Z założenia portale pracownicze powstały jako ukłon w stronę pracowników – aby umożliwić im łatwiejszy dostęp do danych i składanie wniosków. Oczywiście są też praktycznym narzędziem usprawniającym realizację zadań w działach kadr oraz wspomagającym menedżerów. Pod warunkiem, że są dobrze zaprojektowane.
Jakie cechy powinien mieć portal pracowniczy dostosowany do obecnych wyzwań rynkowych? Mariusz Czeszejko-Sochacki, kierownik działu JAVA w firmie Quercus, jeden z twórców portalu DOKIOKI, wymienia 5 najważniejszych.
#1 Dostępność i elastyczność
Najbardziej oczywistą zaletą portalu pracowniczego jest jego dostępność. Nowoczesny portal powinien być dostępny online, z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu (oczywiście po zalogowaniu się). Konsekwencją tego założenia jest kolejna cecha, a więc elastyczność, czyli – mówiąc wprost – wyposażenie portalu w funkcjonalności pozwalające na zarządzanie pracownikami pracującymi w różnych trybach: stacjonarnie, zdalnie, hybrydowo, w systemie zmianowym oraz opartym na różnorodnych formach zatrudnienia (np. umowa o pracę, staż).
#2 Intuicyjność i łatwa obsługa
Zgodnie z obecnymi trendami portal pracowniczy powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze, a więc zaprogramowany zgodnie z zasadami UX. Jednym z celów stworzenia tego narzędzia jest skrócenie czasu i ścieżki realizacji niektórych procesów, jak np. składania wniosków urlopowych. Im łatwiejsza obsługa portalu, tym szybsza będzie ich realizacja. Obsługa dobrego portalu pracowniczego, w porównaniu z wieloma systemami ERP, jest dziecinnie prosta. To spore ułatwienie i zaleta doceniana przez pracowników, ale też przez menedżerów.
#3 Bezpieczeństwo danych
Cechą, na którą trzeba zwrócić uwagę, wybierając portal pracowniczy, jest bezpieczeństwo danych. Powinny one być zabezpieczone na wielu poziomach, a wykorzystywane oprogramowanie na bieżąco aktualizowane, tak, aby wykluczyć wszelkie luki bezpieczeństwa. Dane powinny również funkcjonować zgodnie z wymaganiami RODO.
#4 Łatwość integracji z systemem ERP
Dla większych firm istotna jest możliwość integracji portalu pracowniczego z systemami ERP, jak np. SAP. Dane wówczas mogą być przesyłane w czasie rzeczywistym. Z kolei dla mniejszych przedsiębiorstw, które często nie korzystają z ERP, istotną zaletą jest fakt, że portal pracowniczy może funkcjonować jako samodzielny byt. Z taką myślą tworzyliśmy na przykład portal DOKIOKI – wszystkie niezbędne dane pracownicze mogą być wprowadzone bezpośrednio do niego. Z punktu widzenia mniejszych firm atutem portali pracowniczych jest też ich cena – są nieporównywalnie mniejszym obciążeniem niż zakup zaawansowanych systemów ERP, które nie zawsze są w małych i średnich przedsiębiorstwach wykorzystywane na optymalnym poziomie.
#5 Możliwość indywidualizacji
Żyjemy w czasach personalizacji – dlatego taka możliwość to istotny wyróżnik współczesnych portali pracowniczych. Coraz częściej firmy chcą uzupełnić standardowe moduły (m.in. wnioskowanie, regulaminy, harmonogramy, raportowanie) o dodatkowe opcje. Ostatnio klient zgłosił się do nas z potrzebą rozbudowania portalu DOKIOKI o moduł do oceny pracowników. Takie rozszerzenie jest sporym modułem, którego stworzenie trwa około miesiąca. Oczywiście potem dochodzą jeszcze testy i – w zależności od tego, czy będą potrzebne jakieś zmiany – rozwiązanie będzie mogło być używane. Zazwyczaj po testach poprawki wprowadzane są od razu, a moduł jest wdrażany do produkcji.
DOKIOKI to kompleksowe rozwiązanie przeznaczone do obsługi procesów HR w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach, niezależnie od branży. Jest dostępne – po zalogowaniu – z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Gwarantuje poprawę wydajności zespołu HR i skraca czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań. Wersja podstawowa zawiera 7 uniwersalnych modułów:
- dokumenty pracownika,
- regulaminy,
- harmonogramy,
- rozliczanie,
- wnioskowanie,
- raportowanie,
- integracje.
Nazwa jest anagramem powiedzenia „Oki doki”. Zdaniem twórców portalu DOKIOKI nazwa dobrze podkreśla jego najważniejsze cechy, a więc: prostotę, łatwość i intuicyjność obsługi oraz gwarancję, że wszystkie procesy, które w nim zachodzą, będą poprawnie wykonane.