12-miesięczny okres rozliczeniowy - jak wprowadzić?

12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy

Kodeks pracy umożliwia stosowanie wydłużonych okresów rozliczeniowych. Jest to ułatwienie dla pracodawców, których działalność podlega wahaniom na przykład z powodu nierównomiernie pojawiających się zamówień na ich produkty lub usługi, albo z powodu sezonowości prac. Wydłużenie okresów rozliczeniowych może być również sposobem na złagodzenie skutków okresowych spadków zapotrzebowania na określone towary lub usługi spowodowanych epidemią COVID-19.

Okres rozliczeniowy służy planowaniu pracy pracownikom, oraz rozliczaniu faktycznie przepracowanego przez nich czasu pracy (np. nadgodzin). Powinien być ustalony u każdego pracodawcy. Okres rozliczeniowy nie musi być jednakowy dla wszystkich działów firmy, jeśli jest to uzasadnione specyfiką pracy poszczególnych jednostek.

Przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne okresy rozliczeniowe dla poszczególnych systemów czasu pracy. W podstawowym systemie czasu pracy dopuszczalny okres rozliczeniowy zasadniczo wynosi do 4 miesięcy. W systemach równoważnego czasu pracy dopuszczających przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 albo do 24 godzin dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi co do zasady 1 miesiąc.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

Jak wprowadzić 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy?

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi bądź dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 Kodeksu pracy). Regulacja ta określa jedynie maksymalną długość okresu rozliczeniowego, jaka może być przyjęta w zakładzie pracy. Na podstawie tego przepisu okres rozliczeniowy można przedłużyć np. do 6 lub 8 miesięcy. Dotyczy to każdego systemu czasu pracy, a więc również:

• systemu równoważnego czasu pracy, który pozwala na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12, 16 albo 24 godzin na dobę (art. 135-137 Kodeksu pracy),
• systemu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 Kodeksu pracy),
• systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 Kodeksu pracy),
• systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
• systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• systemu pracy weekendowej (art. 144 Kodeksu pracy).

Warunkiem wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy jest uzasadnienie tej potrzeby przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Mogą to być więc przyczyny wynikające z atmosferycznych uwarunkowań wykonywania określonych prac lub ich sezonowego zapotrzebowania. Z kolei przyczyny natury technicznej to np. metody produkcji czy wytwarzania.

Firma produkuje bombki i ozdoby świąteczne na Boże Narodzenie. Z uwagi na cykl zamówień natężenie pracy jest zmienne i najmniejsze w I kwartale roku. Pracodawca może więc wydłużyć okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy. Dzięki temu będzie mógł polecić pracownikom pracę w większym wymiarze w okresach natężenia zamówień i zapotrzebowania na ozdoby, a zmniejszyć jej ilość w miesiącach przestoju.

Tryb

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się w:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Tryb wprowadzenia 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych uzależniony jest od tego czy u danego pracodawcy działają organizacje związkowe.

Układ zbiorowy

Zmiany do układu zbiorowego pracy są wprowadzane na takich samych zasadach jak rejestracja układu. Należy więc pamiętać, iż również zmiany do układu są wynikiem rokowań. Poza tym, podobnie jak przy zawieraniu układu, podmiot występujący z inicjatywą jego zmiany jest zobowiązany powiadomić o tym każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, która jest stroną układu, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie uprawnione organizacje związkowe.

Zmiana układu w formie protokołu dodatkowego wymaga jednak współdziałania wszystkich stron układu. Oznacza to, że porozumienie powinien podpisać pracodawca oraz wszystkie organizacje, które zawarły układ zbiorowy albo przystąpiły do układu w trakcie jego obowiązywania.

Podobnie, jak w przypadku rejestracji układu, strony muszą sporządzić protokół dodatkowy w formie pisemnej i podpisać go zgodnie z wymogami reprezentacji, a następnie przesłać do organu rejestracyjnego, którym jest okręgowy inspektor pracy (dla układów zakładowych) lub minister właściwy do spraw pracy (dla układów ponadzakładowych).

Zmiany w układzie wchodzą w życie w terminie w nim określonym, jednak nie wcześniej niż z dniem rejestracji.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

Wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego może nastąpić również w drodze porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi. Przy czym nawet u pracodawców, u których obowiązuje układ zbiorowy pracy, w celu przedłużenia okresu rozliczeniowego nie jest konieczne wprowadzenie stosownych zapisów do tego układu. Jeżeli związki zawodowe wyrażą zgodę, można zawrzeć w tej sprawie porozumienie zamiast zmieniać układ.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Reprezentatywną zakładową organizacją związkową w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych jest zakładowa organizacja związkowa:

• będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub
• zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia ww. wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

U pracodawcy, u którego obowiązuje zakładowy układ zbiorowy pracy, działają cztery organizacje związkowe, w tym trzy zakładowe i jedna międzyzakładowa. Wszystkie organizacje związkowe są stronami układu zbiorowego pracy. Reprezentatywną organizacją związkową jest wyłącznie organizacja międzyzakładowa zrzeszająca 9% załogi. W trakcie rokowań dwie organizacje niereprezentatywne nie wyraziły zgody na wprowadzenie do układu zbiorowego pracy zmiany dotyczącej ustalenia dla pracowników niektórych działów firmy 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Zgodę na taką zmianę wyraziła natomiast organizacja reprezentatywna. Ponieważ w takim przypadku brak jest możliwości wprowadzenia protokołu dodatkowego do obowiązującego układu zbiorowego pracy (na taki protokół mogły wyrazić zgodę wyłącznie wszystkie organizacje związkowe będące stronami układu zbiorowego) zostało zawarte porozumienie pomiędzy pracodawcą a międzyzakładową organizacją związkową na mocy którego, czas pracy pracowników wskazanych w nim działów będzie rozliczany w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Porozumienie z przedstawicielami pracowników

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy wprowadza się w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie.

Z uwagi, że przepisy prawa pracy nie określają sposobu wyłaniania przedstawicieli pracowników, dopuszczalna jest w tym zakresie każda procedura wyborcza. Regulamin wyboru przedstawicieli pracowników może być ustalony przez pracowników, przez pracodawcę i pracowników, jak też przez samego pracodawcę. W praktyce o trybie wybierania przedstawiciela załogi decyduje najczęściej pracodawca, dostosowując procedurę do wielkości zatrudnienia.

U pracodawcy nie działają organizacje związkowe. Pracodawca w celu wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy do 12 miesięcy zwrócił się do pracowników z prośbą o zgłoszenie się osób chętnych do pełnienia funkcji przedstawiciela pracowników. Jednocześnie poinformował, iż spośród kandydatów pracownicy, w tajnym glosowaniu, wybiorą 3 przedstawicieli, z którymi będą prowadzone rozmowy w sprawie zawarcia porozumienia o wprowadzeniu 12 miesięcznego okresu rozliczeniowego. Pracodawca i wyłonieni przedstawiciele załogi zawarli porozumienie, zgodnie z którym wprowadza się 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy począwszy od stycznia kolejnego okresu rozliczeniowego. Porozumienie zostało zawarte na okres 3 lat.

Strony porozumienia samodzielnie decydują o długości jego trwania oraz możliwości lub braku możliwości jednostronnego wypowiedzenia jego treści. Nie ma przy tym żadnych przeszkód, aby porozumienie takie zawarte było na czas określony wskazany przez strony czy określało zasady odstąpienia od jego treści.

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują jakie ustalenia powinny znaleźć się w treści zawieranego porozumienia. Powinno ono jednak zawierać :

• określenie długości okresu rozliczeniowego (lub okresów rozliczeniowych dla poszczególnych grup pracowników),
• wskazanie terminu rozpoczęcia poszczególnych okresów rozliczeniowych,
• wskazanie okresu trwania porozumienia,
• wskazanie możliwości modyfikacji treści porozumienia oraz odstąpienia od jego postanowień.

(Wzór porozumienia w sprawie wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Obowiązek poinformowania okręgowego inspektora pracy

Zarówno w przypadku porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi, jak i porozumienia z przedstawicielami pracowników pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia..

Porozumienie o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zostało zawarte w środę. Zatem pracodawca powinien przekazać kopię tego porozumienia inspektorowi pracy najpóźniej w następny wtorek (5-dniowy termin obliczamy począwszy od dnia następującego po dniu zawarcia porozumienia).

12-miesięczny okres rozliczeniowy w czasie epidemii COVID-19 (koronawirusa)

Czasowe regulacje dające możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy wprowadzają przepisy ustawy z 2 marca 2020 r o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - dalej ustawa o COVID-19. Przewiduje ona możliwość wprowadzenia równoważnego systemu czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Z powyższego uprawnienia może skorzystać pracodawca, który spełnia łącznie dwa warunki:

• wystąpił u niego spadek obrotów gospodarczych,
• nie zalega z regulowaniem zobowiązań podatkowych, zobowiązań wobec ZUS, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), Funduszu Pracy lub Funduszu Solidarnościowego

- art. 15zf ustawy o COVID-19.

Dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy mają na celu umożliwienie pracodawcom racjonalnego gospodarowania czasem pracy, stosownie do zapotrzebowania na pracę w danym okresie, a także ułatwienie rekompensowania pracy nadliczbowej czasem wolnym od pracy. Stosowanie równoważnego systemu czasu pracy na podstawie art. 15zf ustawy o COVID-19 wymaga jedynie zawarcie porozumienia ze stroną pracowniczą (będzie o tym mowa niżej).

Istota równoważnego czasu pracy polega na możliwości wydłużenia dobowej normy czasu pracy do 12 godzin, przy czym w przyjętym okresie rozliczeniowym przeciętna tygodniowa norma czasu pracy nie może przekraczać 40 godzin. Bilansowanie normy tygodniowej następuje przez skrócenie dobowej normy czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego lub przez zapewnienie pracownikowi dni wolnych od pracy ponad obowiązujący limit dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy.

Porozumienie między pracodawcą a pracownikami w zakresie wprowadzenia systemu równoważnego

Podstawą prawną wprowadzenia u danego pracodawcy powyższego rozwiązania jest zawarcie porozumienia między pracodawcą a przedstawicielami strony pracowniczej.

Porozumienie w sprawie wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy zawiera pracodawca oraz:

• reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• organizacje związkowe reprezentatywne - jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• zakładowa organizacja związkowa - jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo
• przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa

- art. 15zf ustawy o COVID-19.

W przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych:

• nieobecnością pracowników,
• trwającym przestojem,
• wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej,

porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Przepisy nie określają żadnych zasad ani trybu zawarcia porozumienia. Nie wskazują też terminów, w których organizacje związkowe powinny zająć stanowisko w sprawie. Nie odsyłają też w tym zakresie do przepisów Kodeksu pracy.

Porozumienie o wprowadzeniu równoważnego systemu czasu pracy powinno określać co najmniej:

• grupy pracowników objęte tym systemem czasu pracy (może on dotyczyć całej załogi lub jej części),
• długość okresu rozliczeniowego (12 miesięcy jest długością maksymalną),
• okres na jaki wprowadzany jest system równoważnego czasu pracy.

Po zawarciu porozumienia pracodawca przekazuje jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. W przypadku gdy pracownicy zatrudnieni u pracodawcy byli objęci ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, okręgowy inspektor pracy przekazuje informacje o porozumieniu w sprawie wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy do rejestru ponadzakładowych układów pracy.

W razie zawarcia porozumienia staje się ono podstawą do stosowania u pracodawcy systemu równoważnego czasu pracy. Nie wymaga ono dla swego stosowania wprowadzania zmian w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy czy umowach o pracę pracowników obejmowanych tym systemem.

Podstawa prawna:

• art. 129 § 2, art. 150 § 3, art. 241⁹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

• art. 15zf ust. 1 pkt 2 ustawy z 2 marca 2020 r o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2157)