Pojęcie „norm czasu pracy” często kojarzy się z ograniczeniami i zakazami, szczególnie osobom, które ten czas planują, czy też organizują. Jest to częściowo prawda, ale jak pokazuje doświadczenie, takie ograniczenia są konieczne, aby praca nie stała się niewolnictwem, a pracownik niewolnikiem. Pomimo ograniczeń i zakazów należy zastanowić się, jakie rozwiązania i możliwości oferuje otoczenie prawne, w którym się funkcjonuje.
Z efektywnym planowaniem czasu pracy borykają się często kierownicy placówek handlowych, a w szczególności sklepów tzw. wielkopowierzchniowych. Związane jest to przede wszystkim z godzinami otwarcia takich sklepów (zazwyczaj około 12 godzin na dobę, 7 dni w tygodniu) i potrzebą zapewnienia właściwej obsługi klientów, czyli odpowiedniej ilości pracowników, o odpowiedniej porze dnia. Wbrew pozorom nie wystarczy tutaj jedynie umiejętność organizacji czasu pracy, potrzebne są do tego narzędzia i wiedza. Takim narzędziem jest czas pracy, czyli wspomniane wyżej „ograniczenia i zakazy”.
Czas pracy a specyfika firmy
Prawo pracy pozwala pracodawcom na taki dobór obowiązującego w zakładzie pracy systemu czasu pracy, aby był on najbardziej efektywny i uwzględniał specyfikę danej działalności. Oczywiste jest, że na przykład dla urzędów pracujących najczęściej w godzinach 8.00-16.00, od poniedziałku do piątku, najbardziej efektywny będzie tzw. podstawowy system czasu pracy, czyli praca po osiem godzin. Nie ma tutaj ekonomicznego uzasadnienia inna organizacja czasu pracy, jak na przykład równoważny system czasu pracy. Natomiast sprawdza się on niemal idealnie w handlu, a w szczególności w sklepach wielkopowierzchniowych, gdzie wskaźnik zatrudnienia przekracza najczęściej 50 osób i dochodzi nawet do 200. W tym przypadku podstawowy system nie znajduje racjonalnego uzasadnienia, ponieważ ogranicza pracodawcy możliwości efektywnego wykorzystania posiadanych zasobów.
Ograniczenia i zakazy
Istota równoważnego systemu czasu pracy polega na możliwości wydłużenia w niektórych dniach, a w niektórych skrócenia czasu pracy pracowników lub udzielenia czasu wolnego. Należy przy tym pamiętać, że „ograniczenia i zakazy” są tutaj takie same jak w przypadku podstawowego systemu, a mianowicie:
- przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym;
- przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym;
- udzielanie odpowiednich okresów odpoczynku (minimum jedenastogodzinny odpoczynek dobowy i minimum trzydziestopięciogodzinny odpoczynek tygodniowy);
- maksymalnie 48 godzin pracy w tygodniu, łącznie z pracą w godzinach nadliczbowych.
Pomimo powyższych zaostrzeń pracodawcy, umiejętnie korzystając z możliwości, jakie daje system równoważny, mogą dostosowywać czas pracy pracowników do własnych potrzeb. Przykład zamieszczony poniżej ilustruje różnice pomiędzy równoważnym a podstawowym czasem pracy.
Jak wynika z przykładowego harmonogramu, pracodawca w równoważnym systemie ma prawo wydłużyć czas pracy pracownika do 12 godzin w jednej dobie pracowniczej. Ta możliwość może zostać wykorzystana na przykład w okresie przedświątecznym w sklepach spożywczych, gdzie, jak wiadomo, liczba klientów wzrasta kilkukrotnie.
Kolejnym przykładem, przy którym znakomicie sprawdza się ten system, są okresy inwentaryzacji towarów. Sklepy wielkopowierzchniowe mają bardzo bogaty asortyment i przeprowadzenie inwentaryzacji przy ograniczonej liczbie pracowników mogłoby spowodować spadek przychodów sieci, ponieważ wydłużyłby się czas tego procesu i w konsekwencji sklep byłby niedostępny dla klientów przez dłuższy okres. Podstawowy czas pracy nie daje takich możliwości planowania obsady, a zdecydowanie bardziej ogranicza.
Okresy rozliczeniowe
Mówiąc o równoważnym systemie czasu pracy, warto również wspomnieć o możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego. Prawo pracy jako podstawowy okres rozliczeniowy definiuje jeden miesiąc, ale daje możliwość wydłużenia go nawet do dwunastu miesięcy w ściśle określonych przypadkach. Placówki handlowe mają możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego maksymalnie do trzech miesięcy.
Jest to kolejne „ograniczenie”, które umiejętnie zastosowane może przyczynić się do ograniczania kosztów personalnych organizacji lub wręcz do ich obniżenia. Możliwość rekompensowania pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, bez konieczności wypłaty za ten czas wynagrodzenia i dodatków do wynagrodzenia, ma tutaj szczególne znaczenie. Jeśli okres rozliczeniowy wynosiłby jedynie miesiąc, to często (chociażby we wspomnianym wyżej okresie przedświątecznym) nie byłoby możliwości zrekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, bo, jak wiadomo, pracodawca ma na to czas najpóźniej do końca każdego okresu rozliczeniowego (gdy tego nie zrobi, musi wypłacić wynagrodzenie i dodatki do wynagrodzenia).
Podsumowując, planowanie czasu pracy w placówkach handlowych, w szczególności w tych dużych, jest procesem skomplikowanym i żmudnym. Ale posiadając odpowiednie do tego narzędzia (system czasu pracy i okres rozliczeniowy) i wiedzę, można efektywnie zarządzać czasem pracy pracowników, nie narażając firmy na dodatkowe koszty.
Kamil Bogusz