Na podstawie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) legalność przetwarzania takich danych jak imię, nazwisko, adres zamieszkania uzależniona jest od spełnienia przez administratora danych jednej z przesłanek określonych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Gromadzenie danych osobowych, jako jedna z form ich przetwarzania, jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy). Tym samym ustawa o ochronie danych osobowych odsyła do przepisów szczególnych, regulujących działalność określonych podmiotów i instytucji, wskazujących w jakich przypadkach i w jakim zakresie mogą one przetwarzać, w tym udostępniać dane osobowe.
Zakres danych o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach pedagogicznych gromadzonych w związku z utworzeniem systemu informacji oświatowej określa art. 3 ust. 4 pkt 1 ustawy z 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej (DzU nr 49, poz. 463 ze zm.).
Zgodnie z tym przepisem, zbiór danych o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach pedagogicznych zawiera następujące informacje: numer PESEL, płeć, rok urodzenia, formę i wymiar zatrudnienia, stopień awansu zawodowego, wykształcenie, przygotowanie pedagogiczne, a także informacje o formie kształcenia i doskonalenia, sprawowanych funkcjach i zajmowanych stanowiskach, rodzajach prowadzonych zajęć albo przyczynach nieprowadzenia zajęć, stażu pracy, wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników, wysokości dodatków, o których mowa w art. 54 ust. 3 i 5 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 674 ze zm.).
Tym sposobem ustanowiona została materialno-prawna podstawa do pozyskiwania we wskazanym wyżej zakresie danych osobowych nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych przez określone w przepisach powołanej ustawy podmioty prowadzące bazy danych oświatowych. Uprawnieniu do pozyskiwania tych danych przez wskazane wyżej podmioty odpowiada bezwzględny obowiązek osoby, której dane dotyczą, do ich udostępnienia.
W takim przypadku gromadzenie danych osobowych przez podmioty prowadzące bazy danych oświatowych znajduje uzasadnienie w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych i z uwagi na to nie może być uznane za niezgodne z jej przepisami. Przewidziana w ustawie o systemie informacji oświatowej konstrukcja prawna uprawnienia określonych w niej podmiotów do gromadzenia danych osobowych nauczycieli i odpowiadającego mu obowiązku do ich udostępnienia wyklucza możliwość uzależnienia udostępnienia wymienionych w jej art. 3 ust. 4 pkt 1 danych od wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.
Odnosząc się natomiast do kwestii zabezpieczenia danych osobowych, należy zwrócić uwagę na treść art. 12 ustawy o systemie informacji oświatowej, który stanowi, że „Podmioty prowadzące bazy danych oświatowych są obowiązane do stworzenia warunków organizacyjnych i technicznych zapewniających ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem, a także ich modyfikacją, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą”.
Źródło: www.giodo.gov.pl