Pasek wynagrodzeń na prywatny adres email pracownika. Czy to zgodne z prawem? W praktyce powstaje wiele wątpliwości jakie dane pracowników i do jakich celów może wykorzystywać pracodawca. Okazuje się, że przepisy nie są restrykcyjne, ale najważniejsza jest dobrowolna zgoda pracownika.
- Czy pracodawca ma obowiązek wydawać paski wynagrodzeń?
- Udostępnienie informacji o wynagrodzeniu pracownika związkom zawodowym
- Dane osobowe pracownika
- Zgoda pracownika na udostępnienie prywatnych danych
- Brak zgody pracownika na udostępnienie prywatnych danych
- Pasek wynagrodzeń na prywatny adres email pracownika. Czy to zgodne z prawem?
- Pracownik nie może dowolnie korzystać w prywatnego maila w celach służbowych
Czy pracodawca ma obowiązek wydawać paski wynagrodzeń?
Co do zasady, pracodawca nie ma obowiązku wydawać pasku wynagrodzeń, niemniej jednak, jeżeli pracownik tego zażąda to tak -ma obowiązek wydać pasek wynagrodzeń. Zgodnie z art. 85 § 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm., dalej jako: KP) pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Takim dokumentem jest właśnie prasek wynagrodzeń. Pracownik ma bowiem prawo wglądu do dokumentacji płacowej, w tym do ewidencji czasu pracy pracownika regulaminu pracy, regulaminu premiowania, czy innych dokumentów wewnątrzzakładowych.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b KP do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Udostępnienie informacji o wynagrodzeniu pracownika związkom zawodowym
Jak słusznie podkreśla jeden z najwybitniejszych przedstawicieli polskiego i europejskiego prawa pracy prof. Andrzej Marian Świątkowski, w swoimi komentarzu do KP: pracodawca nie ma obowiązku udostępniać dokumentów płacowych na żądanie związku zawodowego. Uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników; nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 KC. Informacja taka jest bowiem daną prawnie chronioną w ramach dóbr osobistych.
Dane osobowe pracownika
Jeżeli dokonamy analizy przepisów KP, nie znajdziemy tam przepisu który wskazuje, że pracodawca może żądać podania od pracownika jego prywatnego adres email czy prywatnego numeru telefonu. Pewne jest to, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zgoda pracownika na udostępnienie prywatnych danych
Trzeba też pamiętać, że art. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1, ze zm, dalej jako: RODO) wskazuje, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane. "Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Jednocześnie warto zaznaczyć, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie" - wskazuje Prezes UODO. Oczywiście taką zgodę można w dowolnym momencie cofnąć.
Brak zgody pracownika na udostępnienie prywatnych danych
Brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę - potwierdza do KP. Jeżeli więc pracownik nie poda swojego numeru telefonu czy adresu email - nie może to powodować dla niego negatywnych konsekwencji.
Pasek wynagrodzeń na prywatny adres email pracownika. Czy to zgodne z prawem?
Mając na uwadze powyższe, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na udostępnienie prywatnego maila pracodawcy, pracodawca może wysyłać np. pasek wynagrodzeń na ten prywatny email pracownika. Tak więc, przepisy nie zabraniają pracodawcy przekazywania informacji służbowych na prywatny adres mailowy pracownika, o ile ten wyrazi na to zgodę. Najważniejsze jest jednak to, że pracownik musi mieć zapewnioną pełną dobrowolność wyrażenia takiej zgody. Względem takich pracowników, przy pozyskiwaniu ich zgody, pracodawca powinien także spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.
Wydaje się jednak, że jeżeli pracownik ma założoną pocztę służbową, wówczas pracodawca ma większą kontrolę nad bezpieczeństwem tej poczty, ponieważ może wprowadzić różne systemy ochronne i zabezpieczenia minimalizujące ryzyko wycieku korespondencji. A przecież na pasku wynagrodzeń znajduje się imię, nazwisko pracownika oraz jego składniki wynagrodzenia. Pracodawca wysyłając więc pasek na prywatny email naraża się na ewentualny wyciek danych pracownika, za które jako administrator jest przecież odpowiedzialny.
Pracownik nie może dowolnie korzystać w prywatnego maila w celach służbowych
Już jakiś czas temu zapadł ważny wyrok Sądu Najwyższego, w którym jasno wskazano, że transferowanie dokumentów pracodawcy z jego serwera na prywatną pocztę elektroniczną pracownika należy kwalifikować jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, które uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, w trybie art. 52 KP (zob. wyrok SN z 3 kwietnia 2019 r., II PK 334/17).
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1, ze zm.)