Pracodawca powinien:
- przeprowadzić dokładną analizę czasu pracy pracowników wykonujących pracę przy monitorach ekranowych, uwzględniając łączny czas pracy pracowników w dobie roboczej oraz
- przeanalizować zaświadczenia wydane przez lekarza orzecznika i w przypadku zalecenia lekarza profilaktyka, dotyczącego konieczności używania okularów korygujących wzrok, zapewnić okulary pracownikom.
UZASADNIENIE
Obowiązkiem pracodawcy jest dbanie o zdrowie i życie pracowników. Stała praca przy monitorach ekranowych niszczy narząd wzroku. Pomimo systematycznie wprowadzanych ulepszeń i rozwiązań technicznych, nawet najbezpieczniejsze monitory mają niekorzystny wpływ na wzrok. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, jeżeli w wyniku badań lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku lekarz medycyny pracy zaleci pracownikowi ich stosowanie (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. W skierowaniu na badania pracodawca ma obowiązek zawrzeć wszystkie szkodliwe i uciążliwe czynniki środowiska pracy, w których pracownik wykonuje pracę, m.in. pracę przy monitorze ekranowym.
Zasady te dotyczą wszystkich zatrudnionych osób, w tym praktykantów i stażystów korzystających w czasie pracy z monitora ekranowego.
WAŻNE!
Monitor ekranowy to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Przepisy dotyczą wszystkich rodzajów monitorów, w tym komputerów przenośnych (laptopów), jeżeli są one przeznaczone do użytkowania na stanowiskach pracy.
Obowiązek zakupu okularów nie dotyczy, jeśli praca odbywa się:
- w kabinach kierowców oraz kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,
- przy systemach komputerowych na pokładach środków transportu,
- przy systemach komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
- przy systemach przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy, np. aparatury pomiarowej czy urządzeń używanych przez inkasentów,
- z wykorzystaniem kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
- przy maszynach do pisania z wyświetlaczem ekranowym.
Ważne jest to, że pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary korygujące, gdy pracownicy korzystają z nich podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przepisy nie określają sposobu, w jaki pracodawca powinien dokumentować czas użytkowania komputera. W przypadku kontroli PIP inspektor pracy może używać wszystkich środków dowodowych, którymi dysponuje na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego (np. przesłuchać świadków lub strony) w celu ustalenia czasu użytkowania komputera przez pracowników.
Zapis dotyczący połowy dobowego wymiaru czasu pracy odnosi się do czasu pracy przy komputerze w czasie doby, a nie do średniego czasu pracy w ustalonym okresie. Poprzez dobowy wymiar czasu pracy należy rozumieć faktyczny wymiar czasu pracy (np. 7 godzin – niepełnosprawni).
PRZYKŁAD 1
Menedżer nadzorujący prace pracowników terenowych przez trzy dni w tygodniu pracuje w terenie, sporadycznie korzystając w tym czasie z komputera. Pozostałe dwa dni w tygodniu spędza w biurze, poświęcając swój czas pracy na sporządzanie sprawozdań z pracy podległych pracowników. Sprawozdania sporządza na komputerze i wykonanie tych czynności zajmuje mu ok. 6 godzin dziennie. Oznacza to, że przysługuje mu także zwrot kosztu zakupu okularów, jeśli używanie okularów zostało zalecone przez lekarza profilaktyka.
PRZYKŁAD 2
Pracownik w dziale windykacji codziennie pracuje w terenie. Po zakończeniu pracy wraca do biura lub jedzie do domu, aby sporządzić dokumenty. Swoje obowiązki wykonuje w systemie zadaniowego czasu pracy. Pracodawca przeanalizował dokładnie jego czas pracy i stwierdził, że pracownik powinien pracować w terenie nie mniej niż 5 godzin. Biorąc pod uwagę fakt, że pracownik ma pewną swobodę w organizowaniu sobie czasu pracy, trudno określić, jak długo w ciągu doby pracuje przy komputerze. W tej sytuacji pracodawca, kierując się liczbą godzin pracy w terenie, uznał, że pracownikowi nie należy się zwrot kosztów zakupu okularów korygujących.
Aby właściwie ustalić czas pracy z monitorem ekranowym, pracodawca powinien przeanalizować dokładnie czas pracy pracownika w ciągu doby. W przypadku łączenia pracy przy komputerze z innym rodzajem pracy może to nastręczać wiele trudności.
Koszt zakupu okularów pokrywa pracodawca, nie są to świadczenia przysługujące ubezpieczonemu z kasy chorych.
Pracodawcy w aktach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, zarządzenia) określają limity kwot zwracanych przez pracodawcę w przypadku zakupu okularów korygujących wzrok przez pracownika oraz zasady ich przyznawania. Kwotowe ograniczenie kosztu zwrotu zakupu okularów jest powszechnie stosowane przez pracodawców. Wzbudza jednocześnie liczne kontrowersje co do zasadności i zgodności z prawem takiego działania. Istotne jest to, że uregulowania prawne nie wprowadzają żadnych limitów kwotowych, do jakich istnieje obowiązek ponoszenia przez pracodawcę kosztów zakupu okularów.
Nie ma formalnoprawnych przeszkód, aby pracodawca ograniczył swój udział w ponoszeniu kosztów na oprawy poprzez ustalenie kwoty partycypacji, nie niższej jednak niż koszt oprawy odpowiadający co najmniej standardowi podstawowemu. Pracodawca może też zwrócić pracownikom koszty zakupu, nawet modnych, drogich oprawek dobrej marki w pełnej wysokości.
Inspektor pracy nie może zakwestionować wysokości zwrotu ustalonego przez pracodawcę. Może jedynie wskazać pracodawcy konieczność ponownego rozpatrzenia wysokości kwoty w wystąpieniu.
Z przyczyn organizacyjnych i dowodowych konieczne jest zawarcie uregulowań dotyczących kwot i zasad zwrotu kosztów w przepisach wewnątrzzakładowych (regulaminy, zarządzenia, obwieszczenia). Im dokładniejsze będą zapisy w tych aktach, tym mniej kłopotów będą mieli pracodawcy, a pracownicy – wątpliwości.
WAŻNE!
Określenie „okulary korygujące wzrok” oznacza ochronę przed szkodliwym oddziaływaniem ekranu komputera na wzrok (np. poprzez promieniowanie, pole elektrostatyczne).
Okulary korygujące mają zmniejszyć ryzyko osłabienia wzroku. Oznacza to, że pracodawca powinien zwrócić również koszty okularów przeznaczonych do pracy przy komputerze, ze szkłami o specjalnych powłokach, ale tylko jeśli takie będą wyraźne zalecenia lekarskie.
Gdy lekarz w zaleceniu napisze „szkła korygujące wzrok”, należy pamiętać o tym, że określenie to oznacza też (poza okularami) soczewki kontaktowe.
PODSTAWA PRAWNA
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973).