Osoby, które pierwszy raz muszą zmierzyć się z realizacją postawionego przed nimi projektu, mają często wrażenie, że projekty są podobne do zwykłych procesów czy operacji, wykonywanych przez pracowników firmy w ramach ich obowiązków. Różnica między projektem, codzienną pracą wydziałów lub poszczególnych osób w przedsiębiorstwie polega na tym, że operacje są ciągłe, a projekty tymczasowe i unikalne.
Budżet i terminy
Każdy projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem podjętym w celu zaspokojenia określonej potrzeby i tym różni się od typowych działań firmy, że ma określony w czasie początek i koniec. Dodatkowo jego realizacja powinna prowadzić do osiągnięcia krótkoterminowych celów firmy, takich jak wypromowanie nowego produktu, rekrutacja osób do nowo tworzonego działu lub przeprowadzenie corocznych praktyk dla studentów i absolwentów uczelni.
Projekty spotyka się we wszystkich poziomach przedsiębiorstwa. Niektóre firmy i organizacje specjalnie zmieniają swoją strukturę, by jak najefektywniej osiągać swoje cele przy pomocy projektów. Duże firmy, takie jak: Microsoft, Siemens, NASA i IBM stosują zarządzanie projektami do realizacji swoich innowacyjnych planów. Także organizacje rządowe i pozarządowe mają ściśle wytyczony rytm pracy, który jest wyznaczany przez dwa czynniki: budżet i czas.
Zobacz także: Menedżer projektu cz. 1
Etapy projektu
Każdy projekt składa się z sześciu etapów: określenia potrzeb odbiorców, wyboru celu projektu, planowania, realizowania, kontrolowania i oceny projektu. Pomysł na projekt może pochodzić zarówno od zarządu firmy, jak i od szeregowych pracowników lub menedżerów średniego szczebla. W większości organizacji pozarządowych projekty inicjowane są głównie ze strony jej członków, ale dla przykładu w agendach rządowych projekty są zwykle efektem strategii państwa w danym obszarze gospodarki. To, kto jest stroną inicjującą projekt, ma duży wpływ na jego budżet oraz losy w kolejnych etapach zarządzania projektem. Jeśli jest to zarząd firmy, należy się spodziewać z góry przyznanych pieniędzy na realizację celów projektu. Szeregowym pracownikom lub członkom stowarzyszeń pozarządowych pozostaje szukać źródeł pozyskania funduszy, czyli podmiotu nazywanego w zarządzaniu projektem sponsorem projektu.
Na rysunku nr 1 przedstawione są etapy projektu w kolejności chronologicznej. Kierunki strzałek oznaczają postępowanie prac w ramach projektu. Choć główny kierunek następowania po sobie etapów projektu należy czytać zgodnie z kierunkiem ruchu wskazówek zegara, to jednak w wielu sytuacjach konieczny jest powrót do poprzedniego etapu, aby dokonać stosownych poprawek. Jak widać, w prawie każdym przypadku może zaistnieć konieczność zmiany istniejących założeń i celów, zmiana planu lub sposobu realizacji projektu.
Każdy projekt zaczyna się zwykle od ustalenia odbiorców projektu i ich potrzeb. To podręcznikowe podejście nie jest ani teoretyczne, ani trudne. Jakiekolwiek efekty przewidujemy w wyniku działań projektowych, mają one swoich odbiorców. Mogą to być klienci, pracownicy naszej firmy, my sami, mieszkańcy regionu, w którym działa firma itp.
Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie
Drugim etapem jest wybór celów projektu. Ponieważ projekt ze swojej definicji powinien być niepowtarzalny, często te cele trzeba ustalić zupełnie „od zera”, nie mając żadnych wytycznych ani doświadczeń z przeszłości. Jednak kolejne kampanie promocyjne (projekt), rozpoczynanie sprzedaży nowego produktu (projekt), zmiany struktury organizacyjnej (projekt) są w jakimś stopniu podobne do siebie. Dlatego po pewnym czasie można stworzyć w firmie katalog celów, z których dużo łatwiej wybrać ten właściwy i po pewnych, stosownych modyfikacjach uznać go za cel tego właśnie projektu.
Etap planowania struktury, sposobu komunikacji, potrzebnych zasobów oraz procedur działania jest najbardziej czasochłonny i najtrudniejszy. W tym momencie często występuje pokusa, by go ominąć albo wykonać tylko częściowo. Oczywiście, można tak zrobić, ale trzeba być świadomym, że wcześniej czy później będzie trzeba nadrobić zaległości i ta praca i tak będzie musiała być wykonana! Warto pamiętać, że plan jest po to, aby go zmieniać. Inaczej zamiast sukcesu pojawi się świetnie zaplanowana porażka.
Polecamy również: Jak zarządzać nowo przejętym zespołem?
Na etapie realizacji wraca się wielokrotnie do etapu planowania, zmieniając szczegóły dotyczące wykonania, czasu poszczególnych czynności, wykorzystania zasobów itp. Ten etap nie może też odbywać się bez równoczesnego kontrolowania działań. Mimo że na rysunku jest kolejny, piąty etap, to kontrola operacyjna powinna mieć miejsce „wystarczająco często”, poważnie mówiąc: codziennie. Po zakończeniu projektu następuje etap kontroli efektów projektu. Może on trwać dość długo, np. po wprowadzeniu zmian w strukturze organizacyjnej może zająć to pół roku.
Na koniec warto zawsze ocenić projekt całościowo - zarówno gdy zakończył się sukcesem, jak i porażką. To znów wymaga czasu i gdy na horyzoncie są kolejne projekty (a jeszcze kilka właśnie trwa), trudno zmobilizować się do rzetelne oceny właśnie zakończonego projektu. Jednak im więcej wniosków wyciągniemy w tym momencie, tym mniej pracy czeka nas przy kolejnych, podobnych działaniach.
Co powinien wiedzieć menedżer projektu
Wiedzę oraz umiejętności z zarządzania projektem dzieli się na dziewięć obszarów:
- integracja zadań, czyli całościowe spojrzenie na projekt i uwzględnienie wszystkich możliwych czynności z nim związanych,
- zarządzanie zakresem zadań, co w praktyce oznacza umiejętność delegowania zadań i ustalania wzorców ich wykonania,
- zarządzanie czasem swoim i podwładnych, uznawane za jedną z ważniejszych umiejętności managera projektu,
- zarządzanie zaopatrzeniem, czyli podejmowanie decyzji w sprawach zakupów nowych urządzeń i wyszukiwania okazji wśród ofert dostawców,
- zarządzanie zasobami ludzkimi, a więc umiejętności budowania zespołu projektowego oraz sprawowania funkcji lidera tego zespołu,
- komunikacja międzyludzka,
- dbanie o jakość wykonania zadań projektowych,
- zarządzanie kosztami projektu,
- ocena ryzyka towarzyszącego realizacji projektu.
Zarządzanie projektem budzi często sprzeczne uczucia, a managerowie projektu stają przed dużymi wyzwaniami wynikającymi z presji czasu, wymagań sponsorów projektu, jasno określonego budżetu i kwalifikacji zespołów projektowych. Mimo tych trudnych warunków działania, uważają oni, że podstawową zaletą tworzenia projektów w firmie lub organizacji jest to, że pozwalają one ustabilizować sposób pomiaru sukcesu, rozpoznawać rzeczywiste oczekiwania i potrzeby klienta oraz realizować strategiczne plany organizacji. Efektywnie zrealizowany projekt jest także źródłem satysfakcji dla nich samych z tworzenia czegoś niepowtarzalnego.
Zadaj pytanie na: Forum Kadry