Po wybraniu instytucji finansowej, pracodawca zawiera z nią umowę o zarządzanie PPK. „Zapisanie” pracownika do PPK następuje przez zawarcie w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK.
Obowiązek uruchomienia PPK
Obowiązek wdrożenia PPK przez nowo powstały podmiot zależy od tego, czy jest „podmiotem zatrudniającym” w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Taki status ma m.in. pracodawca, który ma numer identyfikacyjny (NIP lub REGON) - jeżeli pracodawca nie ma numeru identyfikacyjnego, „podmiotem zatrudniającym” jest płatnik składek w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Należy pamiętać, że aby być podmiotem zatrudniającym nie trzeba koniecznie zatrudniać pracowników. Wystarczy zatrudnienie jakiejkolwiek „osoby zatrudnionej” w rozumieniu ustawy o PPK – np. zleceniobiorcy podlegającego z tytułu tego zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Nowo utworzona spółka nie ma pracowników, ale członkowie jej rady nadzorczej są wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji. Są to osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK. Spółka jest podmiotem zatrudniającym w rozumieniu tej ustawy i ma obowiązek uruchomić PPK.
Ustawy o PPK nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione zadeklarowały mu niedokonywanie wpłat do PPK. W przypadku podmiotu zatrudniającego, który nie jest mikroprzedsiębiorcą, decyzje osób zatrudnionych w sprawie uczestnictwa w PPK nie mają wpływu na obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK.
Terminy wdrożenia PPK
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu osobą zatrudnioną. Do okresu zatrudnienia, potrzebnego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał daną osobę.
Umowę o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający zawiera nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o zarządzanie PPK można zawrzeć tylko z instytucją finansową wpisaną do Ewidencji PPK, prowadzonej przez PFR - po spełnieniu wymagań określonych w ustawie o PPK, dot. m.in. porozumienia z tzw. stroną społeczną.
Nowo utworzona spółka chce nabyć jeden ze sklepów innego przedsiębiorcy, co będzie wiązać się z przejęciem pracowników na podstawie art. 23[1] kodeksu pracy. Spółka uzyska w ten sposób status podmiotu zatrudniającego. Nabycie sklepu nastąpi 2 maja 2023 r. Spółka będzie miała obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK w imieniu przejętych pracowników. Przy ustalaniu terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK, musi uwzględnić okres zatrudnienia przejętego pracownika u dotychczasowego pracodawcy. Jeżeli przejęci pracownicy 2 maja będą mieli już co najmniej 90-dniowy okres zatrudnienia, spółka będzie miała czas na zawarcie w ich imieniu umów o prowadzenie PPK do 12 czerwca 2023 r. (10 i 11 czerwca to sobota i niedziela). W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK 12 czerwca, umowę o zarządzanie PPK trzeba będzie zawrzeć nie później niż 26 maja 2023 r.
Nie można wybrać PPE zamiast PPK
Nowo utworzony podmiot nie może zwolnić się z obowiązku wdrożenia PPK poprzez utworzenie pracowniczego programu emerytalnego (PPE). Taki podmiot - po wdrożeniu PPK, a następnie PPE - może ew. skorzystać z niefinansowania wpłat do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE (art. 13 ust. 2 ustawy o PPK).
Nowo utworzona spółka rozważa wdrożenie PPE zamiast PPK. Nie jest to dopuszczalne. Z uprawnienia do niewdrożenia PPK z uwagi na prowadzenie PPE, przewidzianego w art. 133 ust. 1 ustawy o PPK, mogły skorzystać tylko podmioty prowadzające PPE, spełniający wymagania określone w tym przepisie, w terminach wskazanych w art. 134 ust. 1 ustawy o PPK. Z takiego rozwiązania nie może skorzystać nowy podmiot. Jeżeli spółka, po wdrożeniu PPK, utworzy PPE i będzie odprowadzać składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, będzie mogła - w porozumieniu z zakładową organizacją związkową - nie finansować, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE został zarejestrowany przez Komisję Nadzoru Finansowego, wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE. W przypadku gdy w spółce nie będzie zakładowej organizacji związkowej, nie będzie mogła skorzystać z tego rozwiązania.
Więcej na temat PPK na www.mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.htm.
Podstawa prawna:
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 46)