W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powierzchni biurowej. Należy jednak podchodzić do tego bardzo ostrożnie, poprzedzając taki projekt dokładną analizą funkcji pełnionych przez biuro.
Przypisanie stanowiska do funkcji
Ograniczenie powierzchni biurowej bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności pracowników. Ważne jest, aby przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. W taki sposób funkcjonujemy również w przestrzeni domowej. Poszczególne pomieszczenia służą do określonych czynności wszystkim domownikom. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest sporą rewolucją.
Wzrost efektywności
Prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może z jednej strony podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25 proc., z drugiej zaś obniżyć koszty średnio o 16 proc. Na podstawie danych kilku firm meblowych oraz projektowych przeprowadzono symulację wpływu koncepcji aranżacji biur w różnych branżach na wielkość zajmowanej powierzchni przy zachowaniu stałej wielkości zatrudnienia. Biuro w układzie komórkowym (pokoje zamknięte) zajmowało najwięcej powierzchni. Dodatkowo w tego typu biurach występują problemy z komunikacją i działaniem zespołowym pracowników. Przy aranżacji biura w układzie mieszanym, czyli open-space dla wybranych działów, np. handlowy, marketing, IT i zamknięte przestrzenie dla pracowników działu finansowego, administracji można zaoszczędzić ok. 10 proc. wynajmowanej powierzchni. Największą zmianę obserwujemy przy aranżacji zgodnej z koncepcją elastycznego biura, czyli przypisaniu stanowisk do pełnionych funkcji, a nie do pracowników. Cechą charakterystyczną takiego biura jest duży udział części wspólnych używanych rotacyjnie przez pracowników. Taka koncepcja pracy umożliwia firmie ograniczenie powierzchni w zależności od branży od 15 do 30 proc. zajmowanej powierzchni, co przy średniej cenie wynajmu 100 zł za mkw. oznacza od 180 tys. do 360 tys. zł oszczędności rocznie.
Aranżacja wpływa na produktywność
Z badań dotyczących zależności między wyposażeniem wnętrza, aranżacją przestrzeni a produktywnością, przeprowadzonych na rynku amerykańskim, wynika, że pracownicy oczekują lepszych warunków pracy. Również menedżerowie mają przekonanie, że lepsze wyposażenie i aranżacja wnętrza wpływają na wzrost efektywności pracy, poprawę współpracy oraz konkurencyjność firmy. Prawie połowa respondentów deklarowała, że pracowałaby codziennie dodatkową godzinę za lepsze środowisko pracy, a aż 90 proc. twierdziło, że aranżacja przestrzeni biurowej bezpośrednio wpływa na ich produktywność. 88 proc. menedżerów najwyższego szczebla uważa, że środowisko pracy może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy, a 92 proc. twierdzi, że lepsze zaprojektowanie przestrzeni biurowej może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność organizacji.
W praktyce...
Powyższe podejście zostało wdrożone w jednej z firm ubezpieczeniowych w Holandii. W pierwotnej aranżacji biuro wyglądało dość tradycyjnie, każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp. Zarząd firmy podjął decyzję, żeby zaprojektować biuro, uwzględniając formę pracy, specyfikę działalności, czas pracy w biurze i indywidualizm w podejściu do pracownika. Obecnie większość pracowników nie posiada przypisanych sobie stanowisk pracy, konsekwencją jest również brak telefonów stacjonarnych i szaf przy stanowiskach pracy. W centralnej części biura zaprojektowano strefę z szafkami osobistymi i ścianę z telefonami przenośnymi. Każdy pracownik, przychodząc do pracy bierze swój telefon, potrzebne dokumenty oraz wybiera dowolne miejsce pracy. W przestrzeni tego biura znalazły się pokoje do pracy cichej, biurka do pracy indywidualnej, bench’e (ang. ławka, stół do pracy dla kilku osób) do pracy zespołowej, lounge (ang. salon, przestrzeń wypoczynkowa) do pracy grupowej z wysokimi kanapo-fotelami, sale konferencyjne o różnym przeznaczeniu, strefa kawiarniana, strefa zieleni i relaksu oraz liczne miejsca nieformalnych spotkań.
Wszędzie znajdują się podłączenia do sieci internetowej, nawet w kantynie. Każde ze stanowisk pracy posiada regulację umożliwiającą dostosowanie do indywidualnych wymiarów użytkownika. Nawet te wyglądające jak kanapy posiadają oddzielne siedziska do indywidualnej regulacji. Technologia niemal z zakresu science-fiction, ponieważ biurka posiadają panel dotykowy z pamięcią ustawień kilku użytkowników. Pracownik wybiera sobie taką przestrzeń do pracy, jaka dla niego w danym momencie jest najodpowiedniejsza. Od czasu wdrożenia nowych rozwiązań nie było jeszcze sytuacji, aby któryś z pracowników lub zespołu nie mógł znaleźć dla siebie odpowiedniego miejsca.
Praca w „niebiurowej” atmosferze
Wymierną, łatwo mierzalną konsekwencją tej zmiany jest wzrost zyskowności firmy w ciągu 2 lat o ponad 15 proc., gdy w tym czasie rynek usług ubezpieczeniowych przeszedł okres stagnacji. Poza tym ograniczono koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30 proc., gdyż okazało się, że wcześniej część biura była wykorzystywana sporadycznie, np. sale konferencyjne czy kantyna. Zrealizowana koncepcja doskonale wpisuje się w oczekiwania pracowników, którzy wolą część pracy wykonywać w bardziej przyjaznej, domowej lub kawiarnianej atmosferze.
Dokładna analiza firmy
Naturalnie poziom oszczędności oraz redukcja powierzchni zależy w dużej mierze nie tylko od jakości projektu, lecz także od profilu działalności firmy. Elastyczne przestrzenie szczególnie dobrze sprawdzają się w firmach z dużym udziałem agentów, handlowców, którzy często pracują poza biurem. Tego typu projekt musi być więc poprzedzony dokładną analizą firmy. Powinien uwzględniać cele firmy, pracowników i klientów. Pamiętajmy, że w realizację takiego projektu muszą zostać zaangażowani pracownicy.