Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy – 10 praktycznych wskazówek

Prowadzenie karty ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. W przepisach nie ma wzoru takiej karty (przykładowy wzór karty czasu pracy poniżej). Kartę można więc prowadzić w dowolnej formie, pod warunkiem że zawiera ona informacje dotyczące:

• pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
• dyżurów,
• urlopów,
• zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• w stosunku do pracowników młodocianych – także czasu ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Nie ma przeciwwskazań, aby wzór karty został rozszerzony o elementy ułatwiające rozliczenie czasu pracy u konkretnego pracodawcy, np. o rubrykę do wpisywania godzin pracy w warunkach szkodliwych, za które pracodawca wypłaca dodatek.

Karta ewidencji czasu pracy nie jest tożsama z listą obecności bądź z rozkładem (harmonogramem) czasu pracy. W przypadku kontroli PIP inspektor pracy może zakwestionować ewidencjonowanie czasu pracy wyłącznie na liście obecności.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Wskazówka 1. Przedział czasowy ujmowany w karcie może być różny

Jeśli ewidencja jest prowadzona w formie kart papierowych, mogą one obejmować dowolny, wygodny dla pracodawcy okres. Tak więc, dopuszczalne są zarówno karty miesięczne, kwartalne, roczne, jak też obejmujące inny okres.

Karta roczna sprawdzi się zwykle u pracodawcy stosującego 1-zmianowy system podstawowy oraz stałe dni i godziny pracy. Natomiast nie będzie ona wygodnym rozwiązaniem, jeśli dni i godziny pracy są zmienne, w tym zwłaszcza gdy pracodawca np. wdrożył system równoważny z zastosowaniem zmianowości. W takich przypadkach wygodniejsze będzie stosowanie kart na okresy 1-miesięczne bądź obejmujące cały okres rozliczeniowy (przy okresach kilkumiesięcznych).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Jeśli do rozliczania czasu pracy jest stosowany system komputerowy, na ogół możliwe będzie zestawienie godzin pracy i nieobecności w różnych przedziałach czasowych.

Wskazówka 2. Dla niektórych pracowników nie trzeba ewidencjonować godzin pracy

W odniesieniu do niektórych pracowników nie trzeba rejestrować godzin pracy. Dotyczy to (art. 149 § 2 Kodeksu pracy) pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie jest jednak równoznaczny z całkowitym zwolnieniem z wymogu prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Dla wskazanych wyżej pracowników należy ewidencjonować w kartach dni świadczenia pracy oraz urlopy i inne nieobecności w pracy. W praktyce, w karcie w dniach pracy można wpisywać ustalony w zakładzie symbol literowy lub zostawiać puste pola. Błędem nie będzie także praktyka wpisywania w każdym dniu pracy 8 godzin.

Czas pracy kierowców - zakres ustawy o czasie pracy kierowców

Wskazówka 3. W karcie czasu pracy nie trzeba podawać godzin przyjścia i wyjścia

Ewidencja jest dokumentem tworzonym w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych, a z rozporządzenia o dokumentacji osobowej wynika, że ewidencja powinna obejmować „pracę w poszczególnych dobach”. Z uwagi na to wystarczające jest wykazywanie w karcie ewidencyjnej jedynie liczby przepracowanych godzin – bez wskazywania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (zob. wzór karty czasu pracy). Takie stanowisko prezentuje również Państwowa Inspekcja Pracy na swojej stronie internetowej www.pip.gov.pl. w zakładce „Serwis pracodawcy”. Zdaniem PIP, „karta czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w każdym dniu, bez zbędnych szczegółów (godzina przyjścia czy wyjścia z pracy)”. Niewpisanie w karcie czasu pracy godziny wejścia i wyjścia nie spowoduje błędnego naliczenia wynagrodzenia, gdyż przy wypełnianiu karty od razu się określa liczbę nadgodzin – i to jest podstawą do ich naliczenia. Nie będzie jednak błędem rozbudowanie karty o godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach.

Wskazówka 4. W karcie czasu pracy wskazujemy godziny i minuty

Podstawową jednostką czasową stosowaną w kartach ewidencyjnych jest godzina. Pojawia się wątpliwość, czy ewidencjonowaniu powinny podlegać również minuty pracy w sytuacji, gdy faktyczny czas świadczenia pracy obejmuje niepełne godziny.

W tym zakresie u niektórych pracodawców można się spotkać z ewidencjonowaniem jedynie pełnych godzin pracy, przy pomijaniu niepełnych godzin pracy. Taką praktykę należy jednak uznać za nieprawidłową. Ewidencjonowaniu powinny podlegać zarówno pełne, jak i niepełne godziny pracy. W tym drugim przypadku powinno się wykazywać odpowiednią liczbę minut względnie można wykazać odpowiedni ułamek pełnej godziny.

Zgodnie z rozkładem czasu pracy, pracownik powinien świadczyć pracę przez 8 godzin. Faktycznie świadczył pracę przez 8 godzin i 30 minut. W karcie ewidencji czasu pracy należy to zaewidencjonować jako 8 godzin i 30 minut lub jako 8,5 godziny.

Wskazówka 5. Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej

W przepisach prawa pracy brakuje regulacji dotyczących prowadzenia kart ewidencji czasu pracy w formach elektronicznych. Dopuszczalność stosowania tej formy nie budzi jednak obecnie większych wątpliwości. Takie stanowisko prezentuje również na swojej stronie internetowej www.pip.gov.pl Państwowa Inspekcja Pracy w zakładce „Serwis pracodawcy”, zdaniem której „karta może być również prowadzona w formie elektronicznej z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli”.

Część specjalistów zaleca, aby nawet w przypadku prowadzenia ewidencji w formach elektronicznych, raz w miesiącu lub w okresie rozliczeniowym sporządzano wydruk karty, uzyskując na tym dokumencie podpis pracownika. Zalecenie to jest uzasadnione względami dowodowymi w przypadku ewentualnej sprawy w sądzie pracy. Trzeba mieć świadomość, że pracownik może w sądzie przedstawić dowody, z których będzie wynikało, że stan faktyczny odbiegał od zapisów w karcie. W takim przypadku jego podpis w karcie nie jest wiążący dla sądu pracy.

Wskazówka 6. Elektroniczną rejestrację wejść i wyjść warto zgrać z ewidencją czasu pracy

Coraz popularniejszym rozwiązaniem technicznym staje się elektroniczna rejestracja wejść i wyjść. Jest to rozwiązanie wdrażane zarówno ze względów bezpieczeństwa, jak i dla zwiększenia dyscypliny pracy. Przy stosowaniu tego rozwiązania może powstawać praktyczna wątpliwość wiążąca się z faktem, że łączny czas pobytu pracownika w zakładzie pracy jest zwykle nieco dłuższy niż czas świadczenia pracy. Skutkiem tego jest rozbieżność między zapisami rejestratora z kartą ewidencji czasu pracy. Mimo tej rozbieżności należy jednak przyjąć, że w karcie czasu pracy rejestruje się wyłącznie czas pracy. Pomija się natomiast okres przebywania w zakładzie pracy bez świadczenia pracy.

Z danych rejestratora wejść i wyjść wynika, że pracownik przekroczył bramę zakładu pracy o godz. 7.40. Po przyjściu do zakładu przebrał się w ubranie robocze. Na stanowisku pracy był o godz. 8.00. Pracę zakończył o godz. 16.00. Z zakładu pracy wyszedł jednak dopiero o godz. 16.50, gdyż przez kilkadziesiąt minut rozmawiał z kolegami. W tej sytuacji w karcie ewidencji czasu pracy rejestruje się tylko 8 godzin z tytułu pracy w godz. od 8.00 do 16.00.

W regulaminie pracy wskazane jest umieszczenie zapisu, że czas pracy jest rejestrowany od momentu stawienia się w gotowości na stanowisku pracy o ustalonej godzinie rozpoczęcia pracy do momentu zakończenia pracy na stanowisku.

Przykład zapisu w regulaminie pracy dotyczący rejestrowania czasu pracy:

§ 10

Czas pracy jest naliczany od momentu stawienia się na stanowisku pracy w gotowości do pracy.

Przez gotowość do pracy należy rozumieć stawienie się w odpowiedniej odzieży i obuwiu roboczym wraz z przydzielonymi przez pracodawcę środkami ochrony indywidualnej, takimi jak np. rękawice ochronne, fartuch roboczy, kask itd.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie rejestratora wejść i wyjść między częścią roboczą a częścią socjalną. Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie łatwiejsze jest ustalenie okresu przebywania pracownika w miejscu świadczenia pracy.

Polecamy serwis: Umowa o pracę

W zakładzie pracy czytniki wejść i wyjść zostały umieszczone przy wejściu głównym oraz w korytarzu dzielącym szatnię od hali produkcyjnej. Zarówno przy wchodzeniu, jak i wychodzeniu z zakładu pracy pracownicy mają obowiązek dwukrotnego przyłożenia karty do czytnika. Pierwsze odbicie następuje w momencie pojawienia się w zakładzie pracy i przejścia przez obrotową bramkę. Dostęp do zapisów tego rejestratora posiada zakładowa służba ochrony. Godziny pobytu w zakładzie są rejestrowane ze względów bezpieczeństwa. Drugie odbicie następuje w momencie, gdy pracownik przebrany w odzież roboczą wchodzi na halę produkcyjną. Dane tego rejestratora są używane do celów rozliczania czasu pracy. Z kolei opuszczając stanowisko pracy pracownik przykłada kartę najpierw do czytnika dzielącego część roboczą od socjalnej, a następnie do czytnika przy wejściu głównym. W sytuacji gdy pracownik pojawia się w zakładzie pracy w dniu wolnym od pracy, np. aby załatwić sprawę w komórce kadrowej lub płacowej, odbija kartę tylko przy przejściu przez obrotową bramkę znajdującą się przy wejściu głównym do zakładu.

Należy uznać, że nie ma przeciwwskazań do zastosowania niewielkiej, kilkuminutowej tolerancji pomiarowej w zakresie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zwłaszcza gdy jest to uzasadnione np. kolejkami tworzącymi się przy czytniku w godzinach rozpoczęcia i zakończenia zmiany.

U pracodawcy zarówno harmonogramy czasu pracy, jak i ewidencja czasu pracy są tworzone w sposób automatyczny. Zapis w karcie ewidencji czasu pracy powstaje przez porównanie danych z systemu rejestracji wejść i wyjść z harmonogramowym czasem pracy, przy uwzględnieniu tzw. zbiorówek od kierowników, w których są opisywane modyfikacje w stosunku do planowanego czasu pracy. System został skonfigurowany w ten sposób, że jeżeli rozbieżność między planowaną godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy a zapisem rejestratora czasu pracy nie przekracza 10 minut (+/-), to w karcie czasu pracy należy przyjąć, że liczba godzin pracy była zgodna z harmonogramem. Większe odstępstwa, wraz z określeniem przyczyny, powinny być opisane w „zbiorówce” sporządzanej przez kierownika, np. kierownik oznacza dłuższy pobyt pracownika na hali produkcyjnej jako nadgodziny lub odpracowywanie wadliwie wykonanej pracy. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Wskazówka 7. Pracodawca może stosować dowolne symbole w karcie czasu pracy

Ani w Kodeksie pracy, ani w rozporządzeniu o dokumentacji osobowej nie określono symboli stosowanych przy wypełnianiu karty. Stąd pracodawcy mają w tym zakresie dowolność, np. urlop wypoczynkowy można oznaczać w karcie jako „U”, jako „UW” lub w jakikolwiek inny sposób. Należy jednak zadbać o to, aby stosowane oznaczenia były czytelne zarówno dla osób wypełniających karty, jak i dla pracowników oraz organów kontroli. Dlatego warto sporządzić legendę stosowanych symboli (zob. wzór karty czasu pracy).

Jeżeli do celów ewidencjonowania czasu pracy pracodawca użytkuje któregoś z popularnych na rynku programu kadrowo-płacowego, to symbole są zwykle zdefiniowane przez producenta oprogramowania.

Wskazówka 8. Niektóre dokumenty dotyczące czasu pracy trzeba przechowywać z kartą ewidencji czasu pracy

Jeśli pracownikom, na ich pisemny wniosek, jest udzielany czas wolny za nadgodziny, to pracodawca jest zobowiązany do przechowywania tych wniosków razem z kartą ewidencji czasu pracy.

W przepisach nie ma regulacji dotyczącej przechowywania wniosków w sprawie udzielania czasu wolnego za nadgodziny u pracodawców, u których nie prowadzi się dokumentacji czasu pracy w formie tradycyjnej – lecz w formie elektronicznej. Możliwym do zastosowania rozwiązaniem jest przechowywanie wniosków w komórce organizacyjnej pracodawcy odpowiedzialnej za ewidencjonowanie czasu pracy, np. w odrębnym segregatorze z imiennymi przekładkami.

Wskazane jest również, aby razem z kartą ewidencji czasu pracy były przechowywane zrealizowane wnioski pracowników o zgodę na wyjście prywatne w godzinach pracy oraz zawierające propozycję terminu odpracowania.

Wskazówka 9. W karcie czasu pracy zapisujemy pracownikowi pracę w dniu, w którym doszło do jej rozpoczęcia

Jeżeli pracownik rozpoczął pracę np. 13 maja br. o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 14 maja, to w karcie czasu pracy najlepiej będzie wszystkie godziny pracy przypisać do 13 maja, kiedy to rozpoczęła się doba pracownicza. Nie jest natomiast zalecanym działaniem rozbicie godzin i odrębne przypisanie ich w dwóch dniówkach, tj. 2 godzin do 13 maja i 6 godzin do 14 maja – gdyż znacznie to utrudni prawidłowe naliczenie wynagrodzenia.

Wskazówka 10. W karcie czasu pracy trzeba wpisywać faktyczne godziny pracy

Jeżeli pracownik wykonywał na polecenie pracodawcy w jednym dniu pracę dłużej np. o 3 godziny (łącznie przepracował 11 godzin), a kolejnego dnia, na wniosek pracownika, został mu udzielony w zamian czas wolny za nadgodziny i przepracował on tylko 5 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być w każdym z tych dni wskazany w karcie (11 godzin jednego dnia i 5 godzin drugiego). Nie jest natomiast właściwe wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jest często praktykowane wśród pracodawców – z uwagi na niezgodność ze stanem faktycznym.

Forum Kadry

Wzór karty ewidencji czasu pracy

Przedstawiona karta ewidencji czasu pracy dotyczy pracownika zatrudnionego w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, który:

• 3 maja, który był planowany jako dzień wolny, przepracował 8 godzin – nie otrzymując z tego tytułu dnia wolnego, co po zakończeniu okresu rozliczeniowego spowodowało powstanie 8 nadgodzin średniotygodniowych,
• 5 maja, w którym planowano mu 8 godzin pracy, skorzystał z urlopu wypoczynkowego,
• 10 maja, w dniu planowanym jako wolny, wynikający z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, świadczył pracę przez 8 godzin,
• 14 maja odebrał dzień wolny za pracę świadczoną w dniu wolnym od pracy, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia (tj. 10 maja),
• 15 maja po zakończeniu pracy wynikającej z rozkładu pełnił dyżur przez 5 godzin,
• od 19 do 23 maja świadczył pracę na nocnej zmianie,
• 30 maja miał zaplanowany dzień wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Pracownik pełni dyżury w zakładzie pracy i w domu. Czy dyżur stacjonarny i „na telefon” można wykazywać łącznie w jednej rubryce?

Nie. Należy mieć na uwadze, że w zakresie dyżuru stosuje się inne zasady rekompensaty do dyżuru stacjonarnego i inne do dyżuru „pod telefonem”.

Z tytułu dyżuru „pod telefonem” w przepisach nie zagwarantowano pracownikom żadnej formy rekompensaty. W szczególności nie trzeba pracownikom z tego tytułu udzielać czasu wolnego ani wypłacać wynagrodzenia (chociaż wielu pracodawców wprowadza dodatkowe wynagrodzenie, aby zachęcić pracowników do pełnienia dyżurów). Natomiast wspomniany dyżur nie powinien naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego. Z kolei z tytułu dyżuru stacjonarnego pracownikowi należy się rekompensata w formie czasu wolnego lub wynagrodzenia w wysokości wynikającej z osobistego zaszeregowania, a w braku wyodrębnienia takiego składnika – 60% wynagrodzenia.

Z uwagi na różnicę w formie kompensaty dyżurów, w karcie nie należy sumować godzin dyżuru stacjonarnego i „na telefon”. Do celów naliczenia wynagrodzenia wystarczy wykazanie dyżuru stacjonarnego, chyba że u pracodawcy przewidziano dodatkową rekompensatę za dyżur „na telefon”.

Trzeba też mieć na uwadze, że w sytuacji gdy w czasie dyżuru wystąpi konieczność świadczenia pracy, to czas od momentu rozpoczęcia do zakończenia pracy należy wykazać w karcie jako czas pracy – o charakterze pracy nadliczbowej, wyłączając go jednocześnie z czasu dyżurowania.

Zapisz się na nasz newsletter

Podstawa prawna:

• art. 132–134, art. 141, art. 149, art. 1515, art. 187 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>