosowanie się do wskazań lekarskich; niezwłoczne zawiadomienie przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeżenie współpracowników, a także innych osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie.
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów przeciwpożarowych (w szczególności za: nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych - które są uregulowane w ustawie z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2057).
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (Praca zdalna z innego miejsca niż ustalone; porzucenie pracy - opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia; samowolne udzielnie sobie urlopu na żądanie, nie przedłożenie dokumentów potwierdzających udzielenie urlopu okolicznościowego czy na opiekę - generalnie: nie przestrzeganie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281).

 Za co pracownik może dostać naganę?

Pracownik może być ukarany karą nagany. Kara ta ma charakter kary niemajątkowych. Naganę pracodawca może zastosować, tak jak ma to miejsce dokładnie w przypadku upomnienia za:

• Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (Przestrzeganie przez pracownika godzin rozpoczynania i kończenia pracy; przestrzeganie regulaminu pracy czy pracy zdalnej; przygotowanie się przez pracownika do rozpoczęcia świadczenia pracy, w tym przygotowanie miejsca pracy i narzędzi do świadczenia pracy; respektowanie zakazu palenia tytoniu na terenie zakładu pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę wypełnienie obowiązku bycia w gotowości do świadczenia pracy, uporządkowania miejsca pracy po jej zakończeniu, nie przestrzeganie zasad współżycia społecznego pomiędzy współpracownikami).
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (np. za niestosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej; branie udziału w szkoleniu i instruktażu z zakresu BHP oraz poddawania się wymaganym egzaminom sprawdzającym; stosowanie się do wydawanych poleceń i wskazówek przełożonych w zakresie BHP; dbanie o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy; używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego; poddawanie się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim; stosowanie się do wskazań lekarskich; niezwłoczne zawiadomienie przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeżenie współpracowników, a także innych osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie.
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów przeciwpożarowych (w szczególności za: nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych - które są uregulowane w ustawie z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2057).
• Za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (Praca zdalna z innego miejsca n

Za co można ukarać pracownika kara pieniężną?

Pracownik może być ukarany karą pieniężną, czyli karą o charakterze majątkowym:

• za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych;
• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia;
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości (stan nietrzeźwości, zgodnie z art. 115 § 16 KK, zachodzi, gdy: 1) zawartość alkoholu we krwi przekracza 0,5‰ albo prowadzi do stężenia przekraczającego tę wartość lub 2) zawartość alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza przekracza 0,25 mg albo prowadzi do stężenia przekraczającego tę wartość);
• stawienie się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu;
• za zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.

Kiedy kara nagany, a kiedy upomnienie?

Gradacja kar to dobór kar przez pracodawcę, odpowiednio do stopnia i charakteru konkretnego naruszenia przez pracownika. Jeżeli np. dojdzie do ciężkiego przewinienia, pracodawca od razu może ukarać pracownika karą nagany, nie musi najpierw wręczać mu upomnienia. Kary nie są więc stopniowalne. Nie jest tak, że pracodawca obowiązany jest zastosować najpierw karę upomnienia, nagany a później karę pieniężną. Do kryteriów doboru kar należy:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych.
• stopień winy pracownika.

Kiedy jest wina nieumyślna? Kiedy jest wina umyślna?

Winę rozumie się jako negatywną ocenę psychicznej strony zachowania pracownika. Ważne jest nastawienie psychiczne pracownika do popełnienia danego czynu. Liczy się też stopień świadomości dokonanego wyboru przez pracownika jak i adekwatność jego zachowania do sytuacji. Wina może mieć charakter umyślnej albo nieumyślnej. Jeżeli pracodawca uzna, że zdarzenie ze strony pracownika miało charakter incydentalny czy nieświadomy a jego dotychczasowa postawa świadczy o sumiennym i starannym wykonywaniu obowiązków pracowniczych – to nie musi karać pracownika.

Ile wynosi kara pieniężna w 2025?

Kara pieniężna w 2025 r. za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń (o ile są). Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jak stosować karę porządkową w 2025?

1. KROK 1. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
2. KROK 2. Najpierw należy wysłuchać pracownika. Dopiero wówczas można zastosować karę. W innym przypadku pracownik może zarzucić pracodawcy naruszenie procedur.
3. KROK 3. Należy zawiadomić pracownika na piśmie o zastosowanej karze, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. W piśmie należy poinformować pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.
4. KROK 4. Odpis zawiadomienia należy złożyć do akt osobowych pracownika.

Sprzeciw od kary porządkowej

Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Milcząca zgoda – czyli nieodrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Wówczas karę usuwa się z akt, a gdy kara była karą pieniężną pracownikowi należy zwrócić pieniądze.

Co jeśli pracodawca odrzuci sprzeciw?

Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Czy kara znika z akt osobowych?

Tak, w trzech sytuacjach kara znika z akt osobowych pracownika i dochodzi do zatarcia ukarania:

1. kara znika z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Karę uważa się wówczas za niebyłą. Nienaganna praca to taka, w której pracownik sumiennie i starannie wykonuje swoją pracę, nie narusza obowiązków pracowniczych, stosuje się do poleceń pracodawcy czy przełożonego i oczywiście nie popełnia takiego samego czynu, który spowodował wcześniejsze nałożenie kary;
2. kara znika z akt w razie uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu pracownika, który odwołał się od nałożonej kary. Karę uznaje się za niebyłą;
3. kara znika z akt w razie w sytuacji wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary. Karę uznaje się za niebyłą.

Kara może zniknąć z akt wcześniej niż po roku nienagannej pracy. Pracodawca ponownie z własnej inicjatywy może uchylić karę lub też na wniosek reprezentujących pracownika związków zawodowych, uznać karę za niebyłą przed upływem roku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. tj. 2023 poz. 1465)