Nie można zamieszczać w aktach osobowych tzw. uwag służbowych, ponieważ prawo pracy nie przewiduje tego typu kar porządkowych. Powinni zatem Państwo zrezygnować z udzielenia pracownikowi uwagi służbowej.
Nie mogą Państwo zamienić kary porządkowej upomnienia na tzw. uwagę służbową, ponieważ przepisy prawa pracy nie przewidują takiej możliwości. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować:
- karę upomnienia,
- karę nagany (art. 108 § 1 Kodeksu pracy).
Natomiast za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może również wymierzyć pracownikowi karę pieniężną (art. 108 § 2 Kodeksu pracy).
W związku z tym, że tzw. uwaga służbowa nie występuje w katalogu kar porządkowych, nie mogą Państwo udzielić takiej kary i w konsekwencji nie mogą Państwo zamieścić jej w aktach osobowych pracownika. Nie należy więc stosować takiej kary porządkowej i ryzykować wpinania do akt pracownika takich pism. Zastosowanie przez pracodawcę innej kary niż przewidziana przez przepisy Kodeksu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).
Sprawa umieszczania w aktach osobowych uwag służbowych była rozpatrywana przez Sąd Najwyższy. W uzasadnieniu wyroku z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10) SN wskazał, że w aktach osobowych pracownika nie powinno się przechowywać „pism ostrzegawczych”, ani innego rodzaju uwag dotyczących naruszeń obowiązków pracowniczych w ramach katalogu kar porządkowych.
Od tzw. uwag służbowych należy odróżnić notatki służbowe. W części B akt osobowych zamieszczamy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...). Należy zatem uznać, że pracodawca ma prawo tworzyć notatki służbowe i przechowywać je w aktach pracowniczych, jednak wyłącznie na okoliczność niewywiązywania się przez pracownika z nałożonych na niego obowiązków. Taką możliwość potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332), w którym wskazał, że „pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Pracownik może natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia takich notek służbowych w ramach tych akt”.
PRZYKŁAD
Pracownik często wychodził w czasie pracy bez wiedzy przełożonego i załatwiał swoje prywatne sprawy. Przełożony pracownika sporządzał na tę okoliczność notatki służbowe, które zawierały informacje o wyjściach pracownika poza zakład pracy – imię i nazwisko pracownika, datę, kiedy nastąpiło wyjście z pracy, i czas nieobecności pracownika w pracy. Nie były one traktowane jako kary porządkowe, lecz tylko dokumentowały okoliczność opuszczania w czasie pracy stanowiska pracy bez wiedzy przełożonego. Do tych notatek przełożony dołączał wyjaśnienia pracownika i przekazywał je do działu kadr w celu umieszczenia ich w aktach osobowych tego pracownika. Z powodu kolejnego nieusprawiedliwionego wyjścia pracownik został ukarany karą nagany. W tej sytuacji postępowanie pracodawcy wobec pracownika było prawidłowe. Mógł on bowiem gromadzić notatki służbowe dotyczące nieprzestrzegania przez pracownika porządku pracy i miał prawo ukarać go karą nagany za te naruszenia.
Podstawa prawna:
- art. 108 § 1 i § 2, art. 113 § 1, art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy,
- § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).