Jak prawidłowo zorganizować pracę na zmiany

Często pracodawcy decydują się na zastosowanie pracy zmianowej. Czasem firmy muszą pracować non stop, ale w takich sytuacjach nie zawsze musi być stosowany tzw. ruch ciągły, można też zastosować odpowiednik dawnej czterobrygadówki, czy też system równoważnego czasu pracy połączony z pracą zmianową. Kiedy dopuszczalna jest praca zmianowa? Jaki jest wymiar czasu pracy w ruchu ciągłym? Na ile brygad należy podzielić pracowników w tzw. czterobrygadówce?

Praca zmianowa

Przez pracę zmianową rozumiemy wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 k.p.).

Praca zmianowa nie musi więc zawsze oznaczać wymieniania się pracowników przy jednym stanowisku pracy, choć najczęściej właśnie tak jest ona zorganizowana.

Przykłady:

1. Najczęściej spotykany rozkład czasu pracy przy pracy zmianowej zapewniający pracę przez 24 godziny na dobę wygląda następująco:

I zmiana 6.00–14.00,

II zmiana 14.00–22.00,

III zmiana 22.00–6.00.

W takim przypadku pracownicy zmieniają się co 8 godzin i mogą pracować (pracują) na tych samych stanowiskach pracy.

2. Pracodawca zorganizował pracę w biurze w następujący sposób:

I zmiana 8.00–16.00,

II zmiana 12.00–20.00.

Pracownicy pracują na każdej ze zmian przez okres tygodnia i następnie zmieniają zmianę. Takie działanie pozwala na pracę biura od 8.00 do 20.00, a jednocześnie w godzinach popołudniowych, kiedy jest najwięcej klientów, zapewnia sprawną obsługę, gdyż w godzinach 12.00–16.00 wszyscy pracownicy są obecni w pracy.

Również zorganizowanie pracy w sposób wskazany w drugim przykładzie oznacza zastosowanie pracy zmianowej przez pracodawcę, gdyż pracownicy zmieniają co tydzień porę wykonywania pracy o 4 godziny, a więc spełnione są przesłanki do uznania takiej organizacji pracy za pracę zmianową.

Praca zmianowa jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy (art. 146 k.p.), a jej wprowadzenie powinno nastąpić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w obwieszczeniu, jeśli u pracodawcy nie ma ani regulaminu, ani układu, gdyż stanowi ona element rozkładu czasu pracy obowiązującego pracowników (art. 150 k.p.).

Wprowadzenie w zakładzie pracy zmianowej jest ważne dla pracodawców, którzy chcieliby działać także w niedziele i święta, a rodzaj prowadzonej przez nich działalności nie spełnia żadnej z przesłanek art. 151¹⁰ k.p., który reguluje sytuacje dopuszczające pracę w niedziele i święta. Praca zmianowa jest bowiem samodzielną przesłanką pracy w niedziele i święta, co oznacza, że samo jej wprowadzenie przez pracodawcę w firmie pozwala mu automatycznie organizować pracę w te dni.

Należy podkreślić, iż w katalogu sytuacji dopuszczających pracę w niedziele i święta nie ma przesłanki: „szczególne potrzeby pracodawcy”, co oznacza, że pracodawca niemieszczący się w katalogu z art. 151¹⁰ k.p. może polecić pracę nadliczbową w niedzielę (święto) tylko ze względu na awarię lub akcję ratowniczą.

Pracodawca może dostosować organizację pracy, liczbę i czas trwania zmian do swoich potrzeb, gdyż przepisy Kodeksu pracy nie ograniczają w tym zakresie jego działań. Pamiętać należy jednak o konieczności nienaruszania doby pracowniczej oraz zapewniania pracownikom odpowiednich okresów odpoczynku.

Pracownik zatrudniony na zmiany może przechodzić ze zmiany na zmianę w dowolnych odstępach czasu. Możliwe jest więc także, że codziennie będzie pracował o różnej porze dnia. W takich sytuacjach pojawia się niebezpieczeństwo naruszenia doby pracowniczej. Doba pracownicza – zgodnie z art. 128 k.p. – to 24 kolejne godziny, począwszy od godziny rozpoczęcia pracy według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy.

Tak więc, jeśli pracownik rozpoczyna pracę w poniedziałek o godz. 12.00, to jego doba zakończy się o godz. 12.00 we wtorek. Dlatego też planując pracę trzeba pamiętać o zasadzie, że nie powinno się w kolejnym dniu rozpoczynać pracy wcześniej niż w dniu poprzednim, gdyż wtedy mogą wystąpić godziny nadliczbowe.

Łatwiej wygląda kwestia zapewnienia pracownikowi zmianowemu odpoczynku tygodniowego, gdyż w sytuacji przechodzenia przez niego ze zmiany na zmianę odpoczynek taki może ulec skróceniu z 35 godzin do 24 godzin, a pracodawca nie musi zrównoważyć takiego skróconego odpoczynku.

Skrócenie odpoczynku tygodniowego możliwe jest tylko w tygodniu, w którym pracownik przechodzi ze zmiany na zmianę i jeśli ma to miejsce między takim przejściem. Nie można więc do pracownika zmianowego stosować zawsze 24-godzinnego odpoczynku.

Ruch ciągły

Praca w ruchu ciągłym polega na organizacji pracy zmianowej w systemie 3- lub 4-brygadowym w taki sposób, aby zakład pracował po 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. W systemie tym dopuszczalne jest wydłużenie tygodniowego czasu pracy do 43 godzin przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni.

Generalną zasadą jest więc praca po 8 godzin na jednej zmianie, jednak w niektórych dniach w niektórych tygodniach (maksymalnie w trzech) można ją wydłużyć do 12 godzin, dzięki czemu umożliwimy jednej z brygad skorzystanie z dnia wolnego i potem rozpoczęcie pracy na innej zmianie.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 29 września 1975 r. (sygn. akt I PRN 23/75), przy stwierdzaniu o tym, czy praca ma charakter pracy w ruchu ciągłym, nie decyduje ani zakres wykorzystania mocy produkcyjnej zakładu pracy, ani możliwości produkcyjnych pracownika, lecz okoliczność, czy wykonywanie pracy przez 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu jest konieczne z punktu widzenia zabezpieczenia prawidłowego procesu produkcyjnego oraz prawidłowej działalności urządzeń produkcyjnych.

Ruch ciągły może być bowiem stosowany przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane.

Pamiętać należy także, że ruch ciągły może być zastosowany w przypadkach, gdy praca nie może zostać wstrzymana ze względu na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności. Zakładem takim nie jest jednak stacja paliw CPN (wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 671/98).

Wymiar czasu pracy w ruchu ciągłym może wynosić maksymalnie 172 godziny, przy założeniu, że w danym okresie rozliczeniowym nie wystąpią święta oraz że pracownik nie będzie miał usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Wymiar w tym systemie oblicza się bowiem inaczej niż w pozostałych systemach czasu pracy.

Po pierwsze, od liczby dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym (4-tygodniowym), czyli 28 dni, należy odjąć liczbę niedziel, świąt i dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Uzyskaną liczbę dni trzeba pomnożyć przez 8 godzin, a do otrzymanego wyniku dodać liczbę godzin, o którą pracodawca zamierza przedłużyć tygodniowy wymiar czasu pracy – czyli 4, 8 lub 12 godzin, w zależności od tego, w ilu tygodniach ma zostać przedłużony czas pracy.

Wynika to z następującego wyliczenia:

• 28 dni w okresie rozliczeniowym – 4 niedziele – 4 dni wolne z 5-dniowego tygodnia pracy = 20 dni,

• 20 dni × 8 godzin = 160 godzin

160 godzin + 12 godzin (maksymalnie o tyle możemy wydłużyć wymiar czasu pracy) = 172 godziny.

Uwaga: zastosowanie 3 brygad przy pracy w ruchu ciągłym nie pozwoli zaplanować pracy przez 24 godziny na dobę w trakcie całego okresu rozliczeniowego. Przy maksymalnym wydłużeniu czasu pracy 3 brygady mogą wypracować 516 godzin (172 godziny × 3 brygady), a liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym wynosi 672 godziny (28 dni × 24 godziny).

Aby więc pracodawca prawidłowo zaplanował pracę non stop swojego zakładu, powinien podzielić załogę na 4 brygady i zastosować przedłużenie czasu pracy co najmniej w dwóch z czterech tygodni każdego z okresów rozliczeniowych (168 godzin × 4 brygady = 672 godziny).

Nie każda nieprzerwana praca zakładu musi być traktowana jako praca w ruchu ciągłym. Ten specyficzny rozkład czasu pracy jest fakultatywny, a więc pracodawca może, ale nie musi go zastosować.

Czterobrygadówka

Od 1 stycznia 2004 r. nie obowiązuje art. 132 § 4 k.p., zgodnie z którym w tzw. ruchu ciągłym mogła być stosowana czterobrygadowa lub podobna organizacja czasu pracy, w której czas pracy nie mógł przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.

Nie oznacza to jednak, że nie można zastosować systemu, który będzie spełniał taką samą rolę. Obecnie, jeżeli z uwagi na charakter prowadzonej działalności czy produkcji praca w zakładzie pracy nie może być wstrzymana i musi być organizowana w systemie czterozmianowym, to pracodawca powinien zastosować po prostu podstawowy system czasu pracy, w którym okres rozliczeniowy może wynosić do 4 miesięcy w połączeniu z pracą zmianową.

Tak zwana czterobrygadowa lub podobna organizacja pracy w praktyce polega na tym, iż praca świadczona jest przez cztery lub pięć zespołów, czy grup pracowników o stałym składzie osobowym, przy czym w każdej dobie pracują minimum 3 brygady na trzech zmianach roboczych, pozostałe zaś odpoczywają.

Zmiana brygady odpoczywającej następuje codziennie lub co kilka dni. Praca wykonywana jest, podobnie jak w ruchu ciągłym, przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Jeśli zakład pracy ma pracować non stop przez cały okres rozliczeniowy, to pracownicy powinni być podzieleni na 5 brygad, gdyż praca 4 brygad nie zapewni ciągłej obsługi firmy bez naruszania przepisów o czasie pracy.

W powyższej sytuacji trzeba więc rozważyć dwie możliwości: albo stworzenie 5 brygad, z tym że wtedy będą okresy, kiedy pracownicy z poszczególnych brygad będą w pracy w tym samym czasie, albo zostanie im skrócony wymiar czasu pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie także norma tygodniowa czasu pracy.

Inną możliwością jest natomiast zatrudnienie 5 brygady tylko na część etatu, aby zapewniła ona pracę tylko przez brakujące godziny.

Słownik terminologiczny

Regulamin pracy – akt ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jeżeli w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, wówczas nie wprowadza się regulaminu pracy.

Regulamin, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.

Ponadto regulamin powinien określać systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, porę nocną, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Regulamin pracy powinien także zawierać informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Pracodawca ustala regulamin w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przed rozpoczęciem pracy przez pracownika pracodawca powinien zapoznać go z treścią regulaminu pracy.