Zasadą procesu cywilnego jest to, że osoba, która z pewnych zdarzeń chce wywodzić skutki prawne, musi przedstawić dowody na ich potwierdzenie. Inaczej mówiąc, jeżeli chcemy wygrać w sądzie pieniądze za godziny nadliczbowe, musimy przedstawić wszelkie możliwe dowody świadczące o tym, że pracowaliśmy dużo więcej, niż przewidywał to określony rozkład pracy.
W przypadku pracy w nadgodzinach, najważniejsza jest ewidencja czasu pracy. Zazwyczaj jest ona prowadzona przez samego pracodawcę, bądź też specjalnie stworzoną do tego jednostkę, przykładowo Dział Kadr. Każdorazowo, kiedy zostaliśmy na nadgodzinach, powinniśmy zadbać o to, aby zostało to zapisane w naszej ewidencji pracy. To jednak nie zawsze jest możliwe, często pracodawcy odmawiają dokonywania takich zapisów wiedząc, z jakimi wiąże się to konsekwencjami.
Przeczytaj także: Rozliczanie pracy w godzinach nadliczbowych - porada
Dlatego też, w sytuacjach skrajnych i skomplikowanych, kiedy pracodawca zleca nam tak dużo pracy, że przy normalnym trybie pracy nigdy nie jesteśmy w stanie wykonać jej w ciągu 8 godzin, powinniśmy prowadzić własną ewidencję czasu pracy. Nie chodzi tu oczywiście o zrobienie tabelki i wpisywanie każdej przepracowanej ponad normę godziny, taki dowód może nie być w sądzie wystarczający.
Należy dokumentować każde zlecone przez pracodawcę zadanie, oraz określać przybliżony czas jego wykonania, przy zastosowaniu przeciętnych ram czasowych dla danego zlecenia. Należy także zapisywać służbowe rozmowy telefoniczne, bądź uzyskiwać comiesięczny zestaw wszystkich połączeń komórkowych.
Pani Joanna, tłumacz z Warszawy, której praca polegała na zarządzaniu pewną grupą osób oraz robieniu samodzielnych tłumaczeń, wielokrotnie musiała zostawać na nadgodzinach oraz pracować w domu ze względu na bardzo dużą liczbę zleceń od swojego pracodawcy. Po rozwiązaniu stosunku pracy wystąpiła z pozwem o zapłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Jako dowód w sprawie przekazała kilkadziesiąt wykazów rozmów telefonicznych ze swoim przełożonym, często po godzinie 22 oraz dokładną ewidencję wykonanych zleceń, z opisem ilości znaków do tłumaczenia i przeciętnego czasu ich wykonania. Z przedstawionych zestawień wynikało, że Pani Joanna w dwuletnim okresie pracowała po ok. 14 godzin dziennie, wliczając w to także weekendy. Sąd przyznał Pani Joannie 200 tys. zł zaległego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
Polecamy serwis: Kodeks pracy
W kwestii nadgodzin wielokrotnie wypowiadał się Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach podkreślając, że w sytuacji, gdy ewidencja czasu pracy jest prowadzona przez firmę w sposób niewiarygodny lub nie ma jej w ogóle, sąd może ustalić stan faktyczny np. na podstawie zeznań świadków czy innych dowodów przedstawionych przez pracownika (np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia z 9 lipca 2009 r., sygn. IIPK 34/09, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 marca 2010 r., sygn. II PK 281/09). Ponadto, analiza orzeczeń pozwala na stwierdzenie, że praca w godzinach nadliczbowych musi być faktycznie wykonywana, pozostawanie w zakładzie pracy bez świadczenia pracy, czy pozostawanie w dyspozycji pracodawcy nie uzasadnia jeszcze zasądzenia wynagrodzenia za nadgodziny (np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 2009 r., sygn. II PK 51/09). W niektórych wypadkach możliwe będzie zasądzenie zaległego wynagrodzenia także w przypadku, gdy pracownik wskaże i udowodni pracę w godzinach nadliczbowych w pewnym zamkniętym okresie czasu, bez wskazywania konkretnych godzin (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2009 r., sygn. II PK 34/09).